Создание списков.

Если ввести в ячейку строку, которая содержит число (например, "глава 1"), то при раз­множении содержимого ячейки числовое значение будет увеличиваться на единицу ("глава 2", "глава 3", и т.д.). Полезное свойство для заполнения заголовков таблиц, на­пример: "1 квартал", "2 квартал" и т.д.

Введем в ячейку G1 буквы Пн и размножим ячейку вниз. Дни недели будут обновляться до Вс, а затем повторится список. То же самое произойдет, если будет введено полное название дня недели.

Аналогичный эффект будет, если в ячейку Н1 ввести янв или январь, а затем размножить ячейку вниз. После декабря снова повторится полный набор месяцев.

Эти эффекты происходят потому, что в менюСервис-Параметры-Списки имеются те самые перечни значений, которые повторяются при размножении ячеек (рисунок).

В последней версии Excel это окно находится по следующему пути: Файл Параметры  Дополнительно  Создавать списки для сортировки и заполнения (в самом конце раздела: внизу).

Можно создать свой список: для этого надо щелкнуть мышью в окне Элементы списка и ввести эти элементы по одному в строке (нажимая после каждого Enter), или все элементы в одну строку, разделяя их запятой, после чего нажать кнопку Добавить. Новый список переместится в левый столбец и его можно будет использовать для автоматического создания списка: ввести значение любого элемента и размножить его.

Пользовательский формат даты. Использование Мастера функций.

Открыть или добавить новый лист, которому дать название Титул. Это будет титульный лист книги, из которого мы будем попадать на нужные нам листы, нажимая кнопки, которые мы создадим позже. На этом занятии начинаем использовать функции.

Функции в Excel используются для выполнения вычислений. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций вы можете использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.

Чтобы использовать функцию, нужно ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в формуле символы, называется синтаксисом функции. Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Если функция появляется в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.

Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой “;”. Скобки позволяют Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны располагаться аргументы. Не следует вставлять пробелы между названием функции и скобками.

В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. В свою очередь эти формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций. В последней версии Excel – может быть до 64 уровней вложения.

Для удобства работы функции в Excel разбиты по категориям: статистические, текстовые и математические и др.

При помощи текстовых функций имеется возможность обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные, записывать символы в строго определенное место текста и многое другое.

С помощью функций даты и времени можно решить практически любые задачи, связанные с учетом даты или времени (например, определить возраст, вычислить стаж работы, определить число рабочих дней на любом промежутке времени).

Логические функции помогают создавать сложные формулы, которые в зависимости от выполнения тех или иных условий будут совершать различные виды обработки данных.

Для работы с функциями используется встроенная программа Мастер функ­ций.

Выделим диапазон А1:К20 и сделаем его заливку любым цветом. В ячейку А1 напишемТитульный лист, объединим ячейки А1:Е1 и сделаем размер шрифта 20. В ячейку J1 вызовем Мастер функ­ций. Самый простой способ – с по­мощью сочетания клавиш Shift+F3. Или: Вставка-Функция (или Формулы-Вставить функцию).

На первом шаге работы Мастера выберем категорию Дата и время и щелкнем по функции СЕГОДНЯ() (рисунок справа), нажмем кнопку ОК. Появится окно второго шага с именем заданной функции (на втором шаге надо вводить значения аргументов) и сообщением, что у этой функции нет аргументов. Нажмем ОК, окно Мастера функций закроется, а в ячейке J1 появится дата.

То же самое проделаем и для ячейки К1. Здесь также появится сегодняшняя дата. Но для этой ячейкиизменим ФОРМАТ представления данных. Для этого нажмем сочетание Ctrl+1, ко­торое вызывает окно Формат ячеек (см. рисунок ниже). Щелкнув вкладку Число, выделим в столбце Числовые форматы строку (все форматы). В поле Тип: введем четыре буквы "Д". В процессе ввода под надписью Образец будут появляться изображения даты, соответствующие введенному формату.

Так, при значении "ДД" под словом Образец будет число (день), обозначенное двумя цифрами, при значении "ДДД" – день недели двумя буквами, а при значении "ДДДД" – день недели полностью (как на рисунке; регистр вводимых в поле Тип: букв значения не имеет).

Этот пример – самая яр­кая иллюстрация того, что же собой представляет ФОРМАТ ДАННЫХ – введенные одной функцией значения отобража­ются абсолютно по-разному – в одном случае в формате даты (день, месяц, год), а в другом – в виде названия дня недели.