Практичне заняття №6
1. Оголошення. Запрошення. Посвідчення про відрядження
Оголошення (рос. объявление) - офіційне повідомлення, оповіщення, інформація про масовий захід: про час і зміст проведення нарад, засідань, зборів; про виконання роботи; про можливість посісти вакантну посаду шляхом участі у конкурсі; про час проведення концерту, конкурсу, цікавої чи важливої зустрічі; про захист курсової, дипломної роботи чи дисертації на здобуття наукового ступеня; про підприємницьку діяльність тощо.
Текст оголошення формулюється коротко й точно в усній (по радіо, телебаченню) чи письмовій формах. В оголошенні обов'язково зазначається, хто й про що повідомляє; дата виділяється іншим шрифтом; формулювання в тексті стислі.
За формою оголошення бувають писані, мальовані, друковані в газетах, журналах, на окремих аркушах. До останніх належать афіші, які рекламують вистави, кінофільми, концерти тощо.
В оголошеннях, крім чіткої мови, важливості теми, цікавості змісту, велике значення має оформлення; написання слів більшими й меншими літерами, добір кольорів, симетричність розташування повідомлень, а по радіо й телебаченню - час повідомлення, чіткість вимови, оригінальність композиції тексту.
Оголошення складають як окремі організації, підприємства, державні установи, навчальні заклади, так і приватні особи. Реквізити оголошення:
1. Назва виду документа.
2. Час проведення заходу.
3. Дата й місце проведення заходу.
4. Назва заходу.
5. Порядок денний (якщо це засідання) або тематика секційних засідань (якщо це конференція).
6. Адреса, способи проїзду.
Реквізити № 1-4 пишуть суцільним текстом, № 5-6 - з абзацу.
Зразки оголошень
ОГОЛОШЕННЯ
9 березня 2008 року о 15.00 в актовій залі Національного університету харчових технологій відбудеться літературний вечір, присвячений 190-й річниці з дня народження Тараса Шевченка.
Участь у вечорі беруть: Наталія Петренко, Валерія Смілянська, Анатолій Мойсієнко.
ОГОЛОШЕННЯ
Поліграфічна фірма "Світ" оголошує конкурс на заміщення вакантних посад:
Укладач текстів Вимоги до кандидатів: вища філологічна освіта, досвід роботи в рекламі, власні розроблення в галузі написання рекламних текстів.
Художник-дизайнер Вимоги до кандидатів: вища художня освіта, досвід роботи в галузі поліграфи не менш ніж 1 рік.
Контактні телефони: 446-2196,446-9124.
Резюме надсилати на адресу: svit@polygraphknyga.com.ua
до 25 березня 2008 року
Запрошення (рос. приглашение) -документ, який адресується конкретній особі й містить пропозиції взяти участь у події або заході. За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа й оголошення про майбутню подію. Оформлюється цей документ на окремих бланках із цупкого паперу або картону.
Запрошення бувають іменні (вони потребують пред'явлення документа, який засвідчує особу) та неіменні - офіційна листівка (запрошення) є вхідною перепусткою на урочисті збори, засідання з певного приводу, наукову конференцію, святкову подію, на концерт або вечір відпочинку.
Реквізити запрошеннях
1. Назва виду документа.
2. Звертання до адресата.
8. Текст, у якому зазначаються:
а) дата й час події;
б) місце події;
в) порядок денний, тематика події;
г) прізвища доповідачів з кожного питання;
д) прізвище й телефон відповідальної особи;
е) маршрут проїзду.
4. Підпис.
5, Печатка (за потреби).
Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. Обсяг запрошення може бути різним. Якщо запрошуються шановні, вищі за службовим становищем особи, в тексті вживають формули ввічливості та подяки за увагу.
Зразки запрошень
Запрошення
Шановний Ковальський Семене Антоновичу!
Оргкомітет з підготовки та проведення Днів культури Республіки Казахстан в Україні запрошує Вас на урочистий концерт, присвячений закриттю Днів культури Республіки Казахстан в Україні, який відбудеться в Національному палаці "Україна" 17 травня 2004 року о 19 годині.
Ваш ряд 13, місце 13.
Печатка
2. Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.
Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх - пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.
За функціональними ознаками службові листи переділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.
До листів, що потребують відповіді, належать:
o листи-прохання;
o листи-звернення;
o листи-пропозиції;
o листи-запити; 9 листи-вимоги.
До листів, що не потребують відповіді, належать:
o листи-попередження;
o листи-нагадування;
o листи-підтвердження;
o листи-відмови;
o супровідні листи;
o гарантійні листи;
o листи-повідомлення;
o рекомендаційний лист.
За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист - низці установ, колективний лист - на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.
За тематичною ознакою ділові листи поділяють на:
I. Комерційні — використовуються при підготовці до укладення комерційної угоди, а також під час виконання умов договорів. До них відносяться такі ділові листи:
лист-відповідь — лист, що містить відомості, за які попередньо було зроблено запит;
лист-запит — лист, в якому адресант звертається з певним питанням до адресата, наприклад, звернення однієї сторони до іншої про бажання укласти угоду, як правило, без зазначення умов угоди або уточнити якесь питання при здійсненні угоди;
лист-інформація — містить інформацію про стан якихось справ, що можуть цікавити ту організацію, до якої цей лист надсилається;
лист-попередження — лист, в якому адресат попереджається про припинення попередньої домовленності, у разі невиконання ним своїх зобов'язань;
лист-пропозиція (оферта) — заява особи про бажання укласти угоду із зазначенням конкретних умов угоди;
лист-претензія (рекламація) — претензії до сторони угоди, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання, і вимога відшкодування збитків;
лист-нагадування — містить нагадування про виконання домовленостей, зобов'язань і заходи, які будуть прийняті у разі їхнього невиконання;
II. Некомерційні — використовуються при вирішенні різноманітних організаційних, правових питань, економічних взаємин. До них відносяться:
лист-гарантія — містить в собі підтвердження певних зобов'язань або умов й адресується окремій організації чи установі.
інформаційний лист (лист-повідомлення) — передбачає інформування про якісь події чи факти, які становлять інтерес або можуть зацікавити адресата;
лист-підтвердження — містить підтвердження отримання якогось товару, згоди з чим-небудь, якогось факту тощо;
лист-подяка — містить вираз подяки з якогось приводу;
лист-привітання — містить вітання з якогось приводу;
лист-запрошення — містить запрошення на якийсь захід;
лист-прохання — містить прохання зробити або припинити якусь дію, спонукати до дії тощо;
лист-рекомендація — лист із попереднього місця роботи, що характеризує професійні якості здобувача роботи або лист із рекомендаціями відомого адресату листа партнера, фірми.
лист-співчуття — містить співчуття з якогось приводу;
інструкційний лист — містить вказівки та роз'яснення підвідомчим організаціям;
супровідний лист — складається для повідомлення адресату про направлення якихось супровідних (неадресованих) документів, матеріальних цінностей тощо
За структурою виділяють такі ділові листи:
Регламентовані — укладаються за певним встановленому зразку.
Нерегламентовані — містять авторський текст і складаються у вільній формі, не мають встановленого зразка.
За кількістю адресатів
Звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента.
Циркулярні — надсилаються цілій низці установ (наприклад, керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес)).
Колективні — надсилаються на одну адресу, але пишуть його від імені кількох кореспондентів.
За формою відправлення ділові листи можуть бути:
Конвертові — надіслані за допомогою пошти в конверті (поштове відправлення).
Електронні — надіслані в електронному вигляді на e-mail (електронна пошта).
Факсові — надіслані факсом (факсове повідомлення).