Копирование таблиц в Microsoft Access

Чтобы скопировать таблицу в Microsoft Access, ее выделяют в окне базы данных и используют стандартные кнопки «Копировать» и «Вставить». В появившемся окне задается имя новой таблице и активизируется соответствующий параметр вставки.

Переключатели группы «Параметров вставки»

Название переключателя	Выполняемое действие
Только структура	Осуществляется копирование в новую таблицу только структуры исходной таблицы, записей в новой таблице нет.
Структура и данные	Происходит полное дублирование исходной таблицы под другим именем.
Добавление данных в таблицу	Выполняется добавление данных из одной таблицы в другую, при этом структуры обеих таблиц должны полностью совпадать.

Связывание таблиц

Для реляционных СУБД данные разных категорий хранятся в разных таблицах. Это позволяет исключить избыточность информации. Различают несколько типов реляционной связи.

На практике наиболее часто встречается связь «один-ко-многим» (1:М). При таком типе связи каждой записи главной таблицы могут быть поставлены в соответствие одна или несколько записей, так называемой, подчиненной таблицы.

Для создания связи необходимо определить первичный ключ, как для главной так и для подчиненной таблиц. Определение первичного ключа для подчиненной таблицы хотя и не является обязательным, но значительно увеличивает скорость работы. Для подчиненной таблицы надо определить поле вторичного ключа, тип данных и размер, которые совпадают с полем первичного ключа главной таблицы. Вторичные ключи отличаются от первичных тем, что для них допускаются наличие одинаковых значений полей.

MS Access автоматически следит за обеспечением целостности данных. Если редактировать запись в подчиненной таблице, то эта запись может быть сохранена лишь в том случае, если значение связующего поля присутствует в главной таблице. При редактировании главной таблицы можно удалить запись лишь в том случае, если эта запись не связана с записями подчиненной таблицы.

Рисунок 1.4 - Окно «Добавление таблицы»

Рисунок 1.5 – Окно «Изменение связей»

Для создания связей между таблицами в MS Access используется «Схема данных», попасть в которую можно, выполнив команду «Работа с базами данных»«Схема данных…». При этом появляется диалоговое окно «Добавление таблицы» (рисунок 1.4). Здесь необходимо выделить имя добавляемой таблицы и нажать на кнопку «Добавить». После добавления всех таблиц, окно закрывается. Далее следует маркировать в одной из таблиц поле для связи, нажать на левую кнопку мыши, переместить поле во вторую таблицу, отпустить левую кнопку мыши. В появившемся диалоговом окне «Связи» установить флажок «Обеспечение целостности данных» и один или оба флажка: «каскадное обновление связанных полей», «каскадное удаление связанных полей». При помощи кнопки «Объединение…» установить параметры объединения записей в полях. Проверьте тип отношений между записями (рисунок 1.5) и нажмите экранную кнопку «Создать».