Создание и использование баз данных
Ms access
Учебное пособие
Введение
Microsoft Access - это универсальная система управления базами данных. Базы данных MS Access принадлежат к типу реляционных баз данных. В таких базах данных сведения, относящиеся к различным вопросам, сохраняются в отдельных таблицах, между которыми установлены отношения - связи, что позволяет повысить эффективность обработки и уменьшить дублирование данных.
В MS Access, как в любом другом приложении Windows 95 широко используется так называемая «мышиная» технология, когда команды компьютеру задаются с помощью манипулятора «мышь».
MS Access поддерживает средства Windows 95, с помощью которых может обмениваться с другими приложениями Windows. Среди них динамический обмен данными (Dynamic Data Exchange - DDE) и связывание и внедрение объектов (Object Linking and Embedding - OLE). Обмен данными с MS Word и MS Excel упрощен, поскольку MS Access входит в профессиональный выпуск интегрированного пакета Microsoft Office.
Вы освоите работу с MS Access в несколько шагов от создания собственной базы данных до интегрированной обработки информации базы данных средствами электронных таблиц и использования ее при подготовке серийных документов Word.
В главе 1 Вы познакомитесь с проектированием реляционной базы данных, научитесь создавать и связывать таблицы MS Access.
Глава 2 знакомит с технологией анализа информации базы данных. Среда ms Access обеспечивает невероятно простые средства создания запросов к базе данных.
Глава 3 посвящена технологии поиска и обновления информации базы данных. Здесь Вы узнаете, что ведение базы данных становится делом приятным, если Вы разработали формы для ввода, редактирования и поиска данных.
В главе 4 содержатся советы по подготовке профессиональных отчетов по Вашей базе данных.
В главе 5 Вы найдете рекомендации по созданию базы данных по собственному проекту. Вы познакомитесь с примером создания базы данных в предметной области и узнаете, что нужно сделать, чтобы работа с Вашей базой данных была быстрой эффективной.
В главе 6 приведены способы обмена данными базы данных MS Access с программными продуктами Microsoft Office и примеры совместного использования MS Access, MS Word и MS Excel.
Когда
Ваш взор уткнется в это создание - значит
настало время проверить себя, а все ли
Вы поняли из того, о чем так красиво
говорится в разделе.
Желаем успеха!
1. Создание базы данных
В этой главе Вы познакомитесь с основными понятиями реляционных баз данных и узнаете в чем состоит проектирование базы данных. Кроме того, Вы проделаете совсем небольшую работу и создадите пару таблиц. С них начнет жить Ваша база данных,и начнете Вы свой победный путь в MS Access.
Основные понятия реляционных баз данных
База данных - файл, состоящий из таблиц и других информационных структур.
Таблица - информационная структура, состоящая из записей.
Запись - это полный набор данных об определенном объекте: клиенте, книге, событии и т.д.. Запись изображается как строка. Структура всех записей таблицы одинакова. Количество записей в таблице является переменным..
Поле – это набор однородных данных по всем записям, например, фамилии всех сотрудников. Для представления поля используется столбец.
Значение поля - элемент данных записи, принадлежащий конкретному полю.
Тип поля - тип данных, хранимых в поле. Таблицы МS Access могут содержать поля 8 типов: счетчики, денежные, даты/времени, МЕМО, числовые, ОLЕ, текстовые и логические.
Связанные таблицы - таблицы, имеющие поля с совпадающими значениями.
Реляционные базы данных - базы данных, хранящие информацию в таблицах и реализующие связь (отношения) между таблицами по совпадению значений полей. (relativus (лат.)- отностельный - выражающий отношение, связанный с выражением отношения между чем-либо).
Ключ или ключевое поле - одно или несколько полей, совокупность значений которых однозначно определяет любую запись таблицы. Например, поле типа «Счетчик» - 1,2,3...-содержит порядковые номера записей таблицы, поэтому однозначно определяет любую запись, т.е. является ключевым.
Монопольный доступ - режим открытия базы данных, запрещающий другим пользователям и программам доступ к этой базе данных. (Для выбора этого режима открытия следует установить флажок «Монопольный доступ» в окне диалога «Открытие базы данных».)
Проектирование базы данных (укрупненно) включает два этапа:
Создание логической модели базы данных - определение перечня таблиц, в которых будут храниться данные, структуры каждой таблицы и связей между таблицами. Структура таблицы определяется перечнем полей и типом полей.
Создание физической модели базы данных - создание таблиц базы данных и вспомогательных информационных структур на носителе и заполнение таблиц информацией, используя средства СУБД, например, MS Access.