Информатика. Методички. OpenOffice. Табличный редактор. Работа в ОО.Сalc

В окне Добавить автоформат введите название создаваемого стиля ( рис. 10.19). Название может быть любым, но не должно повторять имена существующих уже встроенных и пользовательских стилей.

Рис. 10.19. Создание нового стиля Переименование стиля

Любой стиль автоформатирования, как пользовательский, так и встроенный, кроме стиля Базовый, можно переименовать.

Выделите любой диапазон листа размером не менее 4 на 4 ячейки. В меню Формат выберите команду Автоформат.

В диалоговом окне Автоформат выделите стиль в списке Формат и нажмите кнопку Переименовать (см. рис. 10.18).

В окне Переименовать автоформат введите новое имя стиля ( рис. 10.20). Имя стиля может быть любым, но не должно повторять имена существующих встроенных и пользовательских стилей.

Рис. 10.20. Переименование стиля Удаление стиля

Любой стиль автоформатирования, как пользовательский, так и встроенный, кроме стиля Базовый, можно удалить. Для этого достаточно выделить его в списке Формат и нажать кнопку Удалить (см. рис. 10.17 или рис. 10.18).

При этом оформление ячеек, установленное удаленным стилем автоформатирования, останется неизменным.

Лекция 11. Работа с данными Поиск и замена данных

Для простого и быстрого поиска текста на текущем листе используют панель инструментов Поиск.

Введите искомый текст в поле Найти.

Щелкните по кнопке Следующее. Если искомый текст имеется в ячейке, она будет выделена ( рис. 11.1).

Рис. 11.1. Поиск текста с использованием панели инструментов Найти Повторное нажатие кнопки Следующее выделит следующее вхождение

искомого текста. Аналогичным образом можно пользоваться кнопкой

Предыдущее.

Гораздо большие возможности для поиска дает диалоговое окно Найти и заменить ( рис. 11.2). Для отображения этого окна следует в панели инструментов Стандартная нажать кнопку Найти и заменить или выбрать эту команду в меню Правка. Поиск данных можно производить на всем листе или

в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках, а также сразу во всей книге.

Рис. 11.2. Диалоговое окно Найти и заменить Для еще большего расширения возможностей поиска следует нажать

кнопку Детали, после чего отобразится дополнительный раздел окна ( рис.

11.3).

Рис. 11.3. Диалоговое окно Найти и заменить с расширенными

возможностями

В раскрывающемся списке Искать в следует выбрать способ поиска: по формулам (Формулы) или по значениям ячеек (Значения). Например, ячейка может показывать значение "100", но содержать формулу =А8*25. При поиске числа "100" по формулам эта ячейка найдена не будет. При поиске числа "100" по значениям эта ячейка будет найдена. При поиске данных, введенных с клавиатуры, выбор того или иного параметра не имеет значения. Поиск также можно выполнять по примечаниям, добавленным к ячейкам (Заметки).

Искомые данные вводится в поле Найти. Искать можно текст, числа, даты, время, формулы и их значения. При поиске даты необходимо вводить ее в полном формате так, как она отображается в строке ввода. При желании в раскрывающемся списке поля Найти можно выбрать предыдущие варианты поиска.

Можно установить флажок Учитывать регистр, и тогда OpenOffice.org Calc при поиске будет различать прописные и строчные буквы.

Установка флажка Только слово целиком, обеспечивает поиск ячеек,

содержимое которых точно и полностью совпадает с набором символов, заданным в поле Найти, а не всех ячеек, в которые текст входит как составная часть. Например, для поиска ячейки с числом 5 установка указанного флажка позволит избежать нахождения множества ячеек с числами, содержащими цифру 5.

Флажок Только текущее выделение позволяет искать текст в выделенном фрагменте документа.

По умолчанию поиск производится от текущей ячейки курсора к концу листа. Установив флажок К началу документа, можно изменить направления поиска.

Установка флажка Регулярное выражение позволяет использовать при поиске подстановочные знаки.

Некоторые примеры использования подстановочных знаков приведены в таблице.

Флажок Поиск подобных позволяет искать похожие данные. После установки флажка рядом с ним активизируется кнопка. Нажав ее, можно настроить параметры подобия.

Для поиска не только на текущем листе, а во всем документе, следует установить флажок Поиск во всех листах.

Выбор направления поиска (переключатели Столбцы или Строки), как правило, большого значения не имеет.

Для нахождения ближайшей ячейки, содержащей искомое значение, следует нажать кнопку Найти. Найденная ячейка будет выделена, а ее содержимое отображено в строке формул. Для нахождения всех ячеек листа или книги, содержащих искомое значение, следует нажать кнопку Найти все. Все ячейки будут выделены.

При замене данных следует ввести заменяющие данные в поле Заменить на. При желании в раскрывающемся списке поля можно выбрать предыдущие варианты замен.

Для замены ближайшего вхождения искомых данных нажмите кнопку Заменить. Каждое следующее нажатие кнопки производит замену в следующей найденной ячейке. Для замены всех вхождений искомого данных нажмите кнопку Заменить все.

Сортировка данных Правила сортировки Общие правила

Сортировка – расположение данных на листе в определенном порядке. Чаще всего необходимо сортировать строки с данными, но можно

сортировать и столбцы. Как правило, при сортировке упорядочиваются целиком строки (столбцы), но можно сортировать и отдельные ячейки в выделенном диапазоне.

Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию. При желании можно сортировать данные в соответствии с собственным порядком сортировки.

Поскольку при сортировке OpenOffice.org Calc автоматически определяет связанный диапазон данных, сортируемый диапазон не должен иметь пустых столбцов и строк.

При сортировке заголовки столбцов обычно не сортируются вместе с данными, но сортируемый диапазон может и не иметь заголовков столбцов.

Прежде чем приступать к сортировке, рекомендуется сделать видимыми скрытые строки и столбцы.

Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым). Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам.

Порядок сортировки При сортировке по возрастанию используется следующий порядок.

Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.

При сортировке алфавитно-цифрового текста сравниваются значения по знакам слева направо. Например, если ячейка содержит текст "Дом100", она будет поставлена после ячейки, содержащей запись "Дом1", и перед ячейкой, содержащей запись "Дом12".

Текст, в том числе содержащий числа, сортируется в следующем порядке: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (пробел) ! " # $ % & () * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = >

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я

Если предназначенный для сортировки столбец содержит как числа, так и числа с текстом (например, 1, 1а, 2, 2а), все они должны быть отформатированы как текст. В противном случае после сортировки первыми будут располагаться числа, а за ними числа с текстом.

Логическое значение ЛОЖЬ ставится перед значением ИСТИНА. Все значения ошибки равны.

Пустые значения всегда ставятся в конец.

При сортировке по убыванию порядок заменяется на обратный, за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец списка.

Сортировка по значениям одного столбца Простейшая сортировка производится по данным одного столбца.

Выделите одну любую ячейку в столбце, по данным которого сортируется таблица.

Нажмите кнопку Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию панели инструментов Стандартная ( рис. 11.4)

Рис. 11.4. Простая сортировка Сортировка по нескольким столбцам

Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце и последующего осуществления сортировки другого столбца или строки в этих группах с одинаковыми значениями. Можно одновременно осуществлять сортировку по 3 столбцам.

Выделите одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных. В меню Данные выберите команду Сортировка.

Во вкладке Условия сортировки окна Сортировка в

раскрывающемся списке Сортировать по выберите название столбца, по данным которого будет выполняться первая сортировка. Затем в раскрывающихся списках Затем по выберите названия второго и, при необходимости, третьего столбца. После выбора всех необходимых уровней сортировки нажмите кнопку ОК ( рис. 11.5).

Рис. 11.5. Установка сортировки по нескольким столбцам Настройка параметров сортировки Некоторые параметры сортировки можно настроить.

Выделите одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных.

В меню Данные выберите команду Сортировка.

Во вкладке Параметры окна Сортировка установите необходимые параметры сортировки ( рис. 11.6).

Рис. 11.6. Настройка параметров сортировки Таблицу можно сортировать не по строкам, а по столбцам. Для этого в

разделе Направление следует установить переключатель Слева направо. Если таблица не имеет заголовков столбцов, для включения первой

строки в область сортировки следует снять флажок Заголовки в первой строке. При сортировке по столбцам этот флажок называется Содержит заголовки строк.

При сортировке можно учитывать регистр букв, установив соответствующий флажок. При этом сортировка сначала выполняется по прописным, затем по строчным буквам.

При сортировке данные обычно сохраняют установленный для них формат. Если снять флажок Включая форматы, сортироваться будут только данные таблицы, а форматы будут "закреплены" за ячейками. Например, если установить полужирное начертание для второй строки таблицы, то при любой сортировке без указанного флажка для данных во второй строке будет установлено полужирное начертание.