Документирование

Классификация документов – распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на:

документы по общим административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его производственной деятельностью (такие документы могут составлять работники всех подразделений).

документы по функциям управления (составляются работниками финансовых органов, бухгалтерии, отдела планирования, снабжения и сбыта и другими функциональными

подразделениями).

По наименованиям:

служебные письма, акты, приказы, протоколы, докладные и объяснительные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

По месту составления:

внутренние (составляются работниками данного предприятия);

внешние (поступающие из других предприятий, от частных лиц).

По содержанию:

 простые (посвященные одному вопросу);  сложные (охватывающие нескольких вопросов).

По форме изложения:

индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (докладные, объяснительные записки);

трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении;

типовые, созданные для группы однородных предприятий. Типовые и трафаретные документы печатаются, как правило, типографским способом или на множительной технике.

По срокам исполнения:

срочные, требующие исполнения в определенный срок если стоит пометка «НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО» – выполнение в течение суток;

несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

По происхождению:

официальные (служебные), затрагивающие интересы предприятия, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке;

личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

По юридической значимости:

подлинники (оригиналы),собственноручно подписанные автором;

копии,( документы полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

выписки ( документы, воспроизводящие какую-то часть подлинного документа,

дубликаты (повторные экземпляры подлинника, имеют одинаковую силу с подлинниками).

По средствам фиксации:

письменные;

графические;

фото-, кинодокументы;

электронные.

По сфере использования

организационно-распорядительные;

финансово-бухгалтерские;

научно-технические;

по труду;

отчетно-статистические.

По срокам хранения:

 постоянного хранения;  долговременного хранения (свыше 10 лет);

 временного хранения (до 10 лет) на обложку не выносится информация о количестве листов,

содержащихся в деле).

Состав реквизитов документов по ГОСТ Р 6.30-2003

01 - Государственный герб РФ

02 - герб субъекта РФ 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), 04 - код организации,

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 – идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа, 08 - наименование организации,

09 - справочные данные об организации,

10- наименование вида документа,

11- дата документа,

12- регистрационный номер документа,

13- ссылка на регистрационный номер и дату документа,

14- место составления или издания документа,

15- адресат,

16- гриф утверждения документа,

17- резолюция,

18- заголовок к тексту,

19- отметка о контроле,

20- текст документа,

21- отметка о наличии приложения,

22- подпись,

23- гриф согласования документа,

24- визы согласования документа,

25- печать,

26- отметка о заверении копии,

27- отметка об исполнителе,

28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело,

29- отметка о поступлении документа в организацию,

30- идентификатор электронной копии документа

Оформление реквизитов документов

1.Государственный герб РФ. Помещается на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ.

2.Герб субъекта РФ. Помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

3.Эмблема организации - условное или символическое изображение, зарегистрированное в установленном законом порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п. Изображение эмблемы не заменяет название организации. Эмблема организации помещается на бланках организаций в соответствии с уставом и независимо от их организационно-правового положения, формы собственности, направления деятельности. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу - слева перед реквизитом «наименование организации», а при продольном - над этим же реквизитом в центре верхней части листа.

4.Код организации по Российскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код ОКПО присваивается организации при ее регистрации.

5.Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговым органом.

6.Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7.Код документа по Российскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Используется для автоматизированной обработки документов. Реквизит проставляется при оформлении конкретного вида документа.

Наименование организации (как полное, так и сокращенное), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование организации должно содержать указания на его организационно-правовую форму (ОАО - открытое акционерное общество, ЗАО - закрытое акционерное общество, 000 - общество с ограниченной ответственностью и др.).

Например:

ОАО "Центрэнергострой" (ОАО "ЦЭС")

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит "наименование организации" является составной частью наименования должности в реквизите "подпись", удостоверяющей происхождение документа.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствииполное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке, если оно закреплено в уставе, располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Если автором документа является филиал, представительство, структурное подразделение или территориальное отделение организации, то его наименование располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию (в этом случае документ оформляется на бланке должностного лица).

9.Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и факсов, адрес электронной почты, банковские реквизиты, номер лицензии и дату ее выдачи и другие сведения по усмотрению организации.

10.Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД

иОКУД ( класс 0200000). Это один из важнейших реквизитов и проставляется на всех документах, кроме писем, т.е. он указывается только на общем бланке. Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.

Например: АКТ, ПРИКАЗ.

Неправильным считается написание этого реквизита как "Приказ директора" или "Приказ по заводу".

В том случае, если документ создается совместно несколькими организациями, он оформляется на стандартных листах бумаги (а не на бланке). В заголовочной части этого документа указывается:

полное наименование организаций, от имени которых составляется документ,

название вида документа,

место его составления или издания.

Подписи в таких документах располагаются на одном уровне. В наименованиях должностей лиц, подписавших документы, включаются наименования организаций.

Все экземпляры совместно созданных документов, включая приложения к ним, должны быть подлинниками, т.е. содержать подписи должностных лиц, включающие:

наименование должностей,

личные подписи,

расшифровку личных подписей (инициалы, фамилия подписавшего).

11. Дата документа - один из важнейших реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

дата его подписания (для приказов, писем, справок);

дата его утверждения (для планов отчетов, правил, инструкций и т.п.);

дата события, которое в нем зафиксировано ( для актов)

дата заседания или принятия решения (для протоколов).

Дата - составная часть поискового признака документа. Она оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца , месяц , год . Если цифра одна, то перед ней обязательно ставится ноль.

Например: дата 5 июня 2014 года записывается как 05.06.2014.

Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например

2014.06.05

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты 5 июня 2014 г. или 5 июня 2014 года. Подобный способ оформления даты рекомендуется использовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами.

По этому же принципу оформляются даты в других реквизитах документа на следующих стадиях оформления и обработки документа:

согласование,

визирование,

утверждение,

проставление резолюции,

получение документа,

исполнение документа.

12. Регистрационный номер документа - это условное (цифровое, буквенное или комбинированное) обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации.

Проставляется на исходящих, внутренних документах рядом с реквизитом "дата документа". Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте или исполнителе.

Для внутренних документов (приказов, протоколов, актов, справок, распоряжений) - это обычный порядковый номер с начала года. В учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам, т.е. с сентября.

Для исходящих документов он может складываться из нескольких частей: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, куда подшита копия отправляемого документа, и порядкового номера отправляемого документа.

Например: 15-24/149,

где 15 - индекс структурного подразделения, 24 - номер дела по номенклатуре,

149порядковый номер отправляемого документа

номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Например: Коммерческий контракт № 17/42, где 17 - регистрационный номер документа в одной фирме,

42 - регистрационный номер этого документа в фирме-контрагенте.

Для приказов по личному составу можно вводить в индекс буквенное обозначение: Например: Приказ № 31-К, Приказ № 42-ЛС.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа - важнейший поисковый признак.

Используется только на бланках для писем. Заполняется при оформлении письма - ответа на инициативное, полученное фирмой письмо (документ-запрос). Состоит из постоянной части:

"На № ___ от ______. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Например: На № 04-15/341 от 15.05.2014,

где № 04-15/341 - регистрационный (исходящий) номер документа, присвоенный организацией-адресантом, и на который дается ответ.

В случае, если исходящее письмо является ответом на письма разных организаций, то ссылки на их номера и даты следует располагать одну под другой в такой последовательности, в какой в реквизите "адресат" указаны наименования этих организаций.

Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма.

14.Место составления или издания документа. Указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организацию). Проставляется на всех документах, кроме служебного письма.

15.Адресат.

Адресат - сложный реквизит, он может состоять из следующих частей:

наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

указание должности получателя (в дательном падеже);

инициалы и фамилия (в дательном падеже);

почтовый адрес (в соответствии с Почтовыми правилами).

16. Гриф утверждения документа. Оформляется в верхнем правом углу документа. Утверждение документа - особый способ удостоверения некоторых видов документов. Оно

санкционирует их содержание и свидетельствует о распространении действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Только после утверждения такие документы приобретают юридическую силу. Представляет собой собственноручную подпись полномочного должностного лица.

Утверждению подлежат положения, уставы, акты и др.

В таких документах как структура, штатная численность, штатное расписание гриф утверждения дополнительно удостоверяется оттиском печати.

Дополнения и исправления в утвержденный документ могут быть внесены только с разрешения утверждавшего его лица.

17. Резолюция - это распорядительная надпись на полученном документе, сделанная соответствующим должностным лицом рукописным способом и включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

К резолюции предъявляются требования: четкость, конкретность, краткость. Например: Соколову А.В.

Афанасьевой В.Л.

Прошу подготовить проект договора к 05.12.2014

Подпись, дата