деловая переписка

Международный консорциум «Электронный университет»

Московский государственный университет экономики, статистики и информатики

Евразийский открытый институт

И.М.Овчинникова И.И.Ярославская В.А.Лебедева

Business Correspondence

in English

Москва 2005

1

3

Business Correspondence in English

Introduction

Целью данного пособия является формирование у студентов грамматических и лексических навыков деловой переписки, а также умения вести деловую переписку в раз- личных речевых ситуациях. Для формирования навыка деловой переписки в пособии широко используется практика перевода деловых писем (свыше 110) с русского языка на английский.

Учебное пособие рекомендуется для студентов продвинутого уровня экономиче- ских и других специальностей – менеджмент, маркетинг, юриспруденция, статистика, информационные технологии и т.д.

Пособие включает в себя VI разделов по следующим видам деловых писем: I – за- прос и предложение; II – заказ; III – оплата; IV – перепись; V – претензия; VI – корреспон- денция по различным вопросам, возникающим в связи с деловой активностью, включая тендер на строительство различных объектов.

Раздел I включает в себя запросы на поставку оборудования, товаров, пользующихся спросом в стране заказчика, а также предложения на различные виды деятельности.

Раздел II содержит деловые письма на размещение заказа, условия этого размеще- ния, количество и качество товара, гарантийный срок и т.д.

Раздел III посвящен условиям и способам платежа, а также выбору банков, через которые выгоднее и безопаснее провести оплату.

Раздел IV состоит из двух писем и касается переписи, ее целей, а также методик, улучшающих ее результаты.

Раздел V связан с возникновением такие претензии, как: некачественный или повре- жденныйтовар, нарушение сроков поставки, недогрузка, засылка товара не поадресу ит.д.

Раздел VI включает в себя письма информационного характера, разъяснения, по- яснения, просьбы и советы, объяснения своей позиции, участие в тендере, страхование.

Каждый раздел начинается простыми письмами и постепенно их грамматическая и лексическая сложность увеличивается. Перед каждым письмом даются слова и выраже- ния на английском языке с переводом на русский, которые необходимо употребить при переводе, что способствует их лучшему запоминанию.

Письма, помеченные звездочкой (*), требуют ответа, которые студент должен на- писать самостоятельно.

Поскольку каждый раздел относительно независим от другого, работу можно на- чинать с любого из них, исходя из необходимых практических задач.

Данное пособие окажет значительную помощь в подготовке к экзамену, составле- нии бизнес диалогов, умению грамотно оформлять и вести деловую переписку по раз- личным вопросам, а также подскажет варианты поведения в конфликтных жизненных ситуациях, довольно часто возникающих в мире бизнеса.

4

Business Correspondence in English

Business Letter Format and Conventions

Notice the following points:

1. WRITER’S ADDRESS OR COMPANY LETTERHEAD:

At the top or in the top right-hand corner. The writer’s name is not at the top of the letter.

2. READER’S NAME, POSITION AND ADDRESS:

On the left. If you are writing to another country, write the country in the address.

3. DATE:

On the right. Various forms of the date are possible.

4. Opening Situation:

Use the name of the reader if you know it, without the initial. If you do not, write:

5. BODY OF THE LETTER:

Start a new paragraph for each new idea or subject. Leave a line space between each paragraph. Do not break words at the end of a line.

5

Business Correspondence in English

7.SIGNATURE

8.WRITER’S NAME AND TITLE

Position in the company, if appropriate. A man uses the title Mr. The title Mrs. shows that a woman is married. Miss shows that she is unmarried. Ms shows that she is a woman (it goes for married and unmarried woman).

9. BLOCK STYLE

It is the modern style – all paragraphs start at the left-hand margin.

10. PUNCTUATION:

In modern business letters punctuation is not used in the heading and ending of a letter. Normal punctuation is used in the body of the letter.

6

Business Correspondence in English

Phrases that can be used in all kinds of business letters

I. Phrases to confirm the receipt of letters, telegrams, faxes and etc.

1.We have received your letter of the 15th May Мыполучиливашеписьмоот15мая

2.We thank you (Thank you) for your letter Благодарим вас за ваше письмо,

IIRequests

1.Please, inform us – Пожалуйста, сообщите нам

2.Will you please send us your (catalogues and price list for) – Направьте нам, пожалуй-

ста, ваши каталоги и прейскурант на …

3.In reply to your letter of … we request you – В ответ на Ваше письмо от… просим со-

общить нам…

4.Referring to your letter of … we would ask you – Ссылаясь на Ваше письмо от … мы просили бы вас…

5.We shall be (should be) obliged if you will (would) inform us about – Мы будем (были бы) признательны если вы сообщите (если бы вы сообщили) нам …

6.We would be glad to receive … – Мы были бы рады получить …

III.Notification of the request fulfillment (execution)

1.In accordance (in conformity) with your request – В соответствии с вашей просьбой

2.Further to – в дополнение к

3.In compliance with your request – Во исполнение вашей просьбы

4.According to your request; as requested – Согласно вашей просьбе

IV. Phrases used to denote that the required documents have been sent

1.We are sending… – Посылаем вам

2.We send you herewith… – Высылаем вам с этим письмом

3.We are glad to send you our … – С удовольствием посылаем вам

4.We have pleasure in sending you … – С удовольствием высылаем вам

5.We enclose with the letter; we attach to the letter – Прилагаем к письму

V. Phrases used to refer to some documents, letters and etc

1.With reference to your (our) letter of … – Ссылаясь на ваше (наше) письмо от …

2.Referring to your (our) letter of … – Ссылаясь на ваше (наше) письмо от …

3.We refer to our (your) letter (cable, fax etc.) – Мы ссылаемся на наше (ваше) письмо

(телеграмму, факс и т.д.)

4.Reverting to your (our) letter of … – Возвращаясь к вашему (нашему) письму от…

5.We revert to our (your) letter of… – Мы возвращаемся к нашему (вашему) письму от

VI. Closing phrases

1.We are looking forward to hearing from you – Ждем вашего ответа

2.We are looking forward to your early reply – Ждем вашего скорейшего ответа

3.We should appreciate your prompt answer- Мыбылибыпризнательнызабыстрыйответ

7

Business Correspondence in English

UNIT I.

INQUIRIES

An inquiry (also spelt as enquiry) is sent when a businessman wants some information, especially about:

•the supply of goods

•leaflets or catalogues

•quotation or prices

•samples

•terms and discounts

•availability of goods

•delivery terms and deadlines

•method of transportation

•insurance

A businessman will save unnecessary correspondence by giving full details that are relevant.

If a prospective customer approaches suppliers for the first time, it is useful to tell them something about his own business, the kind of goods he needs and for what purpose they are required. In the case of customers of long-standing or repeat orders, the inquiry may be very simple. Often a phone call or a postcard will do.

I.Introductory Phrases

1.We (have) read your advertisement in …of … – Мы прочли ваше объявление в … от…

2.With regard to your advertisement in … of …, we would ask you … – В связи с публи-

кацией вашей рекламы в … от … мы бы хотели попросить Вас

3.We have heard of your products from … – Мы узнали о вашей продукции из …

4.We have seen your current catalogue showing … – Мы видели ваш текущий каталог,

в котором дается описание …

8

Inquiries

II.A request for additional information

1.We require … for immediate delivery – Нам требуется … с немедленной доставкой

2.We are interested in buying (importing) – Мы заинтересованы купить(импортировать)

3.Please let us know what quantities you are able to deliver till/by – Пожалуйста, сооб-

щите нам какое кол-во вы сможете поставить до …

4.We would like to have further details about – Мы хотели бы получить подробную информацию о …

5.What quantities are you able to supply from stock – Какое кол-во вы можете поставить со склада

6.Please, send us samples /of your (catalogues, price list etc.) – Вышлите, пожалуйста,

нам образцы \(свои каталоги, прайс-лист и т.д.)

7.Please, send us a price-list and samples of … – Пожалуйста, вышлите нам прайс-лист и образцы …

8.Could you let us have a quotation for .. – сообщите нам, пожалуйста, расценки на …

9.Would you please let us have a firm offer for ../your current catalogue showing … –

Пожалуйста, вышлите нам ваше твердое предложение на … /каталог, представ- ляющий …

10.We would be glad to receive specifications of your new items/your current export price list/detail of trade discounts – Мы были бы рады получить спецификации ваших новых товаров/ваш текущий экспортный прайс-лист/подробный перечень торго- вых скидок…

11.We are also interested in your terms of payment and in discounts offered for regular purchases and large orders – Нас также интересуют условия платежа и скидки, ко- торые вы предлагаете за регулярные закупки и большие заказы

12.We normally effect payment by Letter of Credit – Мы обычно производим оплату по аккредитиву

13.Payment will be made by cheque/bank transfer – Оплата будет произведена чеком/

банковским переводом

III.Information about your company and the market you work in

1.We would like to introduce the goods – Мы бы хотели представить товары

2.As distributors we have a large network of – Какдистрибьюторы, мыимеемобширнуюсеть

3.We are distributors/importers/retailers etc. of …and would like to get in touch with suppliers/manufactures of… – Мы являемся дистрибьютором /импортером/ про- давцом/ и хотели бы связаться с поставщиком/производителем …

4.There is a (large) promising market here for good quality … (office machines etc) and we may be able to place large orders with you – У нас (большой) перспективный рынок для высококачественного (офисного оборудования) и возможно мы сможем раз- мещать у вас крупные заказы

5.There is a large market here for your product – Ваши изделия найдут у нас своего по-

купателя

6.We would like to contact manufacturers (suppliers, sellers etc) of … – Мы хотели бы устано-

витьделовыесвязиспроизводителями(поставщиками, продавцамиит.д.) …

7.Our company was founded in – Наша компания была основана в …

8.For over … years our company has imported from western companies – Более чем… лет наша компания импортирует от западных компаний …

9.We are in the market for … years – Нашакомпанияработаетнарынкевтечение… лет

9

Business Correspondence in English

IV. Closing phrases

1.Thank you in advance for any information you can give us – Заранее благодарим за любую предоставленную информацию

2.Any early answer would be appreciated – Будем признательны за любой ответ, пре-

доставленный в ближайшее время

3.We may be able to have regular orders if – Мы возможно сможем постоянно заказы-

вать вашу продукцию, если

-your prices are competitive – ваши цены конкурентоспособны

-the samples meet the standards – ваши образцы отвечают стандартам

–the samples meet with our customer’s approval – вашиобразцы одобренызаказчиком

–the samples complies with our requirements – ваши образцы удовлетворяют нашим требованиям

4.Please, send us a pro-forma invoice for customs purposes – Просим выслать ориенти-

ровочную счет-фактуру для таможенного контроля

5.We look forward to receiving your quotation (catalogue) – С нетерпением ждем коти-

ровку (каталог)

6.We look forward to your early reply – С нетерпением ждем вашего скорого ответа

7.Your prompt answer would be appreciated – Будем признательны за быстрый ответ

8.We look forward to hearing from you – С нетерпением ждем вашего ответа

V. Letter – Example

MATTHEWS & WILSON

Ladies’ Clothing

421 Michigan Avenue

Chicago, III. 60602

10