Тема 1. Системна модель менеджменту організації
1. Організація як складна система та об’єкт управління
2. Взаємозв’язок та взаємозалежність внутрішніх елементів організації та факторів зовнішнього середовища
3. Суть функціонального бачення організації
4. Системне бачення організації
5. Характеристика основних підсистем організації
6. Моделі організації як відкритої динамічної системи
7. Узгодження цілей, стратегій і потенціалу організації
8. Підпорядкування результативності організації
9. Рівні досконалості і синергізм управління організації
Організація як складна система та об’єкт управління
Суспільство складається з безлічі організацій, з якими пов’язані всі аспекти і прояви людського життя – суспільства в цілому, економіки, науки, культури, освіти, оборони, навіть особистого життя. Менеджмент організацій покликаний відповісти на запитання: навіщо організації потрібні, як вони створюються, функціонують і змінюються, чому члени організацій діють саме так, а не інакше. Оволодіння знаннями про це дає можливість обґрунтовано і професійно підходити до формування організацій, до розуміння і регулювання процесів, що відбуваються в них, до визначення курсу дій і керівництва його реалізацією в інтересах досягнення поставлених цілей.
Організація – це соціальне утворення з визначеними межами, яке свідомо координується і функціонує на відносно постійній основі для досягнення загальної мети. Під словами “яке свідомо координується” ми розуміємо управління, під “соціальним утворенням” – те, що організація складається з людей чи груп осіб, які взаємодіють між собою. Організаційні процеси містять у собі соціальну сутність, а взаємодія членів груп повинна бути збалансованою і припускає необхідність у координації.
Поняття “організація” належить до числа найбільш часто вживаних (рис.1.1).
Рис. 1.1. Поняття організації
Воно вживається щонайменше у трьох значеннях:
організація як система;
організація як стан;
організація як процес.
Організації як системіпритаманні такі ознаки:
цілісність– передбачається, що система являє собою сукупність конкретних елементів із властивими тільки їм властивостями і характером взаємозв’язку. Таким чином, система виділяється з нескінченного різноманіття об’єктів матеріального світу;
подільність– передбачається, що система допускає розподіл її на підсистеми й елементи, що, у свою чергу, мають системні властивості. Сама ж досліджувана система входить у більш широку сукупність елементів, тобто в систему більш високого рівня.
Система – це об’єднання окремих самостійних частин (елементів), кожна з яких обов’язково володіє хоча б однією властивістю, що забезпечує досягнення мети системи. Інакше кажучи, система припускає тільки таке об’єднання частин у ціле, що забезпечує її існування через здатність елементів досягати мети. Система як об’єднання має низку специфічних властивостей цілого (рис.1.2).
Рис. 1.2. Властивості системи
От найістотніші з них:
головна властивість – здатність її елементів до взаємодії. Це основна умова існування системи, тому що із втратою елементами здатності взаємодіяти вона неминуче перестає існувати;
друга властивість – “елементарний” склад частин (підсистем). Найпростішим чином організована система обов’язково повинна складатися принаймні із трьох підсистем, що виконують функції входу, виходу і відносин між ними;
третя властивість – упорядкованість – є загальна особливість не тільки самої системи, а й її частин: входу, виходу і відносин між ними. Ця властивість виявляється в їхній взаємодії в строго встановленому порядку;
четверта істотна властивість – цілісність. Вона обумовлена тим, що системи без підсистем не буває і тому будь-яка система стосовно них завжди виступає як ціле. Система являє собою якісно визначену сукупність підсистем, пов’язаних у єдине ціле, що має властивості, відсутні в підсистемі;
п’ята істотна властивість – структурованість. Структурою називають загальний, відносно стійкий, що змінюється в часі і просторі, спосіб організації внутрішніх зв’язків і відносин системи.
Усяка система має різні види структур. Структура є кінцева сукупність елементів і відносин між цими ж елементами. Елементи розрізняються між собою своїми властивостями. Кожен елемент може виявити притаманні йому властивості лише вступивши у взаємодію з іншими придатними елементами.
Умови і способи реалізації елементами своїх властивостей називаються відносинами.
Ті відносини, що реалізуються в процесі функціонування системи (якщо елементи взаємодіють між собою й обмінюються продуктами своєї діяльності), переходять у зв’язки, а інші зберігаються як відносини. Наприклад, відносини між структурними підрозділами переходять у зв’язки, якщо вони обмінюються інформацією.
Недіючих систем не існує. Система перестає бути такою і зводиться до набору елементів, як тільки зупиняється “плин” процесів перетворення деякої субстанції (матеріалу в продукцію, електричної енергії в механічну і т.д.), заради якої вона існує.
Однією з найважливіших системоутворюючих властивостей системи є зв’язаність, яка означає, що всі елементи прямо чи побічно пов’язані один з одним і видалення чи додавання одного з елементів у загальному випадку змінює відношення між іншими елементами системи, тобто система змінює свої властивості.
Як правило, будь-яку досліджувану систему можна розглядати як елемент системи більш високого порядку. Елементи будь-якої системи, у свою чергу, можуть виступати як системи більш низького порядку.
Під елементомсистеми розуміють самостійне (відособлене) утворення системи (частина системи), що має свої специфічні риси, властивості й особливе значення.
Функціонування системи як єдиного цілого забезпечується зв’язками між її елементами (рис. 1.3).
Рис. 1.3. Типи зв’язків в системі
Відомі три типи зв’язків:
функціонально необхідні – за допомогою їх формуються відносини, визначені для даної системи (наприклад, соціально-економічні): відносини управління, підпорядкованості, соціальні відносини тощо;
синергетичні (спільної дії) – при спільних діях деяких частин елементів системи вони забезпечують збільшення загального ефекту цих дій до величини, що перевищує суму ефектів від тих частин, що діють незалежно;
надлишкові – зайві чи суперечливі.
Коли йдеться про стан системи, то ми маємо на увазі її організованість, тобто наявність певного порядку чи ступінь упорядкованості системи, у тому числі в її побудові та функціонуванні.
Багато недоліків виробничої діяльності поясняються організаційними причинами. Тому підвищення організованості, знання її законів – важливий резерв підвищення ефективності виробничих систем.
Організація як процес є прояв суспільної діяльності, що виникла на основі суспільного поділу праці. Функціональним призначенням організації в цьому значенні є створення нових і удосконалення створених та функціонуючих систем будь-якого виду. Тому організувати – означає створити нову систему або поліпшити стан колишньої в процесі її функціонування відповідно до мінливих внутрішніх і зовнішніх умов.
Організація як форма суспільної діяльності завжди конкретна, як і інші види праці. Конкретність організації обумовлюється її об’єктом. Для виробничої системи велике значення має організація виробництва, праці та управління.
Організація як процес здійснюється людьми. Вона сформувалася у величезний самостійний об’єкт, тому виділилася також особлива група професійних працівників, яких називають фахівцями з організації виробництва, праці та управління. У своїй практичній діяльності вони широко використовують організаційні методи, що забезпечують реалізацію організаційних впливів. Застосування заходів організації як засобу удосконалення систем припускає наявність загальних організаційних основ. Такими є об’єктивні закони організації.
Організація процесу управління, як і всяка організація взагалі, припускає розподіл і закріплення робіт по етапах, регламентування та нормування їхньої послідовності й термінів, встановлення міри дисциплінарних стягнень, введення обов’язкових вимог здійснення процесу управління.
Організація процесу управління – це всебічне його упорядкування, що визначає чіткість, послідовність і припустимі межі його здійснення. Інакше кажучи, це доцільна побудова процесу управління в часі й просторі відповідно до потреб узгодження спільної праці в соціально-економічній системі з завданнями підвищення ефективності управління виробництвом.
Організація процесу управління припускає встановлення:
• необхідної послідовності виконання різних його циклів, етапів, стадій і операцій, а також можливої та необхідної у певних умовах паралельності виконання різних робіт;
• тимчасових меж виконання робіт певного виду і їхнє групування за факторами інтенсифікації управління;
• чіткого порядку надходження необхідної і достатньої інформації для нормального і своєчасного здійснення кожного з етапів процесу управління і всіх його операцій;
• порядку участі різних ланок системи управління в етапах процесу управління;
• процедур процесу управління як обов’язкових операцій для певного виду робіт (операцій узгодження, обговорення, візування, затвердження, інформування й ін.).
Всі існуючі організації поділяються на:
• штучні;
• соціальні;
• відкриті;
• майже постійні;
• нестабільні.
Якщо організацію розглядати в рамках галузі як системи більш високого рівня, то ця організація є підсистемою даної системи.
З розглянутих вище визначень і з того, що відомо про системи, випливають такі загальні характеристики організації.
1. Будь-яка організація – це система, що може бути піддана аналізу, побудована і керована на основі загальних принципів.
2. Подібні системи є більшою мірою динамічні, аніж статичні, у зв’язку з чим варто враховувати їхню природу, що змінюється.
3. Елементи кожної системи функціонально об’єднані.
4. Будь-яка організація видає вихідну продукцію, що спрямована на досягнення мети системи [9, с. 62].
Компоненти системи. У складі кожної системи можна вирізнити дві тісно взаємодіючі підсистеми – керуючу і керовану. Керуюча підсистема – це “що” чи “хто” керує, а керована – “чим” чи “ким” керують. Аналогічними за змістом є поняття “суб’єкт управління” і “об’єкт управління”.
У цьому розумінні будь-яку організовану соціально-економічну систему можна подати у вигляді сукупності керуючої підсистеми (суб’єкт управління) і керованої підсистеми (об’єкт управління) (рис. 1.4).
Рис. 1.4. Взаємодія суб’єкта та об’єкта управління
Суб’єкт і об’єкт управління взаємодіють за допомогою каналів зв’язку, по яких проходять потоки інформації. Ці потоки являють собою керуючі впливи і повідомлення щодо стану керованого об’єкта. Управління можна представити як процес обміну видами діяльності, внаслідок якого система нормалізується і приводиться в стан динамічної рівноваги.
Динамічна рівновага організації настає під впливом факторів зовнішнього середовища. Впливи надходять у вигляді відхилень від норм у забезпеченні ресурсами (несвоєчасне постачання матеріалів, сировини, кредитів і т.д.), а також відхилень у процесі перетворення ресурсів на готову продукцію.
Інформація про відповідні дії надходить по каналах зворотного зв’язку.
Зв’язок, що обслуговує апарат управління (суб’єкта), який розробляє управлінські рішення (вплив) і забезпечує передачу останніх на об’єкт управління, називають прямим зв’язком. Зворотні зв’язки, що несуть інформацію про стан об’єкта і його реакцію на управлінські рішення, служать базою формування коригувального впливу на вхід динамічної системи. Таким чином, здійснюється зв’язок між “входом” (цілями, нормами, ресурсами) і “виходом” системи, що характеризує ступінь досягнення заданої мети (результату).
Вхід системи – це потік ресурсів, що надходять до об’єкта управління, і потоки інформації про ресурси, фактори зовнішнього середовища й операції, які здійснюються в об’єкті. Ці потоки інформації надходять до суб’єкта управління (апарат управління). Вхід (як самі ресурси, так і інформація для управління) обробляється відповідно до встановленого порядку здійснення операцій з метою одержання вихідних результатів.
Процес перетворення в системі полягає у відпрацьовуванні програм і здійсненні порядку (технології) виконання операцій над ресурсами й інформацією.
Процес перетворення в керованій і керуючій підсистемах відрізняється не тільки входами, а й елементами процесу перетворення і корисних продуктів (виходом).
В об’єкті проходить цілеспрямований процес, завдяки якому відбувається перетворення окремих елементів на корисну продукцію. Інакше кажучи, цей процес є визначеною технологією, відповідно до якої завершується трансформація витрат у продукцію.
Істотним компонентом у керуючій підсистемі, крім суб’єкта, є ті чи інші засоби управління системою. Основне призначення керуючої підсистеми полягає в стабілізації вихідних даних, системи у встановлених межах, обумовлених цілями, нормами і цінностями. Така стабілізація може бути досягнута тільки тоді, коли:
1) вихідні дані можуть бути порівняні з встановленими цілями і нормами;
2) передбачений механізм зворотного зв’язку для видачі коригувальної інформації у вигляді вхідних даних у систему, що відбиває відхилення в процесі перетворення ресурсів.
Вихід системи представлений двома результатами:
управлінськими рішеннями, що є результатом обробки інформації;
корисними продуктами (товарами, знаннями, послугами), які одержують внаслідок переробки ресурсів [9, с. 64 – 67].
Таким чином, система – це об’єднання компонентів і елементів в інтересах досягнення бажаної мети. Компонентами системи є керуюча і керована підсистеми, зовнішнє середовище, вхід, процес перетворення, вихід, канали зв’язку. Її елементами є порядок здійснення операцій (технологія), устаткування, структури і люди.
Наприклад, виробнича організаційна система – це група людей, які об’єднані у певну структуру (сукупність елементів), що здійснюють операції по збору і обробці матеріальних та інформаційних ресурсів (види діяльності) в інтересах досягнення великої кількості загальних цілей, включаючи економічну вигоду виробництва (досягнення загальних цілей), шляхом фінансування, конструювання, забезпечення ресурсами (використання компонентів у вигляді даних, енергії і матеріальних ресурсів) і забезпечує виробництво (процес перетворення) і збут у заданому обсязі (видача матеріальної продукції в разі виникнення потреби в ній) [9, с. 67].
Елементи і компоненти різних систем відрізняються кількістю, розмірами, властивостями, але не своїм призначенням, тобто роллю, що вони покликані відігравати в складі системи. Якщо система є досить великою і складається з підсистем (відповідно до принципу ієрархічності), а кожна підсистема також складається зі своїх підсистем, мабуть, можна дійти до таких дрібних частин системи, що уже не є підсистемами. Іншими словами, в ієрархії підсистем компоненти системи існують на самому найнижчому рівні.
Компоненти системи мають певні властивості чи характеристики. Ці характеристики впливають на функціонування системи, на її швидкодію, точність, надійність, ємність і багато інших її особливостей.
У добре організованих системах кожен елемент (як частина) необхідний для підтримки і функціонування цілого і поза цілим існувати не може. Інакше кажучи, частина необхідна для існування цілого, а ціле необхідне для існування частини.
Будь-яка організація працює за відповідними законами (рис.1.5).
Основний закон організації – закон синергії, який полягає в тому, що сума властивостей (потенціалів, енергії, якостей) організованого цілого перевищує “арифметичну” суму властивостей кожного з окремих елементів.
При цьому під властивістю елемента розуміється склад параметрів, що характеризують його, їхня взаємозалежність, зміни в часі.
Рис. 1.5. Закони, що діють в організації
Закон єдності аналізу і синтезу полягає в тому, що процеси поділу, спеціалізації, диференціації, з одного боку, доповнюються протилежними процесами – з’єднання, універсалізації, інтеграції – з другого.
Використання цього закону припускає вибір ознак чи основ спочатку для розподілу (класифікації), а потім для з’єднання (групування) у нові класи. Дуже важливо при цьому встановити порівняльні “плюси” і “мінуси” припустимих варіантів як поділу, так і з’єднання, а також їхній вплив на результати (ефективність) діяльності.
Розглянутий закон у всіх випадках виражає вимогу поділу діючих систем на такі підсистеми, перегрупування (трансформація) яких у нові системи забезпечували б їхнє ефективне функціонування.
Закон пропорційності припускає необхідність певного співвідношення між частинами цілого.
Закон композиції виражає така вимога: ціль діяльності підсистеми одночасно є однією з підцілей діяльності всієї системи.
Відповідно до закону самозбереження кожна реальна фізична (матеріальна) система прагне зберегти себе як цілісне утворення і, отже, ощадливіше витрачати свої ресурси.
Закон організованості – інформованості свідчить, що в системі не може бути більше порядку, ніж інформації.
Закон онтогенезу визначає, що кожна організація проходить у своєму розвитку такі фази життєвого циклу: становлення – розквіт – угасання.
Насамкінець треба зазначити, що універсальні закони організації діють не ізольовано, а у взаємозв’язку.
Організація має відносно визначені межі, що можуть змінюватися згодом. Члени організації, на яких покладаються певні обов’язки, роблять свій внесок у досягнення встановлених цілей. Перевага організованих груп полягає в тому, що людина, входячи до складу колективу, може більш успішно досягти своїх цілей, ніж індивідуально. Тому для досягнення своїх цілей вона створює інтегровані, кооперативні системи поведінки.
Визначення організації передбачає необхідність формального координування взаємодії працівників. Структура організації визначає, яким чином повинні бути розподілені завдання, хто доповідає і кому, які формальні координуючі механізми і моделі взаємодії. Для неї характерна комплексність, формалізація і певне співвідношення централізації і децентралізації.
Комплексність розглядає ступінь диференціації в рамках організації. Вона включає рівень спеціалізації чи поділу праці, кількість рівнів в ієрархії організації і ступінь територіального розподілу частин організації.
Під формалізацією розуміють заздалегідь розроблені та встановлені правила й процедури, що визначають поведінку працівників. Деякі організації мінімально оперують з такими стандартними директивами. Інші мають усі типи правил, що інструктують працівників з приводу того, що вони можуть і чого не можуть робити.
Співвідношення централізації і децентралізації визначається рівнями, на яких розробляються і приймаються управлінські рішення в організації. У деяких організаціях процес прийняття рішень дуже централізований, дії з вирішення проблем починаються вищими керівниками, в інших випадках прийняття рішень децентралізоване, відповідальність делегується вниз за ієрархією. Прийняті співвідношення централізації і децентралізації визначають характер і тип організаційної структури управління, яка встановлюється.
Зразкова характеристика призначення організації в узагальненому вигляді включає:
продукти чи послуги, які пропонуються;
місце і роль у системі ринкових відносин;
цілі організації (виживання, ріст, прибутковість);
технологію (процеси, інновації);
філософію (базові погляди, цінності, мотивації);
внутрішню концепцію (джерела сили, ступінь конкурентоспроможності, фактори виживання);
зовнішній образ, імідж (відповідальність перед партнерами, споживачами, суспільством у цілому).