ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА Ярославский филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный университет путей сообщения»
РАССМОТРЕНО Цикловой комиссией «Экономики и управления» Протокол № __ от __.__.201_ г.	ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА Практическая работа № 04 Учебная дисциплина МДК.01.03.«Организация секретарского обслуживания» 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»	УТВЕРЖДАЮ Заместитель директора филиала по учебно-методической работе _________ М.К. Лебедев «__» ___________ 201__ г.
Тема: «Создание шаблонов и форм документов с помощью Microsoft Word»
Цель выполнения работы: формирование навыков создания документов с использованием шаблона и формы
Перед началом выполнения работы необходимо знать:
основные правила набора и форматирования текста; принципы работы с шаблонами; элементы формы; принципы работы с формой
После окончания выполнения работы необходимо уметь:
создавать документы на основе шаблонов создавать формы документов
Оборудование (приборы, материалы, дидактическое обеспечение): ПК

Теория

Перед выполнением заданий практического занятия необходимо вспомнить правила создания в Microsoft Word шаблонов и форм:

Шаблон – это модель для создания нового документа. В шаблоне хранятся разнообразные элементы, составляющие основу документа Word:

• постоянный текст, графика документа вместе с назначенными им атрибутами формата;

• параметры печатной страницы документа;

• список доступных стилей;

• макрокоманды (последовательность действий автоматизирующих работу с документом);

• элементы автотекста для вставки в документ текстовых или графических фрагментов;

• пользовательские панели инструментов, меню и сочетания клавиш.

При создании нового документа некоторые из этих элементов (например, текст и стили) копируются в него из выбранного шаблона. Другие элементы (автотекст, макросы) хранятся в шаблоне. Шаблон остается присоединенным к документу, и последний имеет доступ к его элементам.

Форма - это бланк для заполнения конкретными данными.

Форма состоит из постоянной (неизменной) и переменной (изменяемой) при вводе данных части документа. В состав формы могут входить:

• произвольный текст;

• графика (рисунки, диаграммы);

• текстовые поля для ввода информации:

• обычный текст

• число

• дата

• текущая дата

• текущее время

• вычисляемое значение

• списки альтернативных значений, предлагаемых для выбора при заполнении формы;

• кнопка <Флажок>.

Создание форм.

1. Настройка приложения Word для создания форм. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите пункт Параметры Word. Нажмите кнопку Основные.

Установите флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте, а затем нажмите кнопку OК.

2. Открытие шаблона или документа, на основе которого будет создана форма

1. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Создать.

2. В области Шаблоны, нажмите Мои шаблоны.

3. Дважды щелкните Обычный, затем щелкните Шаблон или Документ в области Создание.

4. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Сохранить как.

5. В диалоговом окне Сохранить как введите имя нового шаблона или документа, а затем нажмите кнопку Сохранить.

3. Добавление элементов управления содержимым в форму

Создайте форму, создав вначале ее макет, или воспользуйтесь существующей формой как руководством. В форму можно добавить элементы управления содержимым, таблицы и другие графические элементы.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, а затем щелкните место, куда необходимо вставить элемент управления.

 

 Выполните любое из следующих действий:

• Вставка элемента управления текстом, куда пользователи могут вводить текст

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления Форматированный текст или или Текст .

• Вставка раскрывающегося списка, ограничивающего доступный выбор заданными вариантами

• На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления Раскрывающийся список.

• Выделите элемент управления содержимым, а затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

• Чтобы создать список значений, в группе Свойства раскрывающегося списка нажмите кнопку Добавить.

• Введите значение в окне Краткое имя, например Да, Нет или Возможно.

• Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все значения не окажутся в раскрывающемся списке.

4. Установка или изменение параметров элементов управления содержимым

У каждого элемента управления содержимым есть параметры, которые можно установить или изменить. Например, в элементе управления «Выбор даты» предлагаются необходимые варианты отображения формата даты.

Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления содержимым, который необходимо изменить. Выберите команду Свойства, а затем измените необходимые свойства.

5. Добавление в форму пояснительного текста

Пояснительный текст может сделать создаваемую и распространяемую форму более удобной в использовании. Можно изменить пояснительный текст по умолчанию в элементе управления содержимым. Чтобы настроить текст пояснения по умолчанию для пользователей формы, выполните одно из следующих действий.

• На вкладке Разработчик, в группе Элементы управления нажмите Режим конструктора.

• Щелкните элемент управления содержимым, где необходимо изменить замещающий пояснительный текст.

• Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.

Если необходимо скрыть элемент управления содержимым, когда кто-либо вводит в собственное содержимое данные для замещения пояснений в элементе управления «Форматированный текст» или «Текст», нажмите кнопку Свойства в группе Элементы управления, а затем установите флажок Удалить элемент управления содержимым при редактировании содержимого.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, чтобы отключить возможность конструирования и сохранить пояснительный текст.

Порядок выполнения

1. Выполнить на ПК следующие задания:

Задание 1

Создать шаблон приглашения (на дискотеку, на вечер встречи выпускников)

Задание 2

Создать шаблон - форму «Анкета участника конференции».

1. Создать новый шаблон: "Заявка участника конференции".

2. Ввести текст формы, оформляя анкету в соответствии с предложенным образцом или по собственному дизайну.

3. В соответствующих местах ввести поля формы: Текстовое поле - Место проведения, Фамилия, имя участника, Название доклада, улица , дом, квартира; Поле со списком- Страна, Город; Выбор даты - Дата проведения; у остальных полей – Флажок.

4. Защитить форму от изменений, для этого на панели инструментов Формы нажать кнопку Защита формы.

5. Сохранить документ под именем Anketa.dot.

6. Закрыть созданную форму.

7. Создать новый документ, выполнив команду Создать меню Файл, в диалоговом окне Создание документа выбрать Anketa.

8. Заполнить форму своими данными и проверить работу всех видов полей. Сохраните результат работы в папке ПР1_фамилия с именем

9. анкета_фамилия.doc

АНКЕТА УЧАСТНИКА КОНФЕРЕНЦИИ

Место проведения: Дворец молодежи

Дата проведения: 02.01.02

Фамилия, имя участника: пример

Название доклада: пример

Ваш адрес: Страна Город

Улица дом квартира 

Нуждаетесь ли Вы в общежитии: 

Какое оборудование Вам необходимо для Вашего выступления:

компьютер графопроектор магнитофон 

другое 

Имеются ли у Вас тезисы доклада: 

Благодарим за выполненную работу.

Задание 3

Разработать форму "Накладная".

1. Создать шаблон (Файл/Создать), включить флажок Шаблон, Оk.

2. Вставить таблицу: столбцов - 5, число строк – 14. Шрифт 8 пт, Times New Roman.

3. Внести записи в таблицу: в С2 - "Накладная №", в А3 - "Кому", в А4 - "От кого", в А6 -

"№ п/п", в В6 - "Наименование", в С6 - "Количество", в D6 - "Цена", в Е6 - "Сумма", в D12 - "Итого:", в В13 - "Сдал", в С13 - "Принял", в В14 - "М.П.".

4. Создать форму:

• в ячейке D1, указать текстовое поле (Вставка/Поле формы), в диалоговом окне Параметры текстового поля в поле Тип указать - Текущая дата, в списке Формат текста выбрать нужный.

• в ячейке С2, увеличить размер шрифта - 14 пт. Объединить ячейки В3:Е3; В4:Е4.

• вставить текстовые поля формы в ячейки D2, В3, В4, А7:Е11, Е12.

• в ячейки Е7:Е11 вставить текстовое поле типа Вычисления, внести формулу = Product (left) или Product (C7, D7) (в ячейку Е7) и т.д., вычисляющую сумму как произведение цены на количество.

• в ячейку Е12 ввести формулу = Sum(above) - сумму всех ячеек таблицы, расположенных сверху.

• в ячейки D7:Е11 вставить текстовое поле типа Число, выбрать формат - ###0,00р.; (###0,00р.). Указанный формат означает, что в представлении числа используется два знака после запятой, отрицательные значения заключаются в скобки.

• в ячейках А6:Е6 - Выравнивание по центру.

• В ячейках D2:Е2 выбрать вид обрамления Снизу (Форматирование / Границы). Так же для ячеек В3, В4. В ячейках А6:Е12 выбрать вид обрамления Сетка.

5. Вставить в форму печать. Вставка/Объект, в поле Тип объекта выбираем MS WordArt 2.0, Оk. Диалоговое окно Текст предназначено для ввода и редактирования вставляемого текста. Внесем: Иванов Иван Иванович. В панели инструментов WordArt открываем список Форма и выбираем вид размещения текста. Слова расположатся по окружности и в центре. Выбираем тип шрифта, его размер, нажимаем кнопку Тень, Оk. Затем, используя панель инструментов Рисование, можно заключить текст во вложенные друг в друга окружности. Переместим объект мышью в нужное место.

6. Сохранить форму в виде шаблона.

Образец накладной

		Накладная №
Кому
От кого
№ п/п	Наименование	Количество	Цена	Сумма
			Итого
	Сдал	Принял
	М.П.

2. Выполнить на ПК контрольное задание: