Погодження документів

Погодження є способом попереднього розгляду і оцінки проекту документа. Погодження повинно забезпечити правильне і всебічне вирішення питань, якість підготовленого документа, його доцільність, обґрунтованість, своєчасність, відповідність чинному законодавству і правовим актам, які визначають компетенцію організації.

Погодження проектів документів може здійснюватись як структурними підрозділами і посадовими особами організації (внутрішнє погодження), так і непідвідомчими організаціями (зовнішнє погодження), які згідно з їх компетенцією мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті документа.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза містить в собі особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, і дату візування, які проставляються чорнилами. Наприклад:

Підпис, ініціали, прізвище

Дата

При необхідності зазначається найменування посади особи, що візує, наприклад:

Начальник управління персоналом

Підпис, ініціали, прізвище

Дата

Проставляється віза на лицьовому боці останнього аркуша документа нижче підпису або на зворотному боці останнього аркуша документа, якщо кількість осіб, які повинні завізувати документ, перевищує число три.

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка за такою формою:

Найменування посади

Підпис, ініціали, прізвище Зауваження і пропозиції додаються Дата

Зауваження, що за обсягом не перевищують 1-2 рядки розташовують перед візою. Зауваження обов´язково доповідаються особі, яка підписує документ. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в організації.

Візування здійснюється у порядку: структурний підрозділ, який готував документ, заінтересовані підрозділи.

Проекти наказів, постанов, розпоряджень та інших нормативних документів, що подаються на підпис керівнику, перевіряються виконавцями структурних підрозділів з точки зору відповідності їх чинному законодавству і візуються начальниками цих структурних підрозділів, на першому примірнику на зворотньому боці останнього аркуша документа. У разі невідповідності чинному законодавству документів, що подаються на підпис керівництву, управління не візує ці документи, а подає правовий висновок про порядок вирішення питання, що розглядається.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження проставляється нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша документа і містить в собі слово ПОГОДЖЕНО, найменування посади особи, з якою погоджується документ (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Назва посади керівника організації

Підпис, ініціали, прізвище Дата

Якщо зовнішнє погодження здійснюється колегіальним органом, то гриф погодження розміщується на одному рівні з грифом затвердження і оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол засідання правління (назва організації) від 10.05.99 №12

У випадках, коли зміст документа зачіпає інтереси більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться позначка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається. Ініціали, прізвище виконавця підпис

дата Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади Найменування посади

підпис, ініціали, прізвище підпис, ініціали, прізвище

дата дата

При погодженні нормативного акта підпис посадової особи засвідчується гербовою печаткою установи.

Засвідчення документів

Засвідчення документів є формою виразу відповідальності за їх зміст і законність. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та в окремих випадках проставлянням печатки.

Підпис. Документи підписуються посадовими особами організації згідно з їх компетенцією, встановленою чинними нормативними актами.

Документи, що надсилаються у вищі органи, підписуються першим керівником або під час його відсутності заступником, який виконує його обов´язки.

Службові документи, що надсилаються сторонніми установам від імені організації, підписуються керівником або заступником згідно з розподілом обов´язків.

На листи, що надходять на адресу організації, а також адресовані керівництву за підписом керівників міністерств, відомств підприємств, організацій, відповіді надсилаються за підписом відповідного заступника згідно з розподілом обов´язків.

Документи, що надсилаються підвідомчим органам, підписуються керівником, заступником, а також керівниками структурних підрозділів організації згідно з їх компетенцією. При цьому керівники структурних підрозділів, як правило, готують документи на бланках з найменуванням відповідного підрозділу, або на чистих аркушах стандартного формату з використанням кутового штампу. Підписання керівниками структурних підрозділів нормативних актів не допускається.

До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене — на документі, складеному на бланку), особистий підпис, ініціали і прізвище. Наприклад:

Начальник управління

маркетингової політики підпис, ініціали, прізвище

або:

Заступник Голови правління підпис, ініціали, прізвище

При надсиланні службового документа одночасно кільком адресатам керівник підписує всі примірники.

При надсиланні службового документа підвідомчим органам (групова розсилка) підписується тільки оригінал, який залишається у справах, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники. Як правило, документи підписуються однією особою. Два або більше підписів проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщують один під іншим, у послідовності, що відповідає посаді, наприклад:

Голова правління підпис, ініціали, прізвище

Головний бухгалтер підпис, ініціали, прізвище

При підписанні документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

Заступник Голови правління Заступник Голови правління

ВАТ "Дитячий світ" ВАТ "Центральний універмаг"

підпис, ініціали, прізвище підпис, ініціали, прізвище

При підписанні документів, складених комісією, вказуються не посади осіб, які підписують документ, а розподіл їх обов´язків у складі комісії. Наприклад:

Голова комісії підпис, ініціали, прізвище

Члени комісії: підпис, ініціали, прізвище

підпис, ініціали, прізвище

Підписи членів комісії розміщують один під одним в порядку, зазначеному в розпорядчому документі, яким створена комісія.

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу.

Якщо посадова особа, підпис якої заготовлений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов´язки, або її заступник. При ньому обов´язково вказується посада особи ("В.о.", "Заступник"), яка підписала документ і її прізвище. Зміни вносяться машинописним способом. Не допускається підписувати документи з прийменником "за" або проставлянням косої риски перед найменуванням посади.

Забороняється вносити будь-які зміни і доповнення в підписані (затверджені) документи без дозволу особи, яка їх підписала.

Особистий підпис в реквізитах "підпис", "гриф погодження", "гриф затвердження" документів, визначених для розмноження (тиражування) засобами копіювальної техніки, проставляється чорнилами (пастою) чорного кольору.

Гриф затвердження. Окремі види організаційно-розпорядчих документів набувають юридичної сили з моменту їх затвердження (додаток 3), що санкціонує поширення дії документа на певне коло структурних підрозділів і посадових осіб. Документи затверджуються відповідними органами або службовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у цих документах.

Затвердження документа здійснюється шляхом проставляння грифа затвердження або шляхом видання розпорядчого документа (при затвердженні положень, інструкцій, правил та інших нормативних документів). Обидва способи затвердження мають однакову юридичну силу. Розпорядчий документ складається, як правило, у випадках, коли необхідні додаткові вказівки та роз´яснення.

Якщо документ затверджується конкретною службовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слова ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова правління

_____________________ прізвище, ініціали

"_"___________________ 200_р.

При затвердженні документа розпорядчим актом на документі проставляється гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказом Голови правління від 21.02.02 р. №18/01

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа. Слова ЗАТВЕРДЖУЮ та ЗАТВЕРДЖЕНО друкуються великими літерами без лапок.

Печатка. На документах, що вимагають засвідчення прав громадянина і юридичних осіб,"фіксації факту витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також передбачених актами, підпис відповідальної особи повинен засвідчуватися гербовою печаткою (додаток 4).

Відбиток печатки треба проставляти таким чином, щоб він захоплював частину слів найменування посади особи, яка підписала документ. Інші документи, на які необхідно ставити гербову печатку, визначаються керівництвом організації.

Печатка, яка відтворює найменування організації, її структурного підрозділу (не гербова), проставляється на копіях документів, які не відтворюють факсимільний підпис оригіналу, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів при їх розсилці. Копії розпорядчих документів, які надсилаються в організації, засвідчуються печаткою загального відділу.