1.Діловодство, як галузь ведення документів.

Об’єктом діловодства є сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації й організацію роботи зі службовими документами, предметом – суть, закономірності й особливості організації роботи з окремими видами службових документів.

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд й архівні установи» діловодство – це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації й організацію роботи зі службовими документами. У свою чергу, управлінська інформація – інформація, що забезпечує організацію функціонування суб’єкта діловодства або сукупностей суб’єктів діловодства, а документування управлінської інформації – процеси створення управлінських документів суб’єктом діловодства.

Службові й управлінські документи є основними елементами діловодства. Службовий документ – офіційно зареєстрований службою діловодства або відповідним чином засвідчений документ, який було створено або одержано суб’єктом діловодства у процесі його діяльності.

Управлінський документ – службовий документ, змістом якого є управлінська інформація.

суб’єктом діловодства є орган державної влади, орган місцевого самоврядування, підприємство, установа, організація незалежно від форми власності, об’єднання громадян, а також фізична особа як суб’єкт підприємницької діяльності, що здійснює організацію діловодства.

Головними завданнями діловодства є забезпечення ефективного процесу документознавчого управління, створення документів, а також зберігання й забезпечення доступу до документів.

Організація діловодства умовно поділяється на дві частини:

1) забезпечення своєчасного і грамотного створення документів (докумен­тування);

2) організація роботи з документами: одержання — обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка до архіву, знищення.

Як сам процес створення документів, так і організація роботи з ними завжди регламентуються спеціальними законодавчо-нормативними і нормативно-мето­дичними актами, що регулюють ведення діловодства.

Діловодство пов'язане з різними сторонами управлінської діяльності і має загальний характер для органів управління, ведеться у будь-якому апараті уп­равління.

Діловодство поділяється на:

а) адміністративне (загальне), що систематизує службові документи управ­лінського характеру: акти управління, службові й доповідні записки, зведення, протоколи, огляди, звіти, довідки, службові листи, характеристики, накази, роз­порядження, протоколи, доручення тощо;

б) спеціальне, що систематизує спеціальні документи: правоохоронні, митні, податкові, судовонотаріальні, бухгалтерські, комерційні тощо.

Діловодство здійснюється за такими основними напрямами:

1) скорочення документопотоків (вхідного, вихідного, внутрішнього) на ос­нові уніфікації та стандартизації видів форм типових текстів документів.

Уніфікація документів полягає в установленні однакового складу і форм управлінських документів, які фіксують здійснення однотипних управлінських функцій.

Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації і рівня її обов'язковості; це процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється певний зразок. Стандарт як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації і затвер­джується компетентним органом. Застосування стандартів сприяє поліпшенню якості документа, що створюється;

2) раціоналізація праці щодо діловодства в апараті управління; підвищення його ефективності;

3) удосконалення контролю за виконанням документів, що забезпечує своє­часне та якісне виконання приписів і доручень, які в них містяться.

Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управлін­ня та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Оволодіння прийомами раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення і пошук, організувати чіткий конт­роль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підго­товлений і належним чином оформлений документ — це свідчення високої куль­тури виконавця.

Основними елементами діловодства є письмові документи та документування.

Документування — це сам процес створення документів; це регламентова­ний процес запису інформації на папері чи іншому носієві, що забезпечує юри­дичну силу, здійснюється за певними правилами, встановленими правовими акта­ми чи виробленими традицією. Результатом документування є документ — зафік­сована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, що має юридичну силу.

Юридична сила — це властивість офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного виду документів комплексом реквізитів — обов'язкових елементів укладання документів.