2.2 Организация договорной деятельности в Речицком райпо и ее влияние на результаты хозяйственной деятельности

Договорная работа носит довольно сложный, комплексный характер, представляя собой правоорганизующую деятельность по применению договорного инструментария в экономических интересах Речицкого райпо и включает этапы:

- преддоговорная работа;

- заключение договоров и сделок, их изменение, дополнение, расторжение;

- учет и контроль исполнения договорных обязательств.

Общее руководство организацией договорной работы возложено на юрисконсульта Речицкого райпо.

Все договоры оформляются и заключаются с учетом требований Гражданского кодекса Республики Беларусь, Положения о поставках товаров, утвержденного постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 08.07.1996 №444[15], Положения о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденного Постановлением Кабинетом Министров №1290 от 03 сентября 2008 г. [16] и другими нормативными правовыми актами, доступ к которым обеспечивается через используемую в райпо справочно-правовую систему«Консультант плюс». Вопросы организации и ведения договорной работы описаны в Постановлении Белорусского республиканского союза потребительских обществ от 31.05.2005 N 253 "Об утверждении Положения об организации договорной и исковой работы"[18].

На стадии преддоговорной работы проводится работа по согласованию условий сделки, согласование воли и выяснение взаимных интересов обеих сторон. Этот этап ведения договорной работы включает в себя следующие направления деятельности:

- преддоговорные контакты с возможными контрагентами, деловая переписка. Такие документы (письма, телеграммы, коммерческие предложения), регистрируются в журналах входящей и исходящей корреспонденции, находящихся у секретаря райпо и хранятся, как правило, в папках входящей и исходящей корреспонденции у юрисконсульта;

- разработка основных условий. В соответствии с п.1 ст. 402 Гражданского кодекса Республики Беларусь, договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Существенные условия для каждого вида сделок определены в ГК, а конкретизация их осуществляется заинтересованными отделами райпо.

Пунктом 3.3 Положения об организации договорной и исковой работы, нормами ГК, Положения о поставке товаров предусмотрено, что при оформлении и заключении договора необходимо в обязательном порядке предусматривать ряд условий, наличие которых в заключенных договорах мы проанализируем в таблице 11 на основании приложений Д, Е, Ж.

Таблица 11 – Характеристика отдельных договоров поставки в Речицком райпо в 2014 гг.

Условия договора	Характеристика договоров
1	2	3	4
Поставщик	ОАО "Швейная фирма "Лиона"	РУП "Слонимский КБО"	СООО "ТД "Файбертек"
Дата и место заключения договора	11.08.2014 г.Кобрин	дата не указана г.Слоним	14.10.2014 г.Минск
Цель приобретения товара	розничная торговля	не указана	оптовая и (или) розничная торговля
Название партнеров, реквизиты сторон	указаны полные наименования и действующие реквизиты
Количество, развернутый ассортимент и наименование продукции	определяются в соответствии с заявкой покупателя		постельные принадлежности и товары группы домашнего текстиля

Продолжение таблицы 11

1		2		3		4
Конкретные сроки оплаты товара		45 календарных дней		45 календарных дней		20 календарных дней
Цены товара, порядок определения и измнения цены	в соответствии с действующим прейскурантом цен
Валюта платежа	белорусские рубли						не указана
Вопросы оплаты транспортных расходов	ФСО/ФСН		не освещены				ФСН
Порядок и сроки определения качества, количества и комплектности товара	не определены		Ссылка на Положение о приемке товаров
Требования к таре и упаковке	Ссылка на ТНПА		Ссылка на ТНПА		не определены
Обеспечение поставки с достоверными ТТН, серитфикатами гигиеническими удостоверениями и другими докуметами подтверждающими их происхождение, качество и безопасность	п.2.3 договора		не указано		п.2.2 договора
Ответственность сторон	Ссылка на действующее законодательство, за нарушение сроков оплаты - однодневная ставка рефинансирования		Ссылка на действующее законодательство, за нарушение сроков оплаты - пеня 0,1%		За нарушение сроков оплаты, в случае невозврата суммы за поставку некачественного товара, за задержку отгрузки товара -однодневная ставка рефинансирования
Обязательство своевременно информировать друг друга об изменившихся обстоятельствах, возникновении форс-мажорных обстоятельств, изменении юридического и других адресов, банковских реквизитов	не предусмотрено				п.8.5 договора
Срок действия договора	31.12.2016		31.12.2015		31.12.2015

Окончание таблицы 11

1	2	3	4
Порядок рассмотрения и разрешения споров	обращение в экономический суд по месту нахождения ответчика	обращение в экономический суд по месту нахождения истца	не определены
Порядок и сроки рассмотрения претензий	не определены

Примечание - Источник: собственная разработка.

Как видим из данных таблицы, все представленные договоры заключены как минимум на год, то есть Речицкое райпо стремится работать с постоянными поставщиками. Это выступает позитивным аспектом в работе данной организации, так как способствует установлению прочных партнерских отношений, повышению доверия сторон в договоре, в определенной степени снижает риск непоставки требуемых товаров по причине отсутствия поставщика или его ненадежности.

Основным условием большинства анализируемых договоров для Речицкого райпо является то, что поставщиками обеспечивается доставка товаров и несение ими транспортных расходов, что выступает положительным моментом в договорной работе райпо.

Фактически оплата поставленной продукции производится, как правило, в течение 35-40 календарных дней с момента отгрузки товаров, что не всегда позволяет райпо полностью реализовать данные товары.

Расчеты с поставщиками за поставку товаров производятся, как правило, платежными требованиями.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение условий договора стороны несут имущественную ответственность, которая оговаривается в договоре в виде неустойки (штрафа, пени) в размере, как правило, однодневной ставки рефинансирования Национального банка Республики Беларусь за каждый день просрочки.

Постоянными условиями подавляющего числа рассмотренных договоров выступают множественные случаи наступления имущественной ответственности покупателя – например, за необоснованный отказ от оплаты, за неоднократное нарушение сроков оплаты, за невозврат тары, за неправильное заполнение отгрузочных документов, за задержку при выгрузке товаров. Вместе с тем, ответственность поставщика за недопоставку товара по количеству, ассортименту или поставку товара ненадлежащего качества в договорах практически не конкретизируется. Кроме того, ни в одном договоре не конкретизирована ответственность поставщиков за поставку товаров в ненадлежащей таре и упаковке (с нарушением санитарно-гигиенических требований), нарушение ассортимента товаров.

Таким образом, анализ представленных хозяйственных договоров показал, что требования, предъявляемые поставщиками к покупателю, в основном достаточно жестко регулируют ситуацию несвоевременной оплаты или необоснованного отказа от нее. В то же время обязательства поставщика практически не конкретизированы в полном объеме ни в одном рассмотренном договоре, что выступает негативным аспектом договорной работы Речицкого райпо. То есть анализ договоров показал, что большинство из них недостаточно проработаны, чаще всего по вопросам имущественной ответственности поставщиков.

Помимо вышеуказанного, в процессе анализа выявлено, что договоры в Речицком райпо заключаются с нарушением целого ряда требований. Так, существуют случаи неуказания в договоре даты (Приложение Е), цели приобретения товара (Приложение Е), валюты платежа, вопросов оплаты транспортных расходов, порядка и сроков определения качества, количества и комплектности товара, обеспечения поставки с достоверными ТТН, сертификатами гигиеническими удостоверениями и другими документами подтверждающими их происхождение, качество и безопасность, обязательств своевременно информировать друг друга об изменившихся обстоятельствах, возникновении форс-мажорных обстоятельств, изменении юридического и других адресов, банковских реквизитов, порядка и сроков рассмотрения претензий.

Помимо вышеуказанных нарушений выявлены следующие:

- в соответствии с п. 3.6 Положения об организации договорной и исковой работы предусмотрено, что договор должен быть подписан именно тем лицом, которое названо представителем стороны в преамбуле договора. Данное требование не соблюдено в договоре поставки швейных изделий №167/14 (Приложение Д), где подпись отличается от подписи председателя правления проставленной на других договорах.

- в соответствии с п. 3.6 Положения об организации договорной и исковой работы подписывается каждый лист договора. Данное требование не выполняется ни на одном из предложенных к рассмотрению договоре.

- пунктом 3.7 предусмотрено, чтовсе проекты договоров предоставляются для рассмотрения и визирования бухгалтерской, финансовой, коммерческой и иными заинтересованными службами организации. Так, ни один договор не содержит виз вышеуказанных служб.

- при заключении договора необходимо приложить документы, подтверждающие надлежащую регистрацию юридического лица и правомочность его представителя. Так, свидетельство о государственной регистрации юридического лица предоставлено только в отношении договора поставки товаров №126 от 27.11.2014 г (Приложение З).

Выявленные нарушения говорят о недостаточном внимании со стороны заинтересованных отделов к условиям и порядку заключения договоров, что может привести к негативным последствиям для хозяйственной деятельности Речицкого райпо.

Порядок согласования условий и подготовки проекта договора в Речицком райпо зависит от вида заключаемого договора и стороны-инициатора сделки и осуществляется в следующем порядке:

Если инициатором заключения договора является Речицкое райпо, то преддоговорная работа проводится в следующей последовательности: заинтересованная служба обращается к юрисконсульту с предложением заключения сделки, юрисконсульт, с учетом внесенных предложений, подготавливает проект договора, который отдается на рассмотрение в торговый отдел, бухгалтерию, планово-экономический отдел.После одобрения проект договора передается на рассмотрение руководителю. В случае неодобрения проект договора дорабатывается в соответствии с внесенными предложениями. После подписания договора председателем правления или другим уполномоченным лицом, документнаправляется вместе с сопроводительным письмом, содержащимпредложение о заключении сделки,в адрес организации-контрагента.

Если инициатива исходит от контрагента райпо, то преддоговорная работа выглядит следующим образом:

Исходя из этого, в райпо присутствует разграничение обязанностей по ведению преддоговорной работы между специалистами отделов:

-торговый отдел изучает предложенный с конкретизацией условий договора касающихся ассортимента, качества товаров, порядка, сроков поставки, транспортных условий, тары и упаковки, дополнительных условий, имущественной ответственности;

- бухгалтерия определяет источники финансирования закупа товаров;

- экономическая служба рассчитывает экономическую эффективность торговой сделки;

- экономист по ценам изучает договор в части цены товара и конкурентоспособности конечной розничной цены;

- юрисконсульт рассматривает договора с точки зрения правомерности и соответствия действующему законодательству.

Когда все заинтересованные отделы дали оценку соответствия предложенных в проекте договора условий и при наличии предложений об изменении некоторых из них, юрисконсульт составляет протокол урегулирования разногласий, о котором делается пометка с указанием изменяемых пунктов на каждом из экземпляров проекта договора. Протокол урегулирования разногласий вместе с проектом договора направляется в адрес организации-контрагента, как правило, по средствам почтовой связи. В исключительных случаях допускается заключение договора по средствам факсимильной связи о чем делается оговорка по тексту договора. Договор, заключенный по средствам факсимильной связи в последующем заменяется надлежащим образом оформленным документом.

На основании вышеописанного схематично преддоговорную работу можно представить следующим образом, представленным на рисунке 6.

Поступление оферты от поставщика

Юрисконсульт

Коммерческий отдел

Отдел цен

Финансово-расчетный

центр

Бухгалтерия

Председатель райпо

Юрисконсульт

Отправление заключенного договора

Рисунок 6 – Порядок согласования проекта договора в Речицком райпо.

Примечание – Источник: собственная разработка.

Важным моментом на который следует обращать особое внимание при заключении договора является работа по урегулированию разногласий, завершение которой происходит после подписания протокола урегулирования разногласий и возвращения его в адрес организации-составителя. Подписание данного документа говорит о достигнутой между сторонами договоренности по всем существенным для контрагентов условиям.

Следует отметить, что в Речицком райпо данная работа ведется неэффективно: к договорам приложены протоколы урегулирования разногласий без подписи другой стороны, что говорит о непринятии контрагентом условий райпо либо недостаточном контроле со стороны юрисконсульта за возвратом документов. Такая ситуация может привести к спорным ситуациям, когда стороны будут исполнять разные условия договора.

В соответствии с п. 2,3 ст. 404 ГК сделки в простой письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами. Требование о заключении договора в соответствии с ГК считается выполненным с момента подписания документа обеими сторонами. Таким образом, после возвращения подписанного контрагентом Речицкого райпо договора и протокола урегулирования разногласий, начинается работа по исполнению указанных в нем договоренностей.

Договор передается юрисконсульту для его регистрации, которая осуществляется путем внесения записей в журнал регистрации договоров. Журнал регистрации договоров позволяет вести учет договоров, заключенных организацией, а так же содержит основные сведения о достигнутых договоренностях, таких как срок действия договора, наименование товара, услуги, сроки оплаты по договору и по протоколу разногласий, сроки возврата некачественного товара, ответственность сторон.

Журнал регистрации ежегодно обновляется, однако в 2014 г. новый журнал не оформлялся, а регистрация договоров продолжалась в журнале за 2013 г.

Форма журнала предусматривает, что указание поставщиков должно осуществляться в алфавитном порядке. При детальном изучении журнала выявлено, что выбранная организацией форма не соблюдается, а это приводит кзначительных затруднениям при поиске необходимого договора.

Журнал учета договоров ведется на материальном носителе, записи делаются вручную. На наш взгляд, такая регистрация не совсем эффективна, так как на поиск того или иного договора приходится затрачивать больше времени, нежели в электронном документе с использованием функции «поиск по документу», в то же время проблематичным становится внесение возможных изменений, соответственно оперативное получение информации о существующих условиях так же затрудняется.

Следует отметить, что в хозяйственной деятельности Речицкого райпо изменение условий заключенного договора не редкость. Данные изменения оформляется путем составления дополнительного соглашения к договору, подписываемого обеими сторонами. Дополнительное соглашение является неотъемлемой частью договора, о чем делается пометка на самом документе. Все дополнительные соглашения подкалываются к договору и хранятся вместе с ним.

Регистрация и учет договоров позволяют получать информацию не только о количестве заключенных договоров, их условиях, но и проводить анализ путем сопоставления условий договоров с поставщиками аналогичной продукции с целью выявления наиболее приемлемых для ведения хозяйственной деятельности райпо. Не редки случаи когда поставка аналогичной продукции проводится на условиях значительно отличающихся друг от друга, поэтому обобщенная информация позволяет определить потребность в том или ином поставщике либо необходимость ведения дальнейших переговоров по достижению тех или иных договоренностей.

На основании журнала регистрации проведем анализ заключения договоров за 2012-2014 гг. по Речицкому райпо в таблице 12.

Таблица 12 – Сведения по условиям заключенных договоров Речицкого райпо за 2012-2014 гг.

Условия договоров	Годы				Отклонение (+/-)
	2012	2013	2014	2013г. от 2012г.		2014г. от 2013г.
Франко-станция назначения	210	200	189	-10		-11
Франко-станция отправления	148	156	170	-8		+14
Предоплата	7	6	25	-1		+19
Отсрочка платежа	351	350	334	-1		-16
Пеня от 0,15% и выше	30	35	20	-5		-15

Примечание – Источник: собственная разработка.

Как видно из таблицы основным условием большинства анализируемых договоров для Речицкого райпо является то, что поставщиками обеспечивается доставка товаров и несение ими транспортных расходов, что выступает положительным моментом в договорной работе Речицкого райпо. Наибольший удельный вес принадлежит договорам с условиями франко-станция назначения, что наглядно представлено на рисунке 7.

Рисунок 7 – Структура заключенных договоров по условию несения транспортных расходов в Речицком райпо в 2014 г.

Примечание – Источник: собственная разработка.

Вместе с тем, в 2014 г. доставка товаров на условиях франко-станции назначения снизилась на 11 случаев, что является отрицательным для Речицкого райпо.

В 2014 г. наблюдается тенденция увеличения договоров, заключенных на условиях предоплаты - на 19 случаев выше уровня 2013г., что также негативно сказывается на хозяйственной деятельности райпо, так как для оплаты приобретаемого товара в основном используются кредиты банков, за пользование которыми уплачиваются проценты. В основном оборачиваемость различных групп товаров составляет от 10 до 70 календарных дней, следовательно, товар, приобретаемый на условиях предоплаты, влечет дополнительные расходы по уплате процентов, расходы на хранение товара.

Также отрицательным моментом является отказ некоторых поставщиков в 2014г. от предоставления отсрочки платежа по сравнению с 2013 г. на 16 случаев.

Несмотря на негативные изменения по условиям сроков оплаты, подавляющее большинство договоров заключено с отсрочкой платежа, соотношение которых в общей массе договоренностей за 2014 г. представлено на рисунке 8.

Рисунок 8 – Структура заключенных договоров по условию сроков оплаты поРечицкомрайпо в 2014 г.

Примечание – Источник: собственная разработка.

В 2014 г. наблюдается снижение случаев заключения договоров, в которых ответственность за неисполнение условий договора свыше 0,15 %, что является положительным моментом в договорной работе Речицкого райпо.

Важным моментом в процессе ведения договорной работы являетя учет и контроль выполнения договорных условий, который в Речицком райпо осуществляется в рамках бухгалтерской программы (1-С Бухгалтерия 7.0).

В рамках данной программы контроль выполнения обязательств можно произвести за конкретный период (день, неделю, декаду, месяц, квартал, год) или по состоянию на текущую дату путем сопоставления данных по оплате с данными по приходу товарно-материальных ценностей (информация формируется в виде электронного отчета – оборотно-сальдовой ведомости по счету 60). Каждая партия товаров сопровождается товарно-транспортной накладной, в которой указываются: заказчик, грузоотправитель, грузополучатель, их адреса и реквизиты, принадлежность транспорта, на котором перевозится груз, ассортимент, количество, цена товара, общая стоимость поставки, налог на добавленную стоимость (сумма и ставка), франкировка, цель приобретения товара, ссылки на сертификаты и документы, обосновывающие цены, страна ввоза и т.д.

Негативным моментом является то, что нередки случаи отказа поставщика от поставки товара в связи с несвоевременной оплатой, которые в отдельных случаях связаны с отсутствием денежных средств, а порой недостаточным контролем за осуществлением своевременной оплаты либо не доведением необходимой информации до исполнителей.

С другой стороны Речицкое райпо не только выступает покупателем, но так же и само поставляет товары, оказывает услуги, предоставляет в аренду помещения, поэтому не менее важным является учет и контроль за своевременным поступлением денежных средств от контрагентов. Следует отметить, что данная работа ведется на достаточно высоком уровне с 2012 г. Речицкое райпо не имеет долгосрочной дебиторской задолженности, а удельный вес краткосрочной дебиторской задолженности за 2014 г. в краткосрочных активах ежегодно снижается. Так, в 2014 г. по сравнению с 2013 г. снижение составило 2 % (с 23 % в 2013 г. до 21 % в 2014 г.).

Учет и контроль исполнения договорных обязательств, своевременное предъявление санкций – задача юрисконсульта, вопросами же цен ведает экономист по ценам, а оплатой в райпо занимается отдел бухгалтерской отчетности и финансов.

Заключительным этапом ведения договорной работы является обобщение данных по выполненным обязательствам. Материалы исполненного договора с резолюцией о списании в дело помещаются в специально заведенную папку и хранятся в отделе на протяжении 3 лет. По истечении 3-летнего срока материалы сдаются в архив.

Обобщая вышесказанное мы видим, что в процессе ведения договорной работы участвуют разные службы райпо, которые выполняют определенные функции:

Специалисты коммерческой службы райпо определяют потребность в товарах, ведут поиск поставщиков товаров, конкретизируют основные условия договоров, касающиеся ассортимента, количества, качества товаров, порядка, сроков поставки и оплаты товаров, транспортных условий, тары и упаковки, формы отгрузки, дополнительных условий, имущественной ответственности, а также выгодность договора.

Экономическая и бухгалтерская службы определяют целесообразность закупки товаров, источники их финансирования, рассчитывают экономическую эффективность торговой сделки.

Юрисконсульт разрабатывает формы примерных договоров, после визирования договора соответствующими службами рассматривает его с точки зрения правомерности и соответствия действующему законодательству. После заключения договоров юридическая служба осуществляет их учет (регистрацию), хранение, готовит документы для предъявления исков.

В хозяйственной практике Речицкого райпо применяются различные типовые формы договоров. Их назначение — помочь службам Речицкого райпо оформить их договорные взаимоотношения с партнерами на наиболее выгодных условиях.

Регистрацию и учет договоров, а так же дополнительных соглашений ведет юрисконсульт в журналах регистрации.

Контроль за исполнением обязательств осуществляет отдел бухгалтерской отчетности и финансов совместно с юрисконсультом райпо.

По итогам проведенного анализа следует отметить, что несмотря на то, что в договорной работе участвуют разные подразделения райпо, данная работа ведется недостаточно эффективно, выявлены нарушения требований нормативных правовых актов, некоторые договоры заключаются на невыгодных для райпо условиях, недостаточно эффективно поставлена работа по исполнению обязательств, поэтому существует объективная необходимость совершенствования договорной работы.