2.1.2. Сортування.

Сортування даних на аркуші дає змогу відображати інформацію необхідним способом і швидко знаходити потрібні значення. У діапазоні або таблиці даних можна відсортувати однин або кілька стовпців, наприклад відсортувати працівників спочатку за відділами, а потім за прізвищами.

Вибір даних для сортування    

Виділіть діапазон даних, наприклад A1:L5 (кілька рядків і стовпців) або C1:C80 (один стовпець). Діапазон може містити заголовки, створені для визначення стовпців або рядків.

1. Виберіть одну клітинку у стовпці, у якому потрібно виконати сортування.

2. Натисніть кнопку , щоб виконати сортування за зростанням (від A до Я або від менших чисел до більших).

3. Натисніть кнопку , щоб виконати сортування за спаданням (від Я до A або від більших чисел до менших).

2.1.3. Підсумки

Microsoft Excel може автоматично обчислювати проміжні та загальні підсумки у списку Список. Послідовність рядків, яка містить пов'язані дані, або яка призначається функції як таблиця даних за допомогою команди Створити список.. При вставці автоматичних проміжних підсумків розмітка списку змінюється таким чином, що можна вмикати та вимикати показ рядків докладних відомостей для кожного проміжного підсумку.

Перш ніж вставляти проміжні підсумки, слід відсортувати список, щоб згрупувати рядки, за якими потрібно підбити підсумки. Після цього можна підрахувати проміжні підсумки для кожного стовпця, який містить числа.

Якщо дані не мають формату списку або якщо потрібно вивести лише один підсумок, можна скористатися автосумою замість автоматичних підсумків.

2.2. Графічне представлення даних.

Діаграма програми Excel – це графічне представлення даних, які розміщені на робочому аркуші. Діаграма складається із елементів. У процесі переміщення покажчика миші по діаграмі біля нього з'являється спливаюча підказка, що вказує на тип елемента, поруч із яким знаходиться покажчик миші, або відтворюється ряд даних і значення точки даних. Кожний із елементів діаграми можна виділяти і змінювати окремо.

Axis (Вісь) – лінія, яка має шкалу для нанесення значень і часто задає межу діаграми.

Tick mark (Поділки)– поділки шкали вздовж осі.

Date Point (Точка даних) – це один елемент даних у середині кожного з рядів. Точка даних відтворюється на діаграмі як одна точка на лінії або один стовпчик ряду.

Data Series (Ряд даних) – це сукупність точок даних, залежних, як правило, від часу. При нанесенні на діаграму дані одного ряду відтворюються маркерами одного кольору і візерунка, а на графіках з'єднуються єдиною лінією.

Legend (Легенда) – умовне позначення для розпізнання рядів даних: значок, візерунок або колір. Мітка легенди має ту ж назву, що і відповідний ряд даних.

Способи створення діаграм

Програма Excel дозволяє створювати високоякісні, інформативні діаграми. Будь-яку діаграму можна зробити більш наочною, додавши до неї пояснювальний текст, стрілки, заголовки, легенду, змінивши затінення, візерунки, обрамлення, тощо. Використовуючи засоби створення і форматування діаграм у програмі Excel можна одержати діаграму, якість якої буде конкурувати з якістю діаграм, побудованих за допомогою спеціалізованих програм.

Діаграми програми Excel можуть бути двох видів: впроваджені на робочий аркуш і створені на власному аркуші. Обидва види діаграм зв'язуються з даними робочого аркуша, що забезпечує їхнє автоматичне перебудування при зміні відповідних значень даних робочого аркуша, взятих для побудови діаграм. Вони легко створюються за допомогою Chart Wizard (Майстра діаграм). Він керує процесом створення діаграми крок за кроком, дає можливість перед завершенням процесу переглянути її та внести необхідні зміни.

Впроваджені діаграми створюються безпосередньо на робочому аркуші поруч із таблицями, даними і текстом. Такі діаграми відтворюються і роздруковуються разом із робочим аркушем, до них можна приєднати таблицю даних. Впроваджені діаграми дуже зручні для використання у звітах і презентаціях, оскільки дозволяють демонструвати діаграми поруч із даними, по яких вони були створені.

Найшвидший спосіб побудови діаграми на власному аркуші – виділити таблицю та натиснути на <F11> (можна використати сполучення клавіш <Alt>+<Fl>). Даний спосіб іноді називають автоматичним створенням діаграм. У цьому випадку програма Excel створить діаграму, використовуючи тип діаграми, що заданий за умовчанням, – це плоска гістограма. Але, перш ніж скористатися даним способом створення діаграм необхідно чітко усвідомити основні правила, що визначають, які дані розміщуються по горизонтальній осі категорій (X), а які – по вертикальній осі значень (Y), і де розташовані назви.

Якщо необхідно побудувати діаграму за даними, що знаходиться в несуміжних рядках або стовпцях, то при виділенні даних за допомогою миші потрібно утримувати натиснутою клавішу <Ctrl> або при кожном додатковому виділенні натискати комбінацію клавіш <Shift>+<F8>. Першим треба виділити ряд із мітками для осі категорій, а потім виділяти ряди даних у тому порядку, в якому вони повинні бути подані на діаграмі.

Після створення діаграми її можна змінити і відформатувати засобами програми Excel. Створення діаграм на власному аркуші дозволяє працювати з діаграмою окремо від даних. Аркуші з діаграмами розміщуються в активній робочій книзі, зберігаються разом з нею й іменуються як Chart1 (Діаграма1), Chart2 (Діаграма2), Chart3 (ДіаграмаЗ) і т.д. Вони можуть бути перейменовані за допомогою команд Format (Формат)ÞSheet (Аркуш)ÞRename (Перейменувати) або за допомогою миші. Крім того, програма Excel дозволяє приєднати до діаграми, створеної на власному аркуші, таблицю даних. Вона зв'язується з даними робочого аркуша, що забезпечує зміну значень у таблиці при зміні відповідних значень даних робочого аркуша, взятих для побудови діаграми.