Лабораторная работа «Введение в субд ms Access».

Целью этой лабораторной работы является изучение системы управления базами данных MS Access. Предполагается, что обучающиеся знакомы с основными понятиями теории баз данных.

Обратите внимание: в настоящей лабораторной работе описывается MS Access 2000. Если Вы работаете с другой версией (MS Access 97, например), то некоторые (несущественные) детали будут отличаться.

Предлагаемый текст организован следующим образом. Выделение подчеркиванием используется для заголовков, отражающих Ваши действия в MS Access. Эти действия перенумерованы. Выделение жирным шрифтом и подчеркиванием указывает на описание модели, для которой создается база данных. Замечания (по крайней мере, при первом чтении) можно пропускать. Однако, возможно, там содержатся ответы на Ваши вопросы, возникающие при практической работе с Access. Когда Вы закончите выполнять лабораторную работу, Вы должны знать ответы на вопросы, которые встречались в тексте.

0. Запуск приложения Access.

Чтобы запустить Access, воспользуйтесь кнопкой «Пуск» («Start»), выберите в появившемся меню пункт «Программы» («Program») и подпункт «MS Office» («Office»). В открывшемся списке найдите пункт «Microsoft Access» и щелкните по этому элементу списка мышкой. Вы увидите окно приложения с главным меню и панелью инструментов, которые похожи на уже изученные Вами продукты MS Word и MS Excel. Отличие от этих приложений состоит в том, что открывается только окно приложения. Текстовый редактор и табличный процессор после запуска содержат (по умолчанию) также окно нового документа. Когда Access загрузится, можно либо создать новую базу данных, либо открыть уже существующую. Вместе с Access поставляется учебная база данных «Борей», которая демонстрирует все основные возможности продукта. Она достаточно сложна по своему внутреннему устройству, однако изучение ее часто может помочь пользователю решить свои проблемы. Кроме того, Access снабжен развитой справочной системой.

1. Создание базы данных.

Чтобы создать базу данных, нужно выбрать в меню «Файл» пункт «Создать» или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов. Access может автоматизировать процесс создания базы данных, использовать готовые шаблоны. Однако первое время, пока Вы будете учиться работать с системой, лучше большую часть работы выполнять «вручную». Поэтому из всех вариантов, предоставленных Access, выберите пункт «База данных» и нажмите кнопку «ОК». В результате будет открыто диалоговое окно «Файл новой базы данных». Это диалоговое окно должно напомнить хорошо известное Вам диалоговое окно «Сохранить файл как…». Выберите в выпадающем списке Ваш каталог и измените данное по умолчанию имя db1.mdb на более содержательное, сохранив при этом расширение файла. Назовите его, например, firma.mdb (в качестве первого упражнения Вам предстоит разработать базу данных, описывающую структуру фирмы). Нажмите на кнопку «Создать». В результате в окне приложения появится документ с заголовком «firma: база данных». В левой части этого окна располагаются пункты (или закладки) «Таблицы», «Запросы», «Формы», «Отчеты» и некоторые другие (в настоящий момент они нас не интересуют). Нажимая на эти закладки, можно переключаться между страницами окна документа. По умолчанию выбрана закладка «Таблицы». Таблиц в базе данных пока нет, и в окне предлагается на выбор:

• создание таблицы в режиме конструктора

• создание таблицы с помощью мастера

• создание таблицы путем ввода данных

Как уже говорилось, мы пойдем «классическим» путем и потому выберем пункт «создание таблицы в режиме конструктора». Дважды щелкните мышкой на этом пункте, чтобы открылось окно «Таблица 1: таблица».

Фирма. Фирма имеет несколько отделов (допустим, производственный отдел, рекламный отдел, бухгалтерию). В каждом из отделов есть несколько сотрудников, один из которых – начальник. Каждый сотрудник имеет уникальный табельный номер и (неуникальную) должность. Должности соответствует должностной оклад. В каждом отделе есть телефоны (возможно, несколько). Отделы имеют номера (по крайней мере, для внутреннего учета).