42

Щоб зробити документ не проведеним, потрібно вибрати пункт "Действия – Отмена проведения", або натиснуті кнопку №9 "Отмена проведения" (див. рис. х.3). Після підтвердження піктограма проведеного документа зміниться на .

1.6. Автоматизація обліку торгівельних операцій

Договори контрагентів. У торговельній діяльності підприємств основним документом, що регламентує відносини між партнерами, пов'язані з поставкою (продажем) товарів і матеріалів, продукції (робіт, послуг) є договір купівлі-продажу. У договорі визначаються вид угоди, об'єкт операції, строки, порядок розрахунків, відповідальність сторін за невиконання договірних зобов'язань, встановлених постачальником і покупцем по взаємній згоді.

Для реєстрації договорів, укладених організацією з її контрагентами (постачальниками і покупцями) у типовій конфігурації призначено документ "Договор". У розрізі договорів можливе ведення аналітичного обліку взаєморозрахунків з контрагентами.

Оформлення договорів з контрагентами. Довідник "Договора контрагентов" призначений для зберігання договорів взаєморозрахунків, укладених з контрагентами. Даний довідник підлеглий довіднику "Контрагенти".

Для запуску довідника "Договора контрагентов" потрібно спочатку вибрати довідник "Способы отображения зарплаты в регламентированном учете". Для цього у головному меню програми вибрати "Операции  Справочники… " та вибрати контрагентів (рис.

1.38).

Рис. 1.38. Вибір контрагента

У довіднику "Контрагенты" потрібно вибрати відповідного контрагента (пункт №1 і №2), потім натиснути кнопку Перейти –> "Договора контрагентов" (пункт №3). Для організації нового договору у довіднику "Договора контрагентов" слід натиснуті кнопку Добавить (пункт №4), (рис. 1.39).

Для кожного договору задається вид договору: з постачальником, з покупцем, з комітентом, з комісіонером, бартерний, інше.

Для видів договору "С покупателем", "С комиссионером", "С поставщиком", "С

комитентом" и "бартерный" стають доступними ведення взаєморозрахунків, ціни, комісійна торгівля.

43

Ведення взаєморозрахунків. Взаєморозрахунки ведуться (рис. 1.40): за договором в цілому - якщо облік ведеться по розрахункових документах, то при закритті такого договору програма сама знайде потрібні розрахункові документи; по розрахункових документах - якщо облік ведеться по розрахункових документах, то при закритті такого договору користувач повинен самостійно вказати розрахунковий документ.

Рис. 1.39. Вибір довідника "Договора контрагентов"

44

Рис. 1.40. Вибір взаєморозрахунків у вікні "Договор контрагента"

Валюта - реквізит для валюти, в якій укладений договір.

Ціни. Тип цін вказується для підстановки за замовчуванням у документи.

Комісійна винагорода. Стає доступним для договору "З комітентом" або "З комісіонером". Спосіб розрахунку - вказати спосіб автоматичного розрахунку комісійної винагороди при заповненні документів "Отчет комиссионера" або "Отчет комитенту".

Облік торговельних операцій. В "1С:Бухгалтерії 8.1" в бухгалтерському обліку реалізоване відображення наступних видів торговельних операцій:

оптова торгівля; комісійна торгівля (включаючи торгівлю за договором субкомісії); роздрібна торгівля.

Всі операції з оптової та комісійної торгівлі враховуються в розрізі договорів з покупцями та постачальниками. При продажу товарів виписуються рахунки на оплату, оформляються накладні та рахунки-фактури. Для імпортних товарів враховуються дані про країну походження та номері вантажної митної декларації.

Для роздрібної торгівлі підтримуються технології роботи як з автоматизованими, так і не автоматизованими торговельними точками. Автоматизовано відображення повернення товарів від покупця та постачальникові. Ведеться облік зворотної багатообертової тари як

45

особливого виду матеріальних цінностей. Забезпечується автоматичне відображення торговельних операцій у бухгалтерському і податковому обліках.

Господарські операції реєструються уведенням в інформаційну базу відповідних документів: "Поступление товаров и услуг", "Реализация товаров и услуг", "Отчет о розничных продажах" та ін. Бухгалтерські проводки за документом формуються автоматично, як реквізити проводки - бухгалтерських рахунків і субконто - вибираються реквізити документа.

Проводки можна коректувати вручну. Але краще змінити відповідний реквізит документа та перепровести документ - заново сформувавши його проводки.

Програма "1С: Бухгалтерія 8.1" містить безліч убудованих механізмів для прискорення і спрощення роботи користувача. Багато реквізитів (дані в діалоговому вікні) документа, які потім стають реквізитами проводок, вносяться в документ за замовчуванням - тобто новий документ автоматично заповнюється рядом значень, які потім можуть бути змінені користувачем.

При автоматичному формуванні проводок за торговельними операціями забезпечено відособлений облік авансів і зворотної тари. Враховано особливості роздрібної торгівлі в автоматизованій і неавтоматизованій торговельній точках, особливості комісійної торгівлі, включаючи торгівлю за договорами субкомісії.

Завдяки високому ступеню автоматизації документи обліку торговельних операцій можуть уводити в інформаційну базу даних співробітники, що не є бухгалтерами. При цьому функція бухгалтера зводиться до контролю над базовими установками інформаційної системи, що регулює відображення торговельних операцій у бухгалтерському обліку.

Оптова торгівля. Прибуття товарів у "1С:Бухгалтерії 8" здійснюється наступним чином: (рис. 1.41, де, ГТД по імпорту - грузовая таможенная декларация по импорту).

Рис. 1.41. Схема взаємодії первинних документів при закупівлі товарів

Документ "Доверенность" (Покупка –> Доверенность) призначений для оформлення довіреностей на одержання товарів. В документ з довідника "Физические лица" вносяться

46

дані про довірену особу, шляхом вибору інформації про власних співробітників компанії з довідника (наша організація доручає своєму співробітнику отримання товарів для себе).

При цьому будуть автоматично заповнені паспортні дані співробітника. Паспортні дані можна відредагувати безпосередньо у формі документа. При натисканні на кнопку

"" (відзначена колом на рис.1.42) відкривається форма співробітника, у якій можна додати або відредагувати паспортні дані співробітника. Таблична частина довіреності заповнюється шляхом підбору або порядкового введення (рис. 1.42).

На закладці "Додатково" у полях "Одержання від" і "По документу" вказується повне ім'я постачальника і документ, на підставі якого провадиться одержання товарів від постачальника.

Прийом товарів від постачальника зазвичай реєструється документом "Поступление товаров и услуг".

Документ "Поступление товаров и услуг" служить для відображення різних операцій з надходження товарів. За допомогою цього документа можна відобразити такі операції, як

(рис. 1.43):

покупка товарів, прийом товарів на комісію; надходження товарів та матеріалів у переробку; покупка устаткування; відображення об'єктів будівництва;

відображення бланків суворої звітності.

Вид операції, що буде виконана в результаті проведення документа, визначається безпосередньо в самій формі документа за допомогою кнопки Операция (див. рис.1.43). При виборі виду операції автоматично формується відповідна назва документу та при необхідності змінюється склад граф табличної частини документа. В будь-який момент часу можна змінити вид операції (навіть для проведеного документа) та конфігурація коректно перерахує всі дані в інформаційній базі

47

Рис. 1.42. Порядок створення документу "Доверенность"

Рис. 1.43. Створення різних операцій з надходження товарів

Покупка товару та надходження товару на комісію оформляється документом, у якому встановлений вид операції "Покупка, комиссия". Надходить товар від постачальника (куплений товар) або від комітента (товар на комісії) визначається видом договору, обраним у документі: "З постачальником" або "З комітентом" (див. рис. 1.40, пункт "Вид договора").

Надходження бланків суворої звітності оформлюється документом, в якому встановлений вид операції "Бланки строгой отчетности".

48

Інформація про послуги, що впливають на собівартість, оформляється окремим документом "Поступление доп. расходов" (Основная деятельность –> Покупка –> Поступление доп.расходов).

Документ надходження товарів та послуг може бути проведений в бухгалтерському та податковому обліку. В тому випадку, якщо в документі встановлені відповідні прапорці обліку в бухгалтерському та податковому обліку ("бух. облік" та "податк. облік"), то в табличної частині документа по кожній товарній позиції автоматично заповнюються рахунки бухгалтерського обліку (Рахунок обліку (БО)), параметри податкового обліку , рахунку, на яких ведеться облік ПДВ (Рахунок обліку ПДВ).

Ці рахунки заповнюються відповідно до заданого в реєстрі відомостей бухгалтерського та податкового обліку значеннями за замовчуванням для кожної позиції номенклатури. При необхідності користувач може змінити кореспонденцію рахунків.

На закладці "Рахунки розрахунків" в документі автоматично заповнюються "Рахунок розрахунків з контрагентом" та "Рахунок розрахунків по авансах". Ці рахунки заповнюються відповідно до заданого в реєстрі відомостей бухгалтерського та податкового обліку значеннями за замовчуванням для кожного контрагента. При необхідності користувач може змінити кореспонденцію рахунків.

Відображення операцій в бухгалтерському та податковому обліку. Оприбуткування товарів, тари, послуг та устаткування для цілей бухгалтерського та податкового обліку провадиться в відповідності з рахунками обліку, заданими в документі.

При введенні відомостей про товари, що надійшли (закладка "Товари") рахунки податкового та бухгалтерського обліку вказуються безпосередньо в документі. За замовчуванням значення цих рахунків підставляються з реєстру відомостей "Номенклатура організацій". Для операції "покупка, комісія" за договором з постачальником рахунку бухгалтерського та податкового обліку підставляються з ресурсів реєстру "Рахунок обліку (БО)" .

Оприбуткування товарів, тари, послуг, устаткування та бланків суворої звітності відображається по дебету рахунку обліку в кореспонденції з рахунком розрахунків з контрагентом, заданим на закладці "Рахунки обліку розрахунків". За замовчуванням значення цих рахунків підставляються з ресурсів "Рахунок розрахунків з постачальником" та "Рахунок авансів виданих" реєстру відомостей "Контрагенти організацій". Якщо зазначено рахунок авансів виданих, то при відображенні операції в бухгалтерському обліку буде зарахований аванс, якщо він раніше дійсно був виданий.

При відображенні операцій "Покупка, комиссия" за договором з комітентом та "у переробку" (див. рис. 1.43.) рахунки обліку товарів підставляються з ресурсу " Счет учета доп. (БУ)" реєстру відомостей "Номенклатура організацій". Як правило, це забалансові рахунки 024 "Товари, прийняті на комісію" та 022 "Матеріали, прийняті для переробки" або їхнього можливого субрахунку. Такі операції не відображаються в податковому обліку,також ПДВ у бухгалтерському обліку по цінностях, що надійшли, не виділяється.

Оскільки тара, зазначена на закладці "Тара" є зворотною, має станові ціни та підлягає поверненню продавцеві, то станові ціни тари не включаються в податкову базу з ПДВ.

49

Бухгалтерський та податковий облік устаткування при операції "устаткування" ведеться аналогічно товарам. Передбачається, що рахунки обліку устаткування задаються в документі відповідно до правил бухгалтерського обліку. Під устаткуванням розуміється як устаткування, що потребує монтажу, так і те, що не потребує.

За допомогою операції "Объекты строительства" можна відобразити надходження придбаних об'єктів незавершеного будівництва та ін.

Одночасно з оприбуткуванням матеріальних цінностей, в документі можуть бути зазначені послуги, виконані сторонньою організацією. В принципі, закладка "Послуги" може бути єдиною заповненою в документі.

Бухгалтерський і податковий облік устаткування при операції "бланки строгого обліку" ведеться аналогічно товарам. Як правило, це рахунок обліку 209 "Інші матеріали" і забалансовий рахунок 08 "Бланки строгого обліку". Номінальна вартість вказується в колонку "Ціна номінальна" і враховується на забалансовому рахунку. За замовчуванням значення заповнюється з реєстру відомостей "Номінальна вартість бланків строгого обліку". Якщо для елемента довідника "Номенклатура" не встановлено прапорець "Учитывается по номинальной стоимости", то колонки "Цена номинальная" і "Сумма номинальная" недоступні для редагування та заповнюються автоматично вартістю придбання. При відображенні інших витрат рахунок витрат та об'єкти аналітичного обліку задаються в документі вручну.

Створення та заповнення документу "Поступление товаров и услуг" наведено на рис.

1.44.

Цим документом реєструється як надходження матеріальних цінностей, так і зміна стану взаєморозрахунків з контрагентом – збільшення боргу підприємства перед контрагентом або погашення боргу контрагента підприємству. Зазначені факти автоматично відображуються в бухгалтерському та податковому обліку.

Розрахунки з контрагентом можуть вестися в іноземній валюті. При цьому для відображення взаєморозрахунків у бухгалтерському і податковому обліку іноземна валюта буде автоматично перераховуватися у гривні. Крім того, з екранної форми документа легко одержати типові друковані форми.

З екранної форми документа "Поступление товаров и услуг" можна сформувати і автоматично заповнити пов'язані документи. Наприклад, можна сформувати документ "Платежное поручение исходящее" для організації оплати товарів (рис. 1.45).

Слід зазначити, що в системі "1С: Бухгалтерії 8.1" у головному меню програми немає пункту Основная деятельность, тому роботу потрібно починати відразу з пункту меню

Покупка.

50

Рис. 1.44. Створення та заповнення документу

"Поступление товаров и услуг"

Рис. 1.45. Формування пов'язаних документів за допомогою екранної форми документу "Поступление товаров и услуг"