2. Створення запиту з декількох таблиць

Для створення запиту в режимі конструктора на основі зв'язаних таблиць натисніть кнопку «Новий об'єкт: запит» на сторінці «стрічки» «Створення». У вікні «Додавання таблиці» виділимо таблиці «Витрати», «Співробітники» і «Статті витрат», утримуючи натиснутою клавішу Ctrl. Потім натисніть кнопку «Додати». Після додавання всіх необхідних таблиць натисніть кнопку «Закрити».

У верхній частині робочої області конструктора представлені включені в запит таблиці і зв'язки між ними.

У нижній частині, в таблиці задання полів запиту, клацніть на стрілці вибору першого поля.

У списку, що відкрився, представлені всі поля всіх таблиць запиту. Виберіть поле «Дата» з таблиці «Витрати».

Таким же чином виберемо наступні поля – поле «ФІО» з таблиці «Співробітники», поле «Сума» з таблиці «Витрати» і поле «Стаття витрат» з таблиці «Статті витрат». Якщо якесь поле було вибране помилково, виділити відповідний стовпець таблиці і видалити його, натиснувши на кнопку «Видалити стовпці» на сторінці «стрічки» «Конструктор». Потім можна буде повторити вибір поля. По будь-якому з вибраних полів можна задати умову відбору. Наприклад, можна включити в запит тільки ті записи таблиці «Витрати», для яких значення поля «Сума» буде більше 20. Натисніть кнопку «Виконати» для повернення в режим таблиці і перегляду результатів виконання запиту.

Отримана в результаті виконання запиту вибірка включає зв'язані дані зі всіх трьох таблиць, причому у вибірці немає жодного запису, для якого значення поля «Сума» менше або рівно двадцяти.

3. Підрахунок даних за допомогою запиту

У запитах Microsoft Office Access 2007 можна використовувати статистичні функції для виконання різних розрахунків за наявними даними. Використовувати статистичні функції можна, як мінімум, двома способами. Один з них – додавання в таблицю з результатами запиту рядка підсумків, як для звичайної таблиці. На сторінці «стрічки» «Головна» розкрийте розділ «Записи»

і натисніть кнопку «Підсумки».

Для кожного поля вибірки можна задати свій спосіб підрахунку підсумків. Клацніть в клітинці поля «Сума» розкрийте список і виберіть функцію «Сума».

Аналогічним чином встановимо для поля «Дата» варіант «Максимальне значення».

Тепер в останньому рядку таблиці відображається найпізніша з дат і загальна сума витрат по всіх записах вибірки. Використання рядка «Підсумок» дозволяє проводити підрахунок даних по вибірці, не змінюючи структуру запиту. Відключити рядок «Підсумки» треба так: розкрийте розділ «Записи». Натисніть кнопку «Підсумки» і перемкніться в режим конструктора.

Другий спосіб підрахунку – використання підсумкових запитів. У підсумковому запиті обчислюються проміжні підсумки по групах записів, тобто спочатку згрупуються записи, що мають однакові значення в заданих полях, а потім обчислюється необхідна статистика за даними кожної групи. Таким чином, для кожного поля, включеного у вибірку, необхідно задати або ознаку групування за даними цього поля, або статистичну функцію для обробки його значень. Натисніть кнопку «Підсумки» на сторінці «стрічки» «Конструктор». У таблиці опису полів з'явиться новий рядок - «Групова операція». За замовчуванням для всіх полів в цьому рядку встановлена ознака групування. Клацніть в рядку «Групова операція» поля «Сума» відкрийте список допустимих групових операцій для поля «Сума» і виберіть функцію підсумовування значень.

Якщо по деякому полю не потрібно виконувати ні групування, ні підрахунок даних, то для нього не можна визначити значення, що відображається у вибірці. Проте це поле може брати участь у формуванні результатів запиту, якщо воно входить в умову відбору записів. Для такого поля слід вибрати групову операцію «Умова» і задати умову відбору.

Опція «Вивід на екран» для даного поля буде відключена автоматично.

Натисніть кнопку «Виконати» для переглядання результатів виконання запиту.