BD
.pdfЧтобы использовать фильтр по выделенному фрагменту, необходимо:
1)в поле объекта в режиме Таблицы найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра.
2)выделить это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов
Режим таблицы.
Чтобы отменить фильтр, необходимо нажать на кнопку Удалить фильтр на панели инструментов Режим таблицы или воспользоваться одноименной командой контекстного меню. Кнопки Применение фильтра и Удалить фильтр являются по сути одной кнопкой, состояние (нажата, отжата) и подпись которой меняются в зависимости от того, установлен или нет фильтр для таблицы. Еще одним признаком, по которому можно узнать, что в таблице отображаются отфильтрованные записи, является сочетание букв ФЛТР в строке состояния окна приложения.
Похожей возможностью фильтрации записей обладает поле Фильтр для. Его можно использовать в том случае, когда не удается быстро найти образец отбора в столбце таблицы. В поле Фильтр для можно указывать не только конкретные значения, но и выражения, требующие вычислений. Чтобы использовать поле Фильтр для, необходимо:
1)Открыть таблицу в режиме Таблицы;
2)Щелкнуть правой кнопкой мыши на поле, для которого нужно указать условие отбора, а затем ввести значение условия отбора в поле Фильтр для в контекстном меню;
Чтобы применить обычный фильтр, необходимо:
1)Открыть таблицу в режиме Таблицы;
2)Нажать кнопку Изменить фильтр на панели инструментов Режим таблицы. Появится форма фильтр — специальное окно для изменения фильтра. Форма содержит линейку полей таблицы. В любое из этих полей можно ввести или выбрать из списка значение, которое и будет являться условием отбора. Если условия ввести в несколько полей, они будут объединяться с помощью логического оператора И. Для того чтобы объединить условия по ИЛИ, нужно раскрыть другую вкладку этой формы, щелкнув по ярлычку ИЛИ в нижней части формы.
3)Нажать кнопку Применение фильтра на панели инструментов Режим таблицы.
Создание форм.
Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Оператор при работе с базой данных вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы. Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фоновые изображения на форме улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повышают продуктивность работы. OLE-объекты (такие, как рисунки и графики) можно увидеть только в форме или в отчете.
Создать форму можно несколькими способами. Если в окне базы данных открыть вкладку Формы и щелкнуть по кнопке Создать, то откроется окно, в котором указаны способы создания формы (рис. 3.28).
Конструктор позволяет создать форму самостоятельно. Мастер форм дает возможность создать форму на основе выбранных полей. В этом случае Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. Если пользователя в этой форме что-либо не удовлетворяет, можно исправить это в режиме конструктора. Автоформы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают заданные виды форм практически без участия пользователя. Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой, а сводная таблица - со сводной таблицей Excel.
Рис. 3.28. Окно создания форм.
Рис. 3.29. Окно конструктора формы.
Рассмотрим работу с конструктором форм. По терминологии Access все, что добавляется в форму, называют элементами управления. Различают два их вида: связанные и несвязанные. Связанные элементы управления формы используют данные из полей в таблице базы данных. Например, если поле содержит сведения о почтовом индексе, то исправления, внесенные в поле, внесут соответствующие изменения в текущую запись открытой базы данных. Несвязанные элементы формы содержат пояснительный текст или графику, они не связаны с полями базы данных.
Для перехода к Конструктору форм откроем вкладку Формы в окне базы данных и выберем кнопку Создать, в окне Новая форма укажем таблицу - источник данных и выберем режим
Конструктор. На экране появится окно Конструктора формы (рис. 3.29).
В области данных этого окна создаются и настраиваются необходимые поля, ее размер легко изменить «мышью». Настроить внешний вид формы позволяет команда Формат - Автоформат. Подробно изучить отдельные настройки формы и области данных позволяет окно Свойства, вызвать которое для области данных можно щелчком правой кнопки «мыши» в любом месте формы. Окно Свойства формы (рис. 3.30) доступно, если выполнить щелчок правой кнопкой в окне Конструктора формы вне области данных:
Рис. 3.30. Окно свойства формы.
Список полей позволяет методом «перетащил и оставил» быстро добавить на форму элементы для ввода данных в поля таблицы (окно «сотрудники» на рис. 3.29).
Панель элементов (рис. 3.29) позволяет добавлять в область данных стандартные элементы управления, которые служат для вывода данных на экран, выполнения макрокоманд или оформления формы или отчета. Чтобы добавить элемент управления на форму необходимо сделать щелчок мышью по выбранному элементу управления и затем указать его месторасположение на форме. Рассмотрим некоторые из элементов управления:
Надпись (Label) – предназначена для ввода заголовков, поясняющего текста и примечаний. Это несвязанный элемент. Основные свойства: Имя (Name) – название метки; Подпись (Caption) – текст, выведенный на метке. Чтобы разместить текст на надписи в несколько строк, в конце первой строки нажмите CTRL+Enter. В этом случае и остальные строки на этой надписи будут автоматически переноситься, а максимальная ширина надписи определиться длиной первой строки текста.
Поле (TextBox) – предназначено для вывода информации из полей базы данных, это связанный элемент. Свойства: Данные (ControlSource) – определяет, какие данные отображаются в поле. Данные могут быть получены из таблицы или запроса, удобнее всего назначить источник данных из построителя выражений, нажав кнопку с многоточием справа от свойства Данные. Ручной ввод также несложен. Например, если в поле выводится поле ФИО из таблицы Сотрудники, в поле ввода Данные следует набрать = [Сотрудники]![ФИО]
Поле со списком (ComboBox) – после перетаскивания объекта на форму вызывается Мастер. Поле со списком может использовать данные из таблицы или запроса, либо вводится фиксированный набор значений для поля. Значение, выбранное из поля со списком, можно запоминать в переменной или в поле таблицы базы данных.
Список (ListBox), в отличие от поля со списком, позволяет лишь выбрать одно из заранее предусмотренных значений. Выбор из списка позволяет быть уверенным, что введенное значение является допустимым. После добавления объекта на форму вызывается Мастер, аналогичный Мастеру создания поля со списком.
Кнопка (Button) – элемент управления, который содержит некоторый набор команд, предназначенных для создания управляющих действий при работе с формами. Создается с помощью Мастера кнопок (рис. 3.31), который позволяет определить более 30 процедур обработки событий, поместить на кнопке надпись или рисунок.
Набор вкладок – вкладки позволяют разместить в одном окне формы несколько наборов интерфейсных элементов.
Подчиненная форма/отчет – форма, находящаяся внутри другой формы. Подчиненная форма удобна для вывода данных из таблиц или запросов, связанных соотношением типа один ко многим. Главная и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме.
Рис. 3.31. Окно мастера создания кнопок.
Редактируя форму можно перемещать поля, менять их свойства (шрифт, его размер, подпись поля). Для выравнивания элементов формы достаточно выделить их «мышью» при нажатой Shift, а затем из контекстного меню выбрать подменю Выровнять. Аналогично можно выровнять размеры интерфейсных элементов, установить цвета текста и фона, изменить стиль оформления.
[3, 4, 6]
Создание запросов.
Большинство СУБД разрешают использовать запросы следующих типов:
-запрос-выборка, предназначенный для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные;
-запрос-изменение, предназначенный для изменения или перемещения данных. К этому типу запросов относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление;
-запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.
Запрос на выборку используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или из нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Следует отметить, что простые запросы на выборку практически не отличаются от фильтров. Более того, фильтры можно сохранять как запросы. Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.
Результатом выполнения запросов являются динамические таблицы. По форме они могут быть двух видов:
1)таблицы, структура которых соответствует исходной таблице (таблицам) БД;
2)таблицы, структура которых отличается от исходной таблицы (таблиц) БД, — так называемые кросс-таблицы. Структура кросс-таблицы отличается от структуры исходной таблицы БД тем, что заголовками столбцов в такой таблице являются не имена, а значения выбранных полей. Такие таблицы формируются с помощью особых видов запросов — перекрестных запросов. Перекрестные запросы — это запросы, которые применяются для выбора информации с одновременным группированием данных по значениям отдельных полей.
Запрос-выборка. Для создания нового запроса-выборки надо в окне базы данных выбрать вкладку Запросы и щелкнуть по кнопке Создать. После этого откроется окно Новый запрос (рис.
3.32).
Рис. 3.32. Окно создания запросов.
Конструктор позволяет самостоятельно создать любой тип запроса. Для этого необходимо:
1)открыть Конструктор запросов;
2)В открывшемся окне Добавление таблицы выбрать таблицу или таблицы, на основе которых составляется запрос. При этом в окне конструктора появится таблица с именами полей.
3)После ввода таблицы (таблиц) щелкнуть по кнопке Закрыть.
4)Переместить необходимые для запроса поля таблицы в поля окна Конструктор запросов (рис.
3.33).
5)Установить порядок сортировки записей по значениям каких-либо полей (например, сортировать записи в алфавитном порядке по полю ФИО).
6)Определить необходимость вывода на экран значений полей. Если «Да», то щелкнуть мышью по квадратику в строке «Вывод на экран».
7)Ввести в строку «Условие отбора» соответствующие значения полей, по которым производится отбор данных из таблиц. Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и сравниваемых операторов (рис. 3.33).
Рис. 3.33. Создание запросов с помощью конструктора.
При задании условий отбора данных необходимо соблюдать следующие правила.
1)Перед вводом значения текстового (символьного) поля должен стоять знак «=».
2)Вводимая строка символов должна быть заключена в кавычки. Данное правило, если вы забыли его соблюсти, Аccess выполнит сам.
3)Математические условия выборки определяются известными операторами сравнения (=, <, >, <=, >=). Кроме этих операторов могут применяться операторы сравнения BETWEEN, IN, LIKE и логические операторы OR, AND, NOT.
4)При составлении условий выборки по полям Дата/Время могут применяться условия (функции), которые при составлении запроса вводятся как вычисляемые поля.
5)Если условие отбора не содержит оператора, то по умолчанию используется оператор =.
6)В качестве операндов могут использоваться литералы, константы и идентификаторы (ссылки). Литералом является значение, воспринимаемое буквально, а не как значение переменной или результат вычисления (например, число, строка, дата). Константами являются не изменяющиеся
значения (например, Да, Нет). Идентификатор представляет собой ссылку на значение поля, элемент управления или свойство. Идентификаторами могут быть, например, имена полей, таблиц, запросов, форм, отчетов, которые должны заключаться в квадратные скобки. Если необходимо указать ссылку на поле в конкретной таблице (форме, отчете), то перед именем поля ставится имя таблицы, заключенное в квадратные скобки и отделенное от имени поля восклицательным знаком. Например:
[Имя таблицы]![Имя поля]
7)Условия отбора, заданные в одной строке, связываются с помощью логической операции И, а заданные в разных строках - с помощью логической операции ИЛИ. Эти операции могут быть заданы явно в условии отбора с помощью операторов АND и ОR соответственно.
8)Сформировать условие отбора можно с помощью Построителя выражения. Перейти в окно Построитель выражений можно, нажав кнопку Построитель на панели инструментов или выбрав команду Построить в контекстном меню. При этом курсор мыши должен быть установлен в ячейке ввода условия отбора. После ввода выражения в бланк и нажатия клавиши Enter Access выполняет синтаксический анализ выражения и отображает его в соответствии с результатами этого анализа.
Ввод условий отбора данных непосредственно в строки Конструктора запросов рекомендуется при конструировании постоянных запросов. При конструировании параметрических запросов ввод условий отбора данных рекомендуется производить через формы.
Впроцессе конструирования запроса можно производить проверку его выполнения, для этого щелкните мышью по кнопке Выполнение запроса на панели инструментов. По окончании конструирования запроса его необходимо закрыть, при этом откроется диалоговое окно, в котором будет предложено задать имя запросу.
Простой запрос позволяет создать с помощью Мастера запрос на выборку из определенных полей таблиц или других запросов. (Это наилучший способ создания запроса для начинающих пользователей.)
Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос выполняет статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.
При выборе пункта Повторяющиеся записи будет создан запрос на поиск повторяющихся записей в простой таблице или в запросе, а при выборе пункта Записи без подчиненных - запрос на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице. Такой запрос используется для многотабличных баз данных.
Запрос с параметрами - запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос. Для создания запросов существует специальный язык SQL. Но, работая с Access, можно не изучать этот язык, т.к. в программе существует бланк запроса по образцу. Задание параметров производится в строке Условия отбора для соответствующих полей. Для создания запроса с параметром команду LIKE [параметр] надо поместить в строке Условие отбора в том поле, по которому производиться выбор. Затем надо описать параметр. Для этого из меню выбрать Запрос
– Параметры и в открывшемся окне записать параметр (т.е. имя поля) и его тип.
Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Эти запросы предназначены для разработчиков баз данных, т.к. позволяют автоматически создавать новые таблицы или изменять уже имеющиеся. Для доступа к запросам на изменение надо открыть пункт меню Запрос - в открывшемся списке вы увидите все виды запросов на изменение.
Существует четыре типа запросов на изменение.
1. На удаление записи. Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление удаляется вся запись.
2. На обновление записи. Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на какую-либо категорию продукции или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.
3.На добавление записей. Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец другой таблицы или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них.
4.На создание таблицы. Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создания архивной таблицы, содержащей старые записи.
Для создания запросов на изменение необходимо открыть запрос на выборку в режиме
Конструктора, и с помощью команды Запрос на панели инструментов Конструктора запросов
выбрать необходимое действие.
При сохранении запроса остается только структура запроса - перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, ограничения на записи, тип запроса и т.д. При сохранении в базе данных запрос, по сравнению с результирующим набором данных, имеет ряд преимуществ. На физическом носителе информации (обычно это жесткий диск) требуется меньший объем пространства. Запрос может использовать обновленные версии любых записей, измененных со времени последнего запуска запроса. При каждом выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса (даже в реальном времени в многопользовательской среде).
Автоматизация расчетов с помощью запросов.
Access позволяет автоматизировать различного рода вычисления. Например, процесс пересчета цены товара в рублях на денежные эквиваленты в иностранных валютах. Такие расчеты бывают необходимыми в торговой и финансовой деятельности предприятий. Процесс вычислений с применением запросов основан на создании специального расчетного поля при конструировании запроса. Такое поле можно создать в режиме Конструктора. Для этого необходимо составить запрос в режиме Конструктора; установить курсор в последнюю ячейку строки Поле и активизировать контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши; в появившемся окне активизировать команду Построить. В результате выполнения этой команды откроется окно Построитель выражений, выполняя указания которого строится выражение для расчета. [4, 5, 6]
Создание отчётов. Вывод информации из базы данных.
Практически любая СУБД позволяет вывести на экран и принтер информацию, содержащуюся в базе данных, из режимов таблицы или формы. Но такой порядок вывода данных может использоваться только как черновой вариант, так как позволяет выводить данные только точно в таком виде, в каком они содержатся в таблице или форме.
Каждый пользователь, работающий с СУБД, имеет возможность использовать специальные средства построения отчётов для вывода данных. Используя специальные средства создания отчётов, пользователь получает следующие дополнительные возможности вывода данных:
1)включать в отчёт выборочную информацию из таблиц баз данных;
2)добавлять информацию, не содержащуюся в базе данных;
3)при необходимости выводить итоговые данные на основе информации базы данных;
4)располагать выводимую в отчёте информацию в любом, удобном для пользователя виде (например, вертикальное или горизонтальное расположение полей);
5)•включать в отчёт информацию из разных связанных таблиц базы данных.
Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы. Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты - для просмотра данных (на экране либо на бумаге). В формах используются вычисляемые поля (обычно с помощью вычислений на основе полей в текущей записи). В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Все, что можно сделать с формой (за исключением ввода данных), можно сделать и с отчетом. Действительно, форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета.
Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Для создания отчета надо открыть вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно Новый отчет, в котором приведены шесть пунктов меню, т.е. шесть способов создания отчета: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет в столбец, Автоотчет ленточный, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки. Конструктор позволит вам самостоятельно создать отчет. Мастер отчетов автоматически создаст отчет на основе выбранных вами полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Этот способ создания отчетов является наиболее удобным. Автоотчет в столбец и Автоотчет ленточный - самые простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет, а остальное сделает мастер отчетов. Мастер диаграмм поможет создать отчет в виде диаграммы, а Почтовые наклейки создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.
После вызова Мастера отчетов выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. При работе с Мастером в зависимости от того, какой отчет вы хотите создать, Access предлагает вам различные варианты макетов отчета и в небольшом окне представляется вид этих макетов. Мастер позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно, если необходимо, переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.
Для создания отчета с помощью мастера отчетов следует нажать кнопку Создать на вкладке Отчеты в окне Базы данных и, указав в окне Новый отчет таблицу, на базе которой создается отчет, щелкнуть мышью на строке Мастер отчетов. В результате на экране появится первое диалогового окно мастера отчетов Создание отчетов (рис. 3.34). В этом окне поля списка Доступные поля перемещаются в список Выбранные поля нажатием кнопки со стрелкой > (перемещение одного поля) и кнопки с двойными стрелками >> (перемещение всех полей).
Рис. 3.34. Диалоговое окно «Мастера отчетов».
В следующем диалоговом окне мастера определяется способ группировки, для чего необходимые поля из левого списка переносятся в правый. Заметим, что данные в отчете можно группировать не более чем по трем полям. Выбор уровня группировки осуществляется кнопкой Уровень, после чего нажимают кнопку Группировка. Открывшееся при этом окно Интервал группировки служит для изменения интервалов группирования данных в отчете. При использовании стандартного значения интервала группировки Обычный в одну группу объединяются записи с одинаковыми значениями в заданном поле. Переход в следующее окно для определения способа сортировки данных осуществляется нажатием кнопки ОК.
Ассеss автоматически сортирует данные по тем же полям, по которым выполняется их группировка. Если записи в группе должны быть отсортированы и по другим полям, их необходимо указать в четырех специально отведенных для этого полях (рис. 3.35). Порядок сортировки устанавливается с помощью кнопки, расположенной справа от данного поля.
Рис. 3.35. Выбор порядка сортировки записей.
В следующем диалоговом окне Мастер отчетов предлагает указать варианты отображения данных в отчете. Пользователь может активизировать любой из предложенных вариантов. Мастер предоставляет возможность просмотреть, как выглядит отчет при выбранном способе расположения данных, для чего отведена левая часть этого окна. В области Ориентация этого же окна можно выбрать подходящую ориентацию листа. Чтобы полнее использовать площадь страницы, следует установить опцию Настроить ширину полей для размещения на одной странице, с помощью которой подбирается оптимальная ширина полей. После этого нажать кнопку Далее.
Следующее окно Мастера предназначено для выбора стиля оформления отчета и в нем также имеется поле для просмотра образцов. Выбрав стиль, следует нажать кнопку Далее и присвоить отчету имя. Из этого же окна можно открыть режим конструктора, чтобы внести исправления в отчет или улучшить его оформление.
Отчет можно сохранить с помощью команды Сохранить из меню Файл.
Печать таблицы.
Самым простым способом вывода таблицы на печать является использование кнопки Печать на панели инструментов База данных. При этом производится печать всей таблицы.
Для того чтобы иметь возможность изменять параметры печати, необходимо воспользоваться возможностями печати из режима Таблицы. Для этого нужно открыть таблицу в режиме Таблицы и выбрать в меню Файл команду Печать. В появившемся окне Печать задать необходимые установки.
Чтобы настроить расположение информации на листе, нужно открыть таблицу в режиме Таблицы и выбрать из меню Файл команду Параметры страницы.
Чтобы иметь возможность посмотреть расположение данных на страницах, прежде чем они будут отправлены на печать, можно воспользоваться функцией предварительного просмотра. Войти в режим Предварительного просмотра можно как из окна базы данных, так и из режима Таблицы. Чтобы просмотреть таблицу в режиме Предварительного просмотра из окна базы данных, необходимо выделить таблицу в списке таблиц окна базы данных, а затем нажать кнопку
Предварительный просмотр на панели инструментов База данных или выбрать из меню Файл команду Предварительный просмотр.
После перехода в режим Предварительного просмотра на экране появляется окно предварительного просмотра и панель инструментов Предварительный просмотр (рис. 3.36). В нижней части окна присутствует ряд кнопок перемещения по страницам, аналогичных кнопкам перемещения по записям в режиме Таблицы. Там же находится поле номера страницы, в котором отображается номер текущей страницы, и в которое можно вручную ввести номер страницы, чтобы перейти на эту страницу.
Рис. 3.36. Окно предварительного просмотра документа.
Понятие макрокоманды и макроса.
Макросом называют набор из одной или более команд, выполняющих определенные, часто используемые операции, например, открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых действий. Если записать эти действия в виде макроса, то они будут выполняться автоматически при запуске макроса. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет или выведет на экран форму. Макрокоманда – основной компонент макроса, инструкция, которая самостоятельно или в комбинации с другими макрокомандами определяет выполняемые в макросе действия (иногда макрокоманды называют просто командами макроса). Серия макрокоманд, из которых состоит макрос, выполняется каждый раз при его запуске.
Для создания макроса в окне базы данных нужно выбрать вкладку Макросы и нажать на кнопку Создать. Появится окно конструктора макросов (рис. 3.37). Оно состоит из двух столбцов: Макрокоманда и Примечание. В столбце Макрокоманда перечисляются команды, подлежащие выполнению. Чтобы в ячейке столбца Макрокоманда задать нужную макрокоманду, ее следует выбрать из списка. Столбец Примечание, содержит комментарии к командам. При выполнении макроса он игнорируется, однако его заполнение делает текст макроса понятнее.
Рис. 3.37. Вид окна макроса.
Выполнение каждой макрокоманды зависит от ее аргументов (некоторые макрокоманды не имеют аргументов). Аргументы вводятся в специально отведенные для этого поля, расположенные в нижней части окна макроса. Аргументы можно вводить с помощью клавиатуры, однако, по возможности, лучше выбирать их из списка, чтобы избежать некорректных значений. Следует помнить, что действие команды макроса, в которой не указан целевой объект, распространяется на активный объект.
Существует следующий прием быстрого создания макроса, выполняющего действия над конкретным объектом базы данных. Нужно выбрать объект в окне базы данных и переместить его с помощью мыши в ячейку макрокоманды в окне макроса.