Лекція 11

Обліково-фінансова документація

1. Загальна характеристика обліково-фінансових документів

2. Акт.

3. Накладна.

4. Оформлення рахунка в банку.

5. Квитанція

1. Загальна характеристика обліково-фінансових документів

Система фінансово-розрахункової документації покликана забезпечити своєчасне відображення виробничих операцій.

Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства становлять організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні та обліково-фінансові документи. Будь-який обліково-фінансовий документ є складовою частиною відповідальної системи документації. документообігу.

Задля точного виконання фінансових, банківських та ін. операцій, запобігання фінансовим порушенням і зловживанням документування обліку повинне бути швидким, точним, доступним та достовірним. Цього можна досягти лише тоді, коли досконало буде вивчена облікова документація, буде з’ясовано всі нюанси в оформленні документів.

Система фінансово-розрахункової документації покликана забезпечити:

• повну схоронність грошових та ін. коштів;

• точне виконання фінансових, банківських та ін. операцій;

• своєчасне відображення виробничих операцій;

• запобігання фінансовим порушенням і зловживанням;

• можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб;

• складання бухгалтерської та іншої звітності;

• здійснення грошово-розрахункових операцій у фінансових і банківських органах.

Для того, щоб виконувалися наведені завдання, до документування обліку висуваються такі вимоги: швидкість, точність, повнота, одноманітність, доступність, достовірність. Від інших видів обліку фінансово-розрахункова документація відрізняється такими ознаками:

1. Облік суворо документований, тобто кожний запис проводиться лише на підставі спеціально оформленого документа.

2. Рух фінансових потоків і господарських процесів відображається в грошових вимірах.

3. Облік має цілісний і безперервний характер, у ньому неможливий вибірковий нагляд.

Відмітна риса фінансово-розрахункової документації – її сувора стандартизація.

Застосування уніфікованих документів в обліково-фінансових операціях значно скорочує витрати часу і праці на їх заповнення і оформлення, зменшує кількість помилок, полегшує візуальне сприйняття документів. Мінімізація видів фінансових документів створює передумову для автоматизації процесів обробки документації, застосування електронної пошти тощо.

До фінансово-облікової документації можна віднести акти, доручення, розписки, списки, переліки, таблиці, накладні, довіреності.

2. Акт

Акт – це офіційний документ правової чинності, що констатує (підтверджує) певні факти, події, пов’язані з учинками конкретних приватних або службових осіб, діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів.

Акти складаються під час випробувань нової техніки, прийняття комісією ново зведених приміщень чи завершених об’єктів будівництва, якогось устаткування, обладнання, товарів, грошових цінностей або під час списання (зняття з балансу) устаткування, що стало непридатним чи морально застаріло, а також у не передбачуваних випадках (травми на виробництві й поза ним, пожежі, аварії, смерть). Акти громадянського стану – державні записи фактів народження, смерті, одруження, розірвання шлюбу, усиновлення, встановлення батьківства, зміни імені, по батькові та прізвища – пов’язані з правовим станом особи й підлягають обов’язковій реєстрації. Актами оформляють наслідки перевірки фінансової або господарської діяльності установ і організацій – комісією, створеною за наказом керівника підприємства чи установи або вищої інстанції.

Акти поділяються на законодавчі та адміністративні.

Законодавчі містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів.

Адміністративні укладають після попередніх ухвал, коли відбувається:

1. Приймання, передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва тощо.

2. Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об’єктів будівель, споруд, машин, механізмів і т. ін.

3. Проведення випробувань нової техніки чи обладнання.

4. Розукомплектування, ліквідація, знищення застарілих, непридатних чи застарілих матеріальних цінностей.

5. Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація та експертна оцінка матеріальних цінностей – ревізія.

6. Нещасний випадок (травми, аварія, стихійне лихо, ДТП).

7. Зміна керівництва.

Набувши юридичної сили після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником закладу, установи, акт є документом суворої звітності, на підставі якого порушують адміністративну судову чи кримінальну судову справу.

Текст акта мусить мати дві частини: вступну й констатуючу. У вступній частині вказується підстава для складання акта, перераховуються ті особи, що його складали, а також ті, хто був присутній при його складанні.

Після слова ПІДСТАВА вказується розпорядчий документ або усне розпорядження службової особи.

Після слова СКЛАДЕНИЙ перераховуються посади, ініціали й прізвища осіб, які склали акт.

Після слів БУЛИ ПРИСУТНІ перераховуються посади, ініціали й прізвища осіб, які були свідками складання акта.

Дві останніх позиції можуть бути викладені одним реченням, наприклад: Колишній директор заводу М. П. Мороз і новопризначений директор В. М. Петрик з участю представника тресту А. Г. Сагача склали цей акт про таке.

У констатуючій частині викладаються мета й завдання акта, сутність і характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки. Оскільки в констатуючій частині можуть бути повторювані відомості, її можна оформити й у вигляді таблиць.

У кінці акта (перед підписами) повідомляється про кількість примірників акта та про місце його зберігання. Наприклад:

Складений у 3-х примірниках:

1-й примірник – Головпостачу...

2- й примірник – Облпостачу...

3-й примірник – до справи.

Кількість примірників визначається відповідними нормативними документами або тим, яке коло організацій чи осіб зацікавлено у ньому.

Акт підписується усіма особами, які брали участь у його складанні.

При наявності особливих думок у складачів акта або присутніх, їх слід викладати нижче підписів на першому примірнику акта або на окремому аркуші.

Акти прийому-передачі, а також акти обстеження чи ревізії набувають юридичної сили лише після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником підприємства чи установи.

Акт обстеження або ревізії повинен містити такі відомості:

1. де, коли, ким, про що складено;

2. за який період велась перевірка роботи;

3. конкретні об’єкти перевірки;

4. детальний опис стану кожного окремого об’єкта роботи;

5. посади і прізвища осіб, які проявили халатність або злочинне ставлення до роботи, до державної, суспільно-кооперативної чи соціалістичної власності;

6. посади і прізвища осіб, які працюють сумлінно;

7. загальні висновки й пропозиції, в яких дається спочатку загальна, а потім часткова (за окремими об’єктами) оцінка роботи з називанням конкретних осіб; вказуються адміністративні заходи щодо винних (догана, відшкодування збитків, передача справи до суду), а також заохочення (подяка, премія, висока оцінка роботи та ін.).

Місце й дата складання акта повинні відповідати місцю й даті події, яка актується.

Зміст (якщо акт великий) для зручності читання розбивається на пункти.

У вступній частині, коли перераховуються особи, які складали акт або були присутні при його складанні, обов’язково вказуються їх посади, ініціали й прізвища. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови; прізвища інших членів комісії розміщуються в алфавітному порядку.

Підписується акт також усіма особами, які брали участь у його складанні. Тут посади вже не вказуються. Наприклад:

Голова комісії А. В. Колотов

Члени комісії: Р. А. Петренко

О. П. Савчук

Присутні: В. К. Віденко

А. Д. Голосова

Реквізити акта:

1. Автор документа (назва відомства і організації)

2. Назва виду документа

3. Дата

4. Індекс

5. Місце складання і видання

6. Гриф затвердження

7. Заголовок

8. Підстава (наказ керівника організації)

9. Склад комісії, присутні

10. Текст

11. Відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження

12. Перелік додатків до акта

13. Підписи членів комісії і присутніх

14. Печатка