Документирование

18. Заголовок к тексту - это краткое содержание документа. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа полностью при его регистрации. Он формулируется составителем документа, печатается строчными буквами флатовым способом.

Объем заголовка должен быть не более 5-ти строк.

В сложных документах большого объема составляют подзаголовки. Рекомендуется избегать переноса слов. На типографских бланках организации для реквизита "заголовок" устанавливаются ограничительные знаки "уголки". Допускается не указывать заголовок на документах формата А5. В заголовке допускаются сокращения слов и словосочетаний, соответствующих правилам орфографии и пунктуации.

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Может отвечать на вопросы о чем? или о ком?

Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии

19.Отметка о контроле. Документы, требующие исполнения и ответа, берутся на контроль. Срок исполнения документов может быть указан в резолюции руководителя. Если срок не указан, то он определяется в соответствии с Типовыми сроками исполнения документов или как указано в тексте документа.

Отметка о контроле обозначается буквой "К" словом или штампом "Контроль" . Наносится в правом верхнем углу первого листа документа красным фломастером или специальным штампом.

20.Текст документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

Связанный текст как правило состоит из 2-х частей.

В 1-й части указывают основания, причины, цели составления документа, Во 2-й - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать только 2-ю часть (например, письма, заявления - просьбу без пояснения; приказы - распорядительную часть без констатирующей; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

Враспорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Враспорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

Всовместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

21.Отметка о наличии приложения. В зависимости от назначения и содержания приложений

кдокументу их условно можно подразделить на 3 вида:

1.Приложения к распорядительным документам, утверждаемые или вводимые ими в действие (приложения к правовым актам).

2.Приложения, разъясняющие или дополняющие основной документ.

3.Приложения, направляемые сопроводительными письмами и являющиеся самостоятельным документом.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то указывается только количество листов и экземпляров.

Например:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Например:

Приложение № 1 к постановлению администрации

Нижегородской области от 10.01.2014 №31

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 К приказу Минюста России от 05.06.2013 № 342

22. Подпись - обязательный реквизит любого служебного документа.

Подписание документов, так же как утверждение и проставление печати - один из способов удостоверения документов. Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность.

Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях об организации и структурных подразделениях, а также в должностных инструкциях.

В состав реквизита "подпись" входят:

наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без указания организации, если документ оформлен на бланке и полное, если документ оформлен не на бланке),

личная подпись,

расшифровка подписи (инициалы и фамилия - без пробелов между ними). Если наименование должности состоит из нескольких слов, оно печатается в несколько строк и подпись с расшифровкой размещаются на уровне последней строки наименования должности.

В научных и учебных учреждениях в подписи могут указываться звания и ученые степени.

23. Гриф согласования документа. Согласование документа - это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Проект документа может быть согласован с организациями, структурными подразделениями и должностными лицами, которые могут дать компетентную оценку проекта.

Различают две формы согласования:

внешнее (с подведомственными и неподведомственными учреждениями),

внутреннее (с подразделением, и должностными лицами учреждения, т.е. визирование). Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о

согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения документа на заседании коллегиального органа

Гриф СОГЛАСОВАНО печатается без кавычек и двоеточия прописными буквами, с указанием наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО Начальник управления ДОУ

Министерства образования Личная подпись В.Н. Трегубов

13.12.2013

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания педагогического совета

12.05.2013 № 3

Внутреннее согласование оформляется обычно визированием проекта документа. Виза состоит из подписи и должности визирующего документ, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты.

Например:

Начальник юридического отдела Личная подпись В.В. Ламзутова

15.03.2013

При наличии замечаний виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются: Начальник юридического отдела Личная подпись В.В. Ламзутова

15.03.2013

Замечания и дополнения к проекту документа излагают на отдельном листе и прилагают к документу.

25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами или материальными ценностями.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати должен быть четким и ставится таким образом, чтобы он захватывал часть букв наименования должности.

26. Отметка о заверении копии документа.

Подлинник официального документа - первый или единственный экземпляр официального документа.

Копия - воспроизведение всех реквизитов подлинника документа. Учреждение может заверить копии только тех документов, которые создаются в самом учреждении.

01.03.2014

27. Отметка об исполнителе. Этот реквизит важен тем, что дает возможность обращения непосредственно к составителю документа для каких-либо уточнений по данному документу.

Реквизит включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Реквизит располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в

левом нижнем углу.

Например:

Т.А. Семенко

56 05 45

Например:

Т.А. Семенко

56 05 45

отп. 4 экз.

экз.1 – 3 - в адрес экз.2 - в дело 05-02

28 . Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. После решения вопроса, поставленного в документе, на нем делается отметка. Реквизит располагается под реквизитом "отметка об исполнителе« и состоит из следующих элементов:

ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении,

слов "В дело", указания № дела, в котором будет храниться документ,

подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ,

даты подписания исполнителем и направления документа в дело.

Например:

Передано по телефону И.П. Васильеву В дело 80/3 Личная подпись, дата

29. Отметка о поступлении документа в организацию. Располагается в нижнем правом углу первого листа документа содержит порядковый номер (входящий регистрационный номер) и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Может содержать информацию о количестве листов основного документа и приложения к нему.

Входящий регистрационный номер используется для учета количества поступивших документов за месяц, квартал, год. Реквизит фиксируется от руки или в виде штампа.

Например:

Вх. № 352 13-00

осн.1л. прил. 5л.

30.Идентификатор электронной копии документа. В левом нижнем углу каждой страницы документа . Может включать имя файла, код оператора, дату ,а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Оформление бланков и документов

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливают два основных формата бланков документов - А4 и А5, допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм: 20 - левое, 10 - правое, 20 - верхнее, 20 - нижнее.

Левое поле предназначено для подшивки документа в дело, правое - резерв бумаги для износа (с целью сохранности текста). При печатании документа на оборотной стороне листа, что допускается ГОСТом, размер левого поля был не менее 10 мм, а правого - не менее 20 мм.

На обеих сторонах листа как правило печатаются документы со сроком хранения до 3-х

лет.

Для организации устанавливаются следующие виды бланков документов:

бланк письма,

общий бланк;

бланк конкретного вида документа.

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

наименование вида гербового бланка,

дата поступления,

номер сопроводительного документа,

наименование организации - поставщика гербовых бланков,

количество экземпляров.

серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

 наименование вида гербового бланка,  количество экземпляров,  серия и номера гербовых бланков,

 наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков,

 расписка в получении,  примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.