М.Ф. Шумейко К.И. Козак В.Д. Селеменев
Архивоведение Беларуси
Учебное пособие для студентов исторических факультетов вузов специализации “Архивоведение”
Допущено Министерством образования Республики Беларусь
Минск
1997
СОДЕРЖАНИЕ
Раздел 2
Теория и методика архивного дела 218
Глава 10. Классификация архивных документов 219
§ 1. Классификация документов Национального архивного фонда Беларуси 221
§ 2. Классификация документов в пределах архивов 223
§ 3. Классификация документов в пределах архивных фондов 229
Глава 11. Экспертиза ценности документов и комплектование государственных архивов Беларуси 235
§ 1. Экспертиза ценности документов 235
§ 2. Перечни документов 242
§ 3. Комплектование государственных архивов 247
Глава 12. Организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений 261
Глава 13. Учет и обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Беларуси 267
§ 1. Назначение и виды учета 267
§ 2. Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Беларуси 278
Глава 14. Система научно-справочного аппарата к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь 289
§ 1. Задачи и структура системы научно- справочного аппарата 289
§ 2. Описание дел 292
§ 3. Историческая справка учреждения- фондообразователя 299
§ 4. Виды научно-справочного аппарата 301
§ 5. Автоматизированные информационно- поисковые системы 339
Глава 15. Организация использования документов Государственного архивного фонда Беларуси 342
§ 1. Цели научно-информационной деятельности госархивов 342
§ 2. Инициативное информирование 344
§ 3. Работа читального зала архива 345
§ 4. Организация выставок документов 347
§ 5. Исполнение запросов учреждений и обращений граждан 349
§ 6. Выдача архивных документов во временное пользование учреждениям 352
Глава 16. Организация работы архивных учреждений 353
§ 1. Государственная архивная служба Беларуси 353
§ 2. Научно-исследовательская работа архивных учреждений 356
§ 3. Методическая работа архивных учреждений 359
Глава10
Классификация архивных документов
Как известно, материальными носителями долговременной социальной памяти являются документы: летописи, грамоты, законодательные акты, декреты, листовки, плакаты, чертежи, фотографии, кинофильмы, видеозаписи. Созданные в различные исторические периоды начиная с древнейших времен и кончая нашими днями в процессе государственной, экономической, общественно-политической, социально-культурной деятельности белорусского народа и имеющие научно-историческую ценность, они образуют Национальный архивный фонд Республики Беларусь (НАФ РБ).
Для того чтобы ориентироваться в этой массе документной информации, облегчить ее использование в интересах общества, необходима научная классификация документов, т.е. их группировка по наиболее существенным признакам. Классификация НАФ Беларуси включает три этапа. Объектом классификации первого этапа является весь комплекс Национального архивного фонда, второго — документы отдельного архива, третьего — документы конкретных фондов.
Основной классификационной единицей для группировки документов НАФ Беларуси выступает архивный фонд, который представляет собой совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности юридических и физических лиц и имеющих научно-историческую ценность. Разновидностями архивного фонда являются: фонд учреждения, фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд и архивная коллекция.
Архивный фонд учреждения — это комплекс документов, образовавшихся в деятельности конкретного учреждения и подлежащих передаче на постоянное хранение.
Архивный фонд личного происхождения состоит из документов, созданных в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.
Объединенный архивный фонд представляет собой комплекс документов, образовавшихся в деятельности двух и более учреждений, имевших между собой исторические или логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, деятельности на определенной территории, подчиненность, единство объекта и времени деятельности и т.д.). В Госархиве Могилевской области, например, имеется фонд “Школы Горецкого района”, который создан в результате объединения дел однородных по целевому назначению учреждений, действовавших на определенной территории. По признаку подчиненности и действия на определенной территории образован в этом же архиве объединенный фонд “Горецкий районный союз потребительских обществ Могилевского облпотребсоюза, райзаготконтора, сельские потребительские общества”.
Архивная коллекция — это совокупность отдельных документов, представляющих научно-историческую ценность и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектовому, авторскому, хронологическому и др.). В Национальном историческом архиве Беларуси имеется коллекция топографических карт, планов городов, деревень, сел, имений Минской губернии за 1798—1906 гг. Основой для ее создания послужил номинальный признак (вид документов — планы, карты). В НА РБ хранится сформированная по тематическому признаку коллекция агитационных документов предвыборной кампании по выборам в Верховный и местные советы БССР в 1990 г.
Учреждения, организации, предприятия и отдельные лица, в деятельности которых образуются документы, называются фондообразователями. Из их документов и формируются архивные фонды.
Каждое ли учреждение является фондообразователем? Нет. Фондообразователем может быть только самостоятельное, организационно обособленное учреждение. Для него характерно наличие правового акта об образовании, компетенции, функциях, порядке деятельности (указа, постановления, приказа, устава, положения и т.д.), самостоятельного баланса (сметы), расчетного счета в банке, штатного расписания, печати, углового штампа. Структурные части учреждения, не имеющие оперативной и организационной самостоятельности (функциональные управления, отделы и др.), вспомогательные службы, созданные для удовлетворения культурно-бытовых потребностей его сотрудников (столовые, библиотеки, детские сады и т.д.), не являются самостоятельными фондообразователями.
Документы архивного фонда органически связаны между собой, их содержание отражает единый процесс деятельности учреждения. Дробление архивных фондов ведет к разрушению этой связи, обесценивает их в научном отношении, затрудняет использование документов и мешает их систематизации. Поэтому при научной классификации документов Национального архивного фонда архивисты руководствуются принципом недробимости архивных фондов. Он не допускает разделения документов архивного фонда между несколькими государственными архивами*.