9.3. Создание базы данных. Создание таблиц. Связывание таблиц Создание новой базы данных

После запуска Microsoft Access на экране появляется окно диалога, показанное на рис.9.1. Это окно позволяет создать пустую базу данных, воспользоваться мастером баз данных или открыть существующий файл базы данных.

Начинающий пользователь может с помощью мастера баз данных без всякой предварительной подготовки создать приложение Access на основе любого из более чем двадцати шаблонов, имеющихся в Access. Для этого в окне (рис.9.1) установить переключатель Запуск мастера и ОК. В открывшемся окне необходимо щелкнуть по значку выбранного шаблона и нажать ОК. После этого ввести имя файла новой базы данных и щелкнуть на кнопке Создать. К имени файла автоматически добавляется расширение .mdb.

После этого нажимаются кнопки Далее  Далее    Готово, где последовательно выбираются: имена таблиц, вид оформления экрана, запрос на включение рисунка в отчет и др.

В случае, если ни один из имеющихся шаблонов не устраивает пользователя, создается своя пустая база данных. Для этого после запуска Access устанавливают переключатель Новая база данных (рис.9.1)

и нажимают ОК. После того,

как откроется окно Файл новой базы данных, выбирается папка и диск, затем вводится имя новой базы данных и нажимается кнопка Создать. Рис.9.1. Начальное окно Access

Через некоторое время на экране появится окно базы данных, представленное на рис. 9.2.

Создание таблицы

Для этого в окне базы данных (рис.9.2) нужно перейти на вкладку Таблица и нажать кнопку Создать. При этом откроется окно Новая таблица. Если выбрать в списке Режим таблицы и нажать ОК, то на экране будет пустая таблица, в которую можно вводить различные типы данных: текст, числа, даты, денежные значения. Но в отличие от электронной таблицы, например, в Excel в нее нельзя вводить вычисляемые выражения.

Для сохранения таблицы необходимо нажать кнопку Сохранить и определить первичный ключ. При этом можно принять предложение Access, которое добавит поле с именем Код и назначит ему специальный тип данных Счетчик, генерирующий уникальный номер для каждой строки таблицы.

Создание таблицы с помощью мастера

Для построения таблицы с помощью мастера необходимо в окне База данных (рис.9.2) перейти на вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать.

В окне Новая таблица необходимо выбрать Мастер таблиц и затем ОК. На экране появится окно, в котором имеются два переключателя - Деловое применение и Личное применение. Установив необходимый переключатель, нужно выбрать образец таблицы и образцы полей.

Чтобы включить поле в создаваемую таблицу, его нужно выделить в списке образцов полей и нажать кнопку (). Имя поля появится в правом списке. Для удаления поля из списка нужно его выделить и нажать кнопку (). Чтобы удалить все поля и начать все сначала, нужно нажать кнопку (). После заполнения полей

новой таблицы нужно нажимать кнопки Далее Далее и Готово. При этом в появляющихся диалоговых окнах нужно выбирать: способ определения первичного ключа, режимы работы и другие параметры.

Рис.9.2. Окно пустой базы данных

Создание таблицы в режиме конструктора

Если образцы таблиц и полей мастера не соответствуют создаваемой таблице, то она создается в режиме конструктора. Для этого в окне Новая таблица выбирается Конструктор и затем ОК. Access выведет окно таблицы в режиме конструктора (рис.9.3).

Здесь в верхней части расположены столбцы, в которые вводятся имя, тип данных и краткое описание каждого поля. В нижней части окна задаются свойства полей