Приказ о порядке выдачи подотчетных сумм

Что говорит законодательство? Кроме вышеперечисленной нормы о том, что размеры и сроки подотчетных сумм устанавливаются руководителем предприятия, необходимо помнить о следующем:

V выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными

командировками, производится в пределах сумм, причитающихся

командированным лицам на эти цели;

----------------------------------------------------------------------

V лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех

рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня

возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет

об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

----------------------------------------------------------------------

V выдача наличных денег под отчет производится при условии полного

отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

----------------------------------------------------------------------

V передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому

запрещается.

Данные положения можно не указывать в приказе о порядке выдачи подотчетных сумм, однако в некоторых случаях сделать это целесообразно, чтобы лицо, которое может получать деньги под отчет, знало "все правила игры".

В приказе кроме размеров и сроков, на которые выдаются подотчетные суммы, можно привести перечень лиц, которые могут получать денежные средства под отчет. Можно этого и не делать, если такой порядок в организации выработать сложно, в таком случае возможен индивидуальный подход к каждому случаю (например, служебная записка работника с обоснованием для получения денежных сумм под отчет, завизированная руководителем организации).

Пример заполнения приказа см. ниже.

Общество с ограниченной ответственностью "КорАлл"

Приказ от 10.01.2010 N 4-орг

"О порядке выдачи подотчетных сумм"

В целях производственной необходимости

приказываю:

Утвердить следующий список сотрудников ООО "КорАлл", имеющих право на получение подотчетных сумм:

- коммерческий директор Симонов А.В. - на расчеты с поставщиками и подрядчиками, хозяйственные нужды;

- юрист Миронович С.К. - на канцтовары, приобретение специальной литературы, почтовые расходы;

- секретарь Мешикова Ю.Б. - на канцтовары, хозяйственные нужды;

- водитель Карпов С.Ю. - на ГСМ, содержание автопарка.

Размер подотчетных сумм, выдаваемых указанным выше сотрудникам, в каждом конкретном случае согласовывается с генеральным директором по представлению лица, имеющего право получать денежные суммы под отчет, с обоснованием размера испрашиваемых сумм.

Наличные денежные средства выдаются под отчет:

- на расчеты с поставщиками и подрядчиками на срок не более 60 рабочих дней;

- на хозяйственные нужды на срок не более 15 рабочих дней;

- на канцтовары, почтовые расходы, приобретение специальной литературы на срок не более трех рабочих дней;

- на ГСМ, расходы по содержанию автопарка на срок не более 21 рабочего дня.

Наличные денежные средства выдаются под отчет при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Авансовый отчет представляется в бухгалтерию не позднее чем через три рабочих дня по истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы. В случае получения подотчетным лицом денежных средств на командировку отчет производится не позднее трех рабочих дней после возвращения подотчетного лица из командировки.

Запретить передачу выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому.

Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Мейлову С.П.

Генеральный директор ООО "КорАлл" Петров Петров И.К.

С приказом ознакомлены: Симонов Симонов А.В.

Миронович Миронович С.К.

Мешикова Мешикова Ю.Б.

Карпов Карпов С.Ю.

Мейлова Мейлова С.П.

В случае, если в организации предполагается выдавать подотчетные средства на банковскую карточку, эту особенность также следует отразить в приказе. В этой связи представляется интересным рассмотрение Постановления ФАС СЗО от 11.02.2008 N А52-174/2007. Организация платежными поручениями перечисляла денежные средства на банковскую карточку работника. При этом данная банковская карточка была открыта физическому лицу в рамках "зарплатного проекта". Налоговая инспекция в рамках выездной налоговой проверки признала данные выплаты зарплатными и, соответственно, доначислила все соответствующие налоги. Свою позицию организации пришлось доказывать в суде, и судьи согласились с ее доводами, признав, что налоговики не привели достаточных доказательств того, что спорные выплаты можно квалифицировать как зарплатные. Единственный довод налоговиков - банковская карточка, открытая в рамках "зарплатного проекта", - был признан судом недостаточным. Организация же, в свою очередь, представила:

- приказ директора общества "О выдаче денежных средств под отчет", согласно которому в связи с производственной необходимостью разрешено выдавать работникам предприятия денежные средства для хозяйственных нужд в подотчет из кассы предприятия, с расчетного счета на банковскую карточку подотчетного лица либо наличными денежными средствами;

- платежные поручения на перечисления денежных средств на счет физического лица, в которых отсутствует указание на перечисление этих средств в качестве заработной платы;

- авансовые отчеты;

- журнала-ордера, где операции по выданным под отчет суммам за проверяемый период полностью отражены на счете 71.

С учетом того что вопрос о перечислении подотчетных сумм на банковскую карточку работника, особенно на карточку, открытую в рамках "зарплатного проекта", до сих пор остается спорным и Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации его никак не регулирует (и это неудивительно, учитывая дату утверждения данного документа), в целях избежания претензий со стороны проверяющих (как налоговиков, так и инспекторов банка, проводящих проверку соблюдения кассовой дисциплины) целесообразно предпринять следующие действия:

- отразить возможность выдачи денежных средств под отчет путем перечисления на банковскую карточку работника;

- в платежном поручении в поле "Назначение платежа" указать, что это денежные средства, выдаваемые под отчет;

- по истечении срока, на который денежные средства выданы под отчет, получить авансовый отчет.

Обратите внимание! Под отчет денежные средства могут быть выданы только физическому лицу, состоящему в трудовых отношениях с организацией.