Отчёт по практике

Я, студентка первого курса, в 2012/13 учебном году прошла ознакомительную секретарско-референтскую практику. В период с 14 февраля по 20 мая посещала подразделение Народной украинской академии, в которое я была направлена руководителем от кафедры информационной технологии Кирвасом Виктором Андреевичем. Проходила практику в деканате факультета заочно-дистанционного обучения.

Деканат факультета заочно-дистанционного обучения очень важное место для всех студентов,которые обучаются на заочном отделении в Харьковском гуманитарном университете «Народная украинская академия»,так как именно в этот деканат они могут обратиться с любыми вопросами относительно обучения, имея какие-либо вопросы или проблемы.В свою очередь декан Корниенко Вера Николаевна и ее заместитель-Степаненко Лариса Ивановна помогут с решением проблем и проконсультируют относительно интересующих вопросов.

Деканат всегда переполнен студентами заочного обучения,что лишний раз доказывает значимость данного места в академии,так как на даном факультете студенты могут получить высшее образование,которое ничем не будет отличаться по качеству от полученых знаний на дневном обучении.Именно в академии студенты имеют отдельные часы занятий на факультете заочно-дистанционного обучения,что дает им возможность ещё лучше усваивать материал и только деканат заочно-дистанционного обучения может проинформировать студентов по любому поводу,который касается обучения на этом факультете.

В состав подразделения входят:

Корниенко Вера Николаевна-декан факультета заочно-дистанционного обучения, Степаненко Лариса Ивановна-заместитель декана факультета заочно-дистанционного управления.

В задачи и обязанности сотрудников подразделения входит:

 выдача дипломов

 наделение студентов информацией о плане обучения

 решение проблем студентов, касающихся обучения

 предоставления студентам практики

 помощь студентам при переводе с дневного обучения на заочное

 проведение и непосредственно участие в внутренних мероприятиях академии

 ведение документации

Безусловно, кафедра факультета заочно-дистанционного управления сотрудничает с другими кафедрами, подразделениями университета и другими организациями.

Секретарь-референт. Описание профессии

Секретарь-референт — очень нужный и незаменимый человек в офисе, второе лицо руководителя, его помощник.

В компетенцию секретаря входит: прием и распределение звонков, входящая и исходящая корреспонденция, делопроизводство, организация рабочего времени руководителя, реферирование деловой переписки, ну и просто полезные и уютные мелочи — заварить чашечку чая или кофе, поставить в вазу цветы, принести из соседнего кабинета необходимый документ.

В разных организациях обязанности секретаря могут варьироваться, но работа остается трудной и исполнительной: надо успеть выполнить все поручения, ничего не забыть и не упустить. Не стоит относится к секретарю пренебрежительно. В конечном итоге, будет ли рассмотрено ваше предложение руководителем или проигнорировано во многом зависит от секретаря.

Секретарь-референт. Виды деятельности:

• планирование рабочего дня руководителя;

• выполнение поручений руководителя;

• делопроизводство;

• реферирование;

• распределение звонков;

• корреспонденция

Места работы:

• секретариат любой компании, предприятия, организации, образовательного или медицинского учреждения;

• офисные организации

Профессиональные навыки:

• грамотная, вежливая речь;

• знание делового этикета;

• делопроизводство;

• пользователь ПК, знание стандартных офисных программ

Характеристика делопроизводства подразделения

Основными видами документов, создаваемых в подразделении, являются: ведомости индивидуального собеседования с преподавателями, списки выпускников, мест их трудоустройства, личные карточки студентов, соглашения на обработку персональных данных, списки студентов на получение дипломов, списки зачётных книг студентов и т. д.

В ходе практики проблем не возникло, недостатки применения информационных технологий в работе подразделения мне не встретились.

В ходе практики я выполнила такие виды работ, как:

 сортировка документов

 курьерская работа

 поиск информации в интернете

 набор текста на ПК

списывание дипломов

 работа с таблицами

 ведение телефонных переговоров

 заполнение базы данных «Выпускник»

Была ознакомлена с правилами телефонного разговора, принципом работы с документацией.

История

Слово секретарь происходит от латинского слова секрет. В Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Первоначально они были мужчинами. При царских особах секретари могли сосредотачивать в своих руках значительную власть, что выразилось в появлении таких должностей как генеральный секретарь и государственный секретарь (статс-секретарь).

Начиная с 1880-х (с изобретением печатной машинки) профессия секретаря начала приобретать женское лицо и к концу Первой мировой войны практически не осталось мужчин секретарей-референтов.

Выводы

При прохождении практики я ознакомилась с обязанностями секретаря-референта и получила опыт, который, несомненно, пригодится мне в будущем. Мне была предоставлена возможность практиковать слепой десятипальцевый метод печати. Ознакомление с ведением документов дало мне практические навыки, которые являются неотъемлемой частью профессии секретарь-референт. При выполнении работ во время БОСРП не возникло.