Тема 3.2. Особливості оформлення реквізитів.

Практичне заняття – 4 год.

Самостійна робота – 2 год.

Перелік проблемних питань, що становлять сутність теми:

1. Поняття реквізиту. Постійні та змінні реквізити.

2. Формуляр-зразок документа, доцільність його використання у практиці документотворення.

3. Бланк документа як сукупність його постійних реквізитів. Штамп, особливості його використання.

4. Особливості розташування та оформлення основних реквізитів у документах.

   1. Назва виду документа.

   2. Заголовок до тексту.

   3. Датування документів різних типів.

   4. Підпис.

   5. Адресат.

   6. Погодження документів.

   7. Гриф затвердження.

   8. Резолюція.

5. Текст як основний реквізит документа. Юридично-лінгвістичні вимоги до оформлення тексту документа.

Терміни до теми: реквізит, постійні та змінні реквізити, бланк, штамп, формуляр-зразок.

Теми рефератів, повідомлень

1. Спеціальні позначки на документах. Особливості їх оформлення.

2. Вимоги до проставлення на документах гербових та звичайних печаток.

3. Оформлення додатків до документів і позначок про них.

4. Оформлення копій документів.

Титульна сторінка – перша (або третя) сторінка книги, наукової праці, реферату, яка містить відомості про автора, тему, призначення, місце і рік видання, назву видавництва тощо, наприклад, титульна сторінка курсової роботи:

МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ ВНУТРІШНІХ СПРАВ Кафедра юридичного документознавства СУДОВА РИТОРИКА ДАВНЬОЇ ГРЕЦІЇ Курсова робота з риторики курсанта 314 групи ННІПККМ Національної академії внутрішніх справ Толстого Євгенія Олександровича Науковий керівник – Петренко І.П., кандидат юридичних наук, доцент Київ – 2012

Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, використання заголовків, нумерації тощо.

Абзац – відступ управо у початковому рядку, яким починається оформлення викладу нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Типовий абзац має зачин, фразу, коментарі. Середня довжина абзацу – 4 – 6 речень.

Назва виду документа – реквізит, необхідний для всіх документів, крім листів. Розташовується зліва або посередині рядка. Друкується великими літерами, крапка у кінці назви виду документу не ставиться. Назва виду документа повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності³.

Заголовок до тексту документа відбиває зміст тексту і, як правило, формулюється за допомогою віддієслівних іменників як відповідь на запитання, яке можна поставити від назви виду документа, напр.: наказ (про що?) про створення підрозділу установи. Якщо у документі висвітлюється кілька питань, то заголовок формулюється узагальнено. Друкується малими літерами через один інтервал, розміщується під назвою виду документа з відступом від нього, має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа. Його обсяг не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка у 28 друкованих знаків. Крапка у кінці заголовка не ставиться.

ПРОТОКОЛ (чого ?) 2 – 3 міжрядкові інтервали
засідання експертної комісії

До тексту 2 – 3 міжрядкові інтервали

Дата. Документ датується днем його підписання або затвердження колегіальним органом. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові позначки на документі, пов’язані з його проходженням та виконанням (резолюція, погодження, віза тощо).

Способи оформлення дати:

1. словесно-цифровий – число і рік записуються цифрами, назва місяця і слово рік або “р.” – словами, напр.: 25 серпня 2012 р.; 25 серпня 2012 року;

2. цифровим – складається з двоцифрових компонентів, позначуваних арабськими цифрами і відокремлюваних крапками, напр.: 25.08.2012:

Способи оформлення дати у документах
цифровий	словесно-цифровий	словесний
12.12.2012 01.01.2012	12 грудня 2012 року 1 січня 2012 р.	Дванадцяте грудня дві тисячі дванадцятого року

На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці.

У службовому документі, оформленому не на бланку, дату проставляють так:

Т е к с т д о к у м е н т а.

2 – 3 міжрядкові інтервали.

Назва посади

підпис Ініціали, прізвище

2 – 3 міжрядкові інтервали.

Дата

В особистому документі дату проставляють так:

Т е к с т д о к у м е н т а.

2 – 3 міжрядкові інтервали.

Дата Підпис без розшифрування

Підпис – обов’язковий реквізит кожного документа, який засвідчує його достовірність. Оформлення підпису залежить від типу документа й особливостей його укладання:

1) у документі, оформленому на бланку:

Назва посади

уповноваженої особи

та структурного підрозділу,

в якому вона працює (підпис) ініціали, прізвище

125 мм

2) у документі, оформленому не на бланку:

Назва посади

уповноваженої особи,

структурного підрозділу,

організації (установи, підприємства),

де вона працює (підпис) ініціали, прізвище

3) у документі, який підписується кількома особами, рівними за рангом:

Назва посади уповноваженої особи, структурного підрозділу, організації (установи, підприємства), де вона працює (підпис) ініціали, прізвище

Назва посади уповноваженої особи, структурного підрозділу, організації (установи, підприємства), де вона працює (підпис) ініціали, прізвище

4) у документі, який підписується кількома особами, різними за рангом:

Назва посади

особи, вищої за рангом (підпис) ініціали, прізвище

Назва посади

особи, нижчої за рангом (підпис) ініціали, прізвище

4) у документі, який підписується заступником чи замісником:

В.о. (Заст.) директора (підпис) ініціали, прізвище

Адресат – організація або уповноважена особа, якій передається документ. Цей реквізит друкується з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент – назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу – подають з нового рядка. Оформляючи реквізит “адресат”, слід дотримуватися таких правил:

1) якщо особа, якій адресується документ, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подаються перед прізвищем. Ці назви можна записувати у скороченій формі відповідно до правил такого скорочення;

2) якщо документ адресовано до установи, то назву цієї установи пишуть у формі називного відмінка, наприклад:

Міністерство внутрішніх

справ України

Департамент роботи з персоналом

3) якщо документ адресовано особі, то назву її позначають у формі давального відмінка відповідно до норм “Українського правопису”⁴, що відбивають особливості української мови: в українській мові специфікою цієї відмінкової форми є те, що вона характеризується варіантними закінченнями-у (-ю) та -ові (-еві / -єві): сину – синові, гостю – гостеві, товаришу – товаришеві. Давальний відмінок на -ові (-еві / -єві) більш доречний для субстантивів-істот чоловічого роду зі значенням особи. Окрім того, вибір форми на -ові (-еві / -єві) у давальному відмінку дозволяє уникнути омонімії форм родового та давального відмінків іменників чоловічого роду⁵, наприклад:

Заступникові

начальника Наукового-

навчального інституту

підготовки кадрів

кримінальної міліції

НАВС

Корнієнкові М.М.

82 мм

1,5 – 2 інтервали

адресант

4) за умови, що посада, яку обіймає адресат, єдина в установі, можна не вказувати прізвища й ініціалів адресата.

Погодження документів:

1) візування – погодження тексту документа уповноваженою посадовою особою в межах організації, підприємства, установи. Віза включає: назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, та дату візування;

2) проставлення грифу погодження – позначки про погодження тексту документа за межами організації, підприємства, установи, що розташовується нижче підпису на лицьовому боці останньої сторінки документа і оформляється так:

ПОГОДЖЕНО

1,5 міжрядкові інтервали

Назва посади,

структурного підрозділу, установи,

де працює особа, її спеціального звання

2 міжрядкові інтервали

(підпис) (ініціали, прізвище)

1,5 міжрядкові інтервали

Дата

Гриф затвердження – реквізит, що фіксує засвідчення документа після його підписання, санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів організації (установи, підприємства) чи службових осіб. Розташовується у верхній правій частині документа. Якщо документ затверджується вповноваженою особою, то гриф затвердження оформляється так:

ЗАТВЕРДЖУЮ

1,5 міжрядкові інтервали

Назва посади, структурного підрозділу, установи, у якій працює особа, її спеціального

звання

2 міжрядкові інтервали

(підпис) (ініціали, прізвище)

1,5 міжрядкові інтервали

Дата

104 мм

Якщо документ затверджується іншим документом, який ухвалюється колегіальним органом, то гриф затвердження оформляється так:

ЗАТВЕРДЖЕНО

1,5 міжрядкові інтервали

Назва документа, ухваленого колегіальним органом

1,5 міжрядкові інтервали

дата засідання колегіального органу, номер документа

104 мм

Резолюція – позначка на документі, яка наноситься уповноваженою особою й містить вказівку щодо виконання документа. Розташовується паралельно до тексту документа під реквізитом “адресат” або на вільному від тексту місці у лівій верхній частині першої сторінки документа. Складається з прізвища виконавця, змісту доручення, терміну виконання (якщо потрібно), підпису уповноваженої особи, дати.

Текст документа “повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження”⁶.