3 Направления совершенствования договорной работы для повышения эффективности деятельности речицкого райпо

Как показал анализ, проведенный во второй главе, в организации и проведении договорной работы Речицкого райпо присутствуют значительные недостатки. В связи с этим, в целях улучшения правового нормативного регулирования договорной работы райпо могут быть предложены следующие практические рекомендации.

Главной задачей договорной работы является заключение договоров на таком уровне, чтобы их выполнение обеспечивало максимальную эффективность хозяйствования.

Основными же задачами и целями договорной работы Речицкого райпо должны стать:

- совершенствование и повышение эффективности договорной работы, укрепление договорной дисциплины, защита законных интересов и прав организаций потребительской кооперации Республики Беларусь;

- своевременное заключение договоров и надлежащее их исполнение, обеспечение качественного заключения договоров в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

- осуществление систематического контроля за выполнением договорных обязательств, обобщение и анализ состояния договорной и исковой работы, принятие мер по укреплению договорной дисциплины;

- применение к стороне по договору имущественных санкций и иных мер воздействия за нарушение договорных обязательств;

- обеспечение юридической защищенности интересов организаций в заключаемых Договорах;

- формирование на договорных условиях надежного круга партнеров, а также устойчивого рынка сбыта производимой продукции.

Организация договорной работы в Речицком райпо должна представлять собой совокупность действий отделов, служб, должностных лиц, направленных на осуществление взаимоотношений с контрагентами посредством заключения договора.Поскольку в данную работы вовлечены работники различных структурных подразделений, порой не обладающие необходимыми юридическими знаниями, то особое внимание следует уделить преддоговорной работе.

Так, целесообразно разработать локальное Положение о ведении договорной и исковой работы, провести планирование договорной работы, определить выбор и подготовить правовые средства ведения договорной работы.

При планировании договорной деятельности важно определить предметную область договорной работы на основании планов хозяйственной деятельности (бизнес-планов). Планирование в данном случае позволит правильно уяснить масштабы и специфику договорной работы, рассчитать основные параметры данной работы.

В ходе планирования следует разработать стратегию договорной деятельности, в которой определяются общие направления и варианты действий по заключению, изменению и расторжению договоров.

Важным этапом планирования будет разработка договорных связей, которые можно подразделить на прямые и с участием промежуточных организаций. Поскольку в райпо действуют обособленные структурные подразделения, то следует четко определить их полномочия по ведению договорной работы и круг договоров, которые Васильевичский, Холмиченский и Зареченский коопторг могут заключать самостоятельно, а какие договоры будут заключаться от имени райпо и в интересах всех подразделений.

Так, договоры оказания услуг в интересах конкретного подразделения, разовые договоры поставки, поставки незначительных объемов целесообразно заключать структурными подразделениями самостоятельно, в то время как договоры аренды, договоры с поставщиками, осуществляющими поставку во все подразделения оставить в ведении райпо. При этом необходимо начальникам структурных подразделений передать соответствующие полномочия на заключение таких сделок путем указания их в доверенности, а также в Положениях о структурных подразделениях.

Выбор и подготовка правовых средств ведения договорной работы предполагает прежде всего предварительный отбор юрисконсультом моделей договоров, с помощью которых будут формироваться договорные связи в планируемой перспективе. Такой отбор позволяет минимизировать риск ошибок в практическом применении договорного инструментария, особенно в ситуациях ограничения по времени на принятие решений о заключении договоров.

Правильно подобранные типы договоров позволяют избежать целого ряда проблем. Для примера рассмотрим ситуацию когда в адрес райпо осуществляется поставка товара с оговоренным в договоре условием о том, что в случае непродажи покупателем поставленного ему товара он имеет право вернуть его поставщику в определенный срок. На самом деле в данной ситуации необходимо заключать договор комиссии. Контролирующие органы при проверке соблюдения норм законодательства при исполнении сторонами этой сделки будут квалифицировать ее, исходя из действительной воли сторон (со всеми вытекающими из этого налоговыми последствиями). Поэтому во избежание негативных ситуаций логичнее и безопаснее изначально заключать тот договор, который для регулирования отношений сторон в этой ситуации предусмотрен законодательством.

На базе отобранных моделей договоров юрисконсульт совместно с другими специалистами разрабатывает:

- стандартизированные образцы договоров, на базе которых исполнители будут готовить проекты конкретных договоров с внесением в них необходимых дополнений;

- стандартные условия договоров – заранее разработанный и не подлежащий изменению в ходе преддоговорных контактов набор условий отдельных договоров.

Помимо этого, подготовка правовых средств ведения договорной работы предполагает разработку стандартизированных образцов иных правовых средств:

- предложений о заключении договора, уведомлений о принятии оферты, протокола разногласий.

- претензий;

- инструкцию по использованию примерных образцов договоров, стандартных условий, писем, претензий.

Отдельное внимание следует уделить существенным и стандартным условиям договора, отбор которых должен осуществляться в соответствии с требованиями законодательства и на основании сложившейся практики хозяйствования. Следует помнить, что отсутствие достигнутой договоренности посущественным условиям влечет признание договора незаключенным, а такое условие как сроки оплаты товара должно быть увязано со срокам оборачиваемости отдельных товарных групп. Указанные сведения предоставляются планово-экономическим отделом.

При заключении договора коммерческим службам Речицкого райпо необходимо предусмотреть отсрочку платежа либо равную срокам оборачиваемости товара либо добиться, что бы такая разница была незначительной.В то же время следует сопоставить условия договоров с другими поставщиками данной продукции, если сроки поставки отличаются, а конкурентоспособность продукции по цене и качеству одинакова, то следует либо добиваться таких же условий по всем договорам либо отказываться от того или иного поставщика.

На практике существует ситуация, когда заведующие магазином заказывают товар у более напористых поставщиков, ведущих наиболее агрессивную сбытовую политику. В этом случае заведующая магазином не имеет никакого представления о существующих в заключенных договорах условиях, чем и пользуетсяпоставщик. Отказаться от такого контрагента полностью не всегда возможно поразличного рода причинам, поэтому особое внимание следует уделять вопросу доведения информации до работников. В этом случае возможно составление списка поставщиков ранжированного по критериям эффективности достигнутых договоренностей с указанием ассортимента поставляемой продукции и номеров телефонов. Такой список не только защитит ответственных работников от поставки товаров на не всегда выгодных условиях, но так же не редка ситуация, когда заведующие магазином не владеют информацией обо всех поставщиках, продукция которых может заинтересовать покупателя и соответственно увеличить товарооборот торговой организации. Данный список следует постоянно обновлять и доводить до заведующих магазином ежемесячно во время проводимых каждое первое число месяца рабочих собраний.

Однако отсрочка платежа не единственное условие в договоре, ри оформлении и заключении договора необходимо предусматривать так же и следующие условия:

- дата и место заключения договора;

- наименование товара и его количество;

- цель приобретения товара (для собственного производства и (или) потребления, вывоза из Республики Беларусь, оптовой и (или) розничной торговли, переработки на давальческих условиях, поставки для государственных нужд);

- валюта платежа;

- название страны и место назначения экспортируемого товара;

- ответственность сторон за ненадлежащее исполнение своих обязанностей;

- юридические адреса и банковские реквизиты сторон;

- условия и сроки поставки;

- срок действия договора;

- к договорам должны прилагаться копии лицензий на розничную торговлю. Для договоров с резидентами Республики Беларусь, осуществляющими торгово-посредническую деятельность:

- протоколы согласования отпускных цен;

- надлежащие собственноручные, разборчивые подписи сторон или лиц, уполномоченных на подписание договора от их имени, заверенных подлинными печатями;

- порядок рассмотрения и разрешения споров;

- нормы законодательства, регулирующие правоотношения;

- цены товара, порядок определения и изменения цены и валюта цены;

- порядок и сроки определения качества, количества и комплектности товара;

- гарантийные сроки эксплуатации и годности товара;

- требования к таре и упаковке;

- имущественная Ответственность за некомплектность, несвоевременную поставку, недопоставку продукции, несоответствие ее требованиям качества, стандартам и другой нормативно-технической документации;

- обеспечение поставки с достоверными товарно-транспортными накладными, сертификатами, гигиеническими удостоверениями и другими документами, подтверждающие их происхождение, качество и безопасность;

- ответственность за не предоставление указанных документов;

- количество, развернутый ассортимент и наименование продукции;

- вопросы оплаты транспортных расходов;

- указание входит ли НДС в цену товара или нулевая ставка;

- обязательство своевременно информировать (указать срок) друг друга об изменившихся обстоятельствах, возникновением форс-мажорных обстоятельствах, изменении юридического и других адресов, банковских реквизитов;

- риск случайной гибели (с учетом норм Гражданского кодекса);

- порядок и сроки рассмотрения претензий;

- конкретные сроки оплаты товара и сроки его поставки (отправки);

В целях улучшения расчетов в договорах между организациями целесообразно предусматривать порядок оплаты путем выставления платежного требования с предварительным акцептом.

В договоре необходимо предусматривать и другие условия, которые соответствовали бы интересам организации.

Кроме того, предлагаем редакцию отдельных условий договоров, касающихся наступления ответственности поставщиков, например:

- поставщик обязан нести ответственность за недопоставку, если она была вызвана отсутствием сырья, так как отсутствие сырья – это низкая эффективность коммерческой работы непосредственно у поставщика. В этом случае необходимо, чтобы поставщик заранее уведомил покупателя о невозможности выполнения собственных обязательств по данной причине (за 5 дней минимум) и принял меры по обеспечению потребности покупателя в товарных ресурсах, которые не может поставить самостоятельно (например, участие поставщика в поиске другой организации для поставки товаров покупателю, как минимум на тех же условиях, которые были приняты в договоре). В противном случае поставщик должен компенсировать покупателю тот ущерб, который понес последний в связи со срывом поставки (ущерб можно определить по плановому показателю чистой прибыли покупателя от реализации непоставленных в срок товаров);

- во многих договорах не установлен срок замены некачественных товаров. То есть получается, что поставщик должен заменить некачественный товар (в соответствии с законодательством), чтобы не платить неустойку, однако сроки замены законодательством не предусмотрены – их необходимо устанавливать в договорах сторонам самостоятельно. В этой связи покупатель может предложить поставщику заменить товары в 2-дневный срок за счет поставщика;

- рекомендуется за нарушение ассортимента установить размер ответственности поставщика, равный штрафу стоимости товара, по которому был нарушен ассортимент, так как на данную сумму повышается риск торговой организации при реализации товара в ассортименте, на который не отмечался спрос покупателей;

- указание величины штрафных санкций за поставку товара без тары или упаковки или в ненадлежащей таре и упаковке, немаркированных или ненадлежащим образом маркированных. Можно установить размер ответственности поставщика, равный стоимости товара, который был поставлен без тары или упаковки либо в ненадлежащей таре и упаковке, немаркированных или ненадлежащих образом маркированных;

- включение пункта об обязательном и своевременном уведомлении об изменении реквизитов сторон договора. В этом случае покупатель, если оплата производится его платежными поручениями, рискует направить платеж по ложным реквизитам (а вернуть деньги весьма сложно). С другой стороны, если поставщик готовит документы на отгрузку товаров (в частности, ТТН-1), то неправильное указание реквизитов заказчика, грузоотправителя либо грузополучателя может повлечь за собой штраф в размере 10% от суммы накладной (при чем штрафу подвергнутся как покупатель, так и поставщик).

- за поставку некачественных товаров действующим законодательством предусмотрена неустойка в размере 25% от стоимости поставленных некачественных товаров. В этой связи специалистам райпо предлагается обратить внимание на данный пункт договора. Так как законодательством оговорена возможность увеличения санкций (по договоренности сторон), а для райпо убытки могут составить значительно большую сумму (если учитывать еще и штрафные санкции санэпидемстанции и других органов государственного контроля при продаже продуктов питания).

После определения вышеуказанных мероприятий, условий их необходимо закрепить в Положении о договорной и исковой работе Речицкого райпо, описать порядок, обеспечивающий:

- своевременное и качественное заключение хозяйственных договоров;

- комплексный экономико-правовой анализ условий хозяйственных договоров, предложенных контрагентами;

- порядок и сроки прохождения документации, связанной с заключением исполнением, изменением и расторжением договоров — оформление, регистрация и хранение;

- порядок разработки, согласования, визирования договоров структурными подразделениями организации;

- распределение функций между соответствующими структурными подразделениями, должностными лицами и специалистами, ответственными за заключение договоров;

- ведение контроля за своевременным заключением договоров и составление по ним отчетов, за исполнением договорных обязательств;

- анализ хода и итогов заключения договоров, разработку мероприятий, обеспечивающих их выполнение, систематическое изучение особенностей договорных взаимоотношений.

Как показал анализ проведенный в главе 2.2 при заключении договора допускаются нарушения установленных требований, что приводит к необходимости ужесточения исполнительской дисциплины специалистов при ведении договорной работы. Так, целесообразно определить круг обязанностей по ведению договорной работы и согласуемых условий за отдельными специалистами с обязательным указанием ответственность за их нарушение, которые следует закрепить в должностной инструкции каждого ответственного работника:

- исполнитель договора совместно с юридической службой должен контролировать и нести ответственность за техническое оформление договоров, включение в них всех требований, правильность оформления договоров и наличие всех приложений к ним.

- бухгалтерская служба должна осуществлять контроль и нести ответственность за следующие условия договора: валюта платежа; форма и порядок оплаты; вопросы налоговых платежей, в том числе НДС; банковские реквизиты (наименование банка и его адрес), регистрационный номер и наименование органа, идентификационный номер налогового плательщика и наименование налоговой инспекции; ответственность сторон за просрочку оплаты.

При нарушении сроков оплаты по договору, а также других нарушений условий договора, исполнитель совместно с работником управлении бухгалтерского учета и отчетности, отвечающего за выставление счетов, в течение 10 дней должен передать материалы в юрисконсульту, для оформления документов на взыскание задолженности, одновременно продолжая прорабатывать вопрос возвращения задолженности с клиента, для чего оставляет у себя копии договора и другие необходимые для этого документы (расчет, накладные к т.п.).

Одним из выявленных нарушений является отсутствие необходимых виз, что ставит под сомнение согласование договоров с заинтересованными отделами райпо. Во избежание такой ситуации райпо следует заказать штамп для проставления виз. На штампе необходимо предусмотреть наименование отдела и место для подписи ответственного. Таким образом, руководитель, получая документ для подписания, будет наглядно видеть согласованы ли все необходимые условия со всеми заинтересованными службами.

В то же время процесс согласования условий может занимать продолжительное время. Поскольку в райпо имеются устоявшиеся партнерские отношения на протяжении длительного времени с отдельными контрагентами, то в договорах следует предусматривать возможность пролонгации договорных отношений, а в случае перезаключения договора или изменения отдельных его условий визирование следует проводить только теми отделами, которые непосредственно отвечают за согласование этих условий.

Так, к примеру, с ЗАО «БРК» по поставке товаров бытовой химии Речицкое райпо работает на протяжении трех лет. Форма и содержание договора, заключаемого на следующий календарный год не отличается от предыдущей. Однако, договор на каждый последующий год перезаключается и при этом должен быть опять согласован с коммерческой службой, бухгалтерией, финансовым отделом, юридической и отделом цен, что влечет за собой дополнительную трату рабочего времени и отвлекает специалистов от внимательного и тщательного изучения условий договоров с новыми поставщиками. Поэтому, можно предложить следующую схему согласования договоров с постоянными поставщиками, представленную на рисунке 9.

Поступление оферты поставщика

Юрисконсульт

Бухгалтерия

Коммерческий отдел

Отдел цен

Финансово-расчетный центр

Председатель райпо

Юрисконсульт

Отправление заключенного договора

Рисунок 9 – Предлагаемый порядок согласования проекта договора в Речицком райпо.

Примечание – Источник: собственная разработка.

Как видно из рисунка 9, в предлагаемой схеме согласования юрисконсульт изучает проект договора, сравнивает его с предыдущей редакцией договора, заключенного с этим же поставщиком, и при наличии изменившихся условий направляет его только в ту службу, по части которой произошли изменения.

Сокращения затрат времени при сопоставлении условий договора возможно путем эффективной регистрации договоров и дополнительных соглашений. Как было выявлено во время анализа регистрация ведется в журнале регистрации договоров путем внесения записей от руки. Значительно улучшить работу позволить электронная регистрация с использованием возможностей пакета MicrosoftOffice. Преимуществами ведения журнала регистрации в электронном виде являются:

- составление документа не требует специальных знаний, для этого достаточно владеть компьютером на уровне пользователя;

- оперативность получения информации;

- возможность внесения изменений;

- значительное облегчение проведения анализа заключенных договоров;

- возможности MicrosoftOffice позволяют сделать увязку между документами. В таком случае изменения, вносимые в один из документов, будут осуществляться и в других. Таким образом, можно эффективно наладить работу по ежемесячному обновлению списка поставщиков, описанного выше, сократит затраты времени на составление отчетностей.

Использование достижений техники возможно и путем указания, среди прочих реквизитов в договоре, адреса электронной почты как райпо, так и контрагентов. Такое указание значительно облегчит взаимоотношение партнеров, поскольку таким образом можно ускорить процесс передачи информации (например, о новых товарах, оказываемых услугах) путем рассылки в сети Интернет. В то же время поставщики могут оперативно информировать о проводимых рекламных акциях, других маркетинговых мероприятиях.

Поскольку в райпо предусмотрена должность секретаря, то на данного работника можно возложить обязанности по получении электронной корреспонденции, что позволит получать информацию в режиме реального времени, а соответственно увеличивает время для изучения условий и принятия предложения, а также сокращает расходы на материальные носители информации и их пересылку по средствам почтовой связи.

Таким образом, в целях совершенствования нормативного регулирования договорной работы предложены следующие практические рекомендации:

- разработка Положения о ведении договорной и исковой работы;

- определение стандартизированных условий договора, бланков договора, писем с предложением заключения договора, претензий;

- редакция отдельных условий договоров, касающихся наступления ответственности поставщиков;

- согласование перезаключения договоров, только с теми службами, в ведении которых находится определение изменяемых условий.

Вместе с тем, качество и эффективность договорной работы оказывает непосредственное влияние по уровень доходности организации, поэтому для того, чтобы хозяйственная деятельности была эффективной, следует серьезно отнестись к выбору поставщиков, в связи с чем ниже предложен ряд критериев выбора поставщиков применительно в деятельности Речицкого райпо:

- поставщик должен находится близко от организации (чтобы имелась возможность обеспечить небольшие по объему и равномерные поставки необходимых товаров, на основе чего станет возможным снижение требуемых кредитных ресурсов назакуп партии и, соответственно, оплаты за них, а также сокращение транспортных расходов и расходов, связанных с хранением сверхнормативных товарных запасов);

- поставщик должен быть отечественным производителем поставляемой продукции (чтобы имелась возможность закупать продукцию по более низким ценам, чем предлагают посредники, а также – решать вопросы относительно изменения ассортимента закупаемых товаров, их качества при изменении качественных характеристик спроса непосредственно с их производителем);

- поставщик должен быть надежным (в данном случае обращается внимание на репутацию поставщика, масштабы его деятельности, продолжительность и результативность работы на рынке, возможная поддержку данного поставщика со стороны государства);

- поставщик должен четко и точно выполнять договорные обязательства.

Кроме того, специалистам коммерческих служб райпо необходимо совместно с другими службами райпо осуществлять работу по предварительной разработке собственного проекта договора для того, чтобы при заключении договора вести предметный разговор в отношении тех условий, которые затрагивают интересы самого райпо (это касается таких условий, как срок оплаты за поставленный товар и имущественная ответственность сторон);активизировать работу по информационному обеспечению коммерческой деятельности (для этого создать информационную базу в отношении всех возможных поставщиков кондитерских изделий); продолжить существующую практику составления протокола разногласий по условиям, ущемляющим интересы райпо; активизировать работу по участию в ярмарках, что позволит расширить круг поставщиков; повысить уровень работы по учету и контролю исполнения договорных обязательств; разработать план по повышению квалификации специалистов, занимающихся заключением договоров, куда включить их участие в практических семинарах коммерческих работников, в конференциях. Вместе с тем, основным направлением увеличения доходов Речицкого райпо является наращивание объемов розничного товарооборота и совершенствование его структуры.