- •11. Понятия «унификация» и «стандартизация» документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине 20в.
- •2.2 Придание юридической силы документам внутренней переписки
- •2.3 Юридическая сила документов передаваемых по факсимиле и электронной почте
- •13. Порядок согласования и утверждения документов, варианты и порядок оформления.
- •14.Алгоритм подготовки документа.
- •15. Лингвистические особенности текста служебных документов. Стандартизация лексики, словосочетаний, построения предложение, текста. Дизайн документа
- •16. Характеристика область применения организационных документов, требования к их составлению и оформлению
- •17. Характеристика состава и область применения распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению. Порядок составления и оформления приказов по основной деятельности
- •18. Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных, докладных записок (внешних и внутренних), справок акта) Требования к их составлению и оформлению
- •19 Требования к их составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм.
2.3 Юридическая сила документов передаваемых по факсимиле и электронной почте
Доказать факт передачи факсимильного или отправленного по электронной почте сообщения сложно. Особую значимость приобретают вопросы авторства, подлинности и конфиденциальности документов. Ведь в него внести изменения легче, чем в бумажный документ. Информацию можно утратить не только по чьему-либо злому умыслу, но и из-за технических сбоев. Конечно, есть способы повысить надежность доставки сообщения: подтверждение получения (прочтения) письма, электронная цифровая подпись (далее - ЭЦП), контрольная сумма.
Факсимильные документы
Когда договор заключается с помощью факса, он имеет силу, пока одна из сторон его не оспорит. Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, согласно гражданскому законодательству, нужна его идентификация. В реквизитах сторон договора фиксируются номер факса, адрес и название организаций. Те же данные должны присутствовать на факсимильной копии, это позволит определить время и отправителя документа [9,43].
Но наличие наименования отправителя и номера факса на факсимильном документе не всегда может убедить суд. Здесь тоже есть риски. Ведь отбивку можно смоделировать, перепрограммировав факс или воспользовавшись графическим редактором. Поэтому, чтобы дополнительно подтвердить время и факт отправки / получения документа по факсу, следует еще вести журналы учета входящей и исходящей корреспонденции. Записи в подобных журналах служат дополнительными доказательствами.
Организация-отправитель в своем журнале исходящей корреспонденции должна фиксировать отправку документов, осуществляемую не только курьером или по обычной почте, но и по факсу1 (см. Пример 1). Если сложно организовать регистрацию всех факсимильных сообщений, то это нужно делать, по крайней мере в отношении наиболее важных из них. Если при этом факсимильное сообщение будет зарегистрировано и в журнале входящей корреспонденции организации-получателя, то это будет дополнительным основанием его юридической силы для суда. Если же его там не окажется, то наличие регистрации в журнале организации-отправителя все равно будет принято судом во внимание. А дальше все будет зависеть от совокупности факторов, которые стороны представят на рассмотрение суду [9,44].
Если журнал регистрации ведется в письменном виде вручную (что усложняет последующее искажение его содержания), то его представление в оригинальном виде на судебном разбирательстве будет убедительным доказательством. Хотя возможно и представление заверенных копий листов журнала. Лучше, если это будет нотариально заверенная копия. Ей больше поверят, чем копии или выписке, заверенной руководителем предприятия.
Если нужно доказать отправку или принятие факса, а аппаратного уведомления и возможности представить выписку из журнала регистрации нет, то можно просить суд направить запрос оператору связи. В ответ на него предоставляется информация об абонентах и времени отправки (приемки) сообщений между интересующими номерами факсов.
Документы, переданные по электронной почте
Электронный адрес отправителя - один из реквизитов, идентифицирующих документ. Но часто возникает серьезная проблема с установлением личности отправителя документа, ведь при формировании электронного адреса может быть использовано любое, в том числе и вымышленное имя пользователя. Технически можно установить, с какого именно компьютера отправлен документ, но сложно персонифицировать отправителя и гарантировать, что отправка произведена уполномоченным лицом. К тому же в практике часто приходится сталкиваться с различного рода недобросовестностью и злоупотреблениями со стороны отправителей электронных сообщений. Так, в суде заинтересованная сторона может настаивать на том, что доступ к почтовой программе имеет широкий круг лиц, и доказательства отправки спорных документов уполномоченным лицом отсутствуют, даже если она была произведена с его компьютера.
"Единственный закон, устанавливающий случаи и порядок использования аналогов подписи - это Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 10.01.2002 № 1-ФЗ. Он говорит, что ЭЦП представляет собой реквизит электронного документа, призванный обеспечивать:
удостоверение источника документа (могут быть подписаны такие поля документа как "автор", "внесенные изменения", "метка времени " и т.д.);
защиту документа от подделки (ЭЦП становится недействительной при случайном или намеренном изменении документа);
идентификацию владельца сертификата ключа подписи (лица, подписавшего документ)" [9,44].
В соответствии с Законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 № 149-ФЗ ЭЦП на электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи лица на бумажном документе, заверенном печатью, и тогда получается, что обмен электронными сообщениями, подписанными ЭЦП, даже по незащищенным каналам связи (к числу которых относится и обычная электронная почта) рассматривается как обмен полноценными документами.