Wesen und Aufgaben der Wirtschaft

Международный консорциум«Электронный университет»

Московский государственный университет экономики, статистики и информатики

Евразийский открытый институт

И.К. Кузнецова

Практикум обучения

деловой переписке

PRACTICE OF WRITING BUSINESS LETTERS

Москва, 2007

УДК – 811.111

ББК – 81.2 Англ

К – 891

Кузнецова И.К. Практикум обучения деловой переписке.. Practice of writing business letters. – М.: Изд. центр ЕАОИ. 2007. – 68 c.

 Кузнецова И.К., 2007

 Евразийский открытый институт, 2007

Contents

Предисловие

Introduction 5

Сведения об авторе 6

Цели и задачи изучения дисциплины

и сфера ее применения 6

Требования к базовым знаниям студента 7

Предварительное задание 1

Preliminary Task 1 10

Предварительное задание 2

Preliminary Task 2 11

Предварительное задание 3

Preliminary Task 3 12

Предварительное задание 4

Preliminary Task 4 13

Предварительное задание 5

Preliminary Task 5 14

Предварительное задание 6

Preliminary Task 6 15

Предварительное задание 7

Preliminary Task 7 17

Основное задание 1

Task 1 18

Предварительное задание 8

Preliminary Task 8 18

Основное задание 2

Task 2 19

Предварительное задание 9

Preliminary Task 9 20

Основное задание 3

Task 3 21

Предварительное задание 10

Preliminary Task 10 21

Основное задание 4

Task 4 20

Предварительное задание 11

Preliminary Task 11 20

Основное задание 5

Task 5 21

Предварительное задание 12

Preliminary Task 12 21

Основное задание 6

Task 6 22

Предварительное задание 13

Preliminary Task 13 22

Основное задание 7

Task 7 23

Основное задание 8

Task 8 23

Предварительное задание 14

Preliminary Task 14 24

Основное задание 9

Task 9 25

Основное задание 10

Task 10 25

Предварительное задание 15

Preliminary Task 15 29

Основное задание 11

Task 11 30

Предварительное задание 16

Preliminary Task 16 31

Основное задание 12

Task 12 32

Итоговый тест.36

Тест 1 38

Тест 2 40

Руководство по изучению дисциплины 50

Предисловие 4

Ключи к итоговому тесту № 1 66 6

After 13

If 13

Because 13

So that 14

Ключи к итоговому тесту № 1 66

Ключи к итоговому тесту № 2 67

Предисловие

Introduction

Это учебное пособие предназначено для тех, кому предстоит вести переписку с деловыми партнерами на английском языке. Переписка с деловым партнером является важной частью любого бизнеса.

Данное пособие ставит своей целью помочь студенту овладеть навыками написания делового письма на английском языке. Оно дает основные правила оформления коммерческой корреспонденции, образцы писем, а также фразы-клише, используемые в деловой переписке.

Пособие состоит из 16 предварительных заданий и 12 основных заданий. Каждое предварительное задание учит студента основным правилам и формам делового письма. Основные задания имеют цель показать как студент научился писать коммерческое письмо.

В пособии приводятся образцы деловых писем. В конце пособия даются ключи к упражнениям для самостоятельной работы.

Пособие содержит 2 финальных теста.

Основные сведения об авторе

Кузнецова Ия Константиновна, ст. преподаватель.

Перечень научных работ:

1. English for students of Statistics. CollegeReader. Учебное пособие. –M.: МЭСИ.

2. Рабочая программа по курсу “A Course of Business English Learning”.

3. Тесты и пособия “Ehglish for students of Statistics”.

4. Тесты по деловой переписке.

5. Тесты по испанскому языку (грамматика).

6. Тесты для занятий на подготовительном отделении (грамматика английского языка).

7. Тесты на испанском языке (олимпиада).

8. Сборник испанских текстов по экономике, страноведению и общественнополитическим темам для студентов специальности «Мировая экономика», изучающих испанский язык как второй язык.

9. Электронная версия «Практикума обучения деловой переписке».

Цели и задачи изучения дисциплины

и сфера ее применения

Цели курса

1. обеспечить осознанное понимание студентами МЭСИ того факта, что любой изучающий иностранный язык должен уметь не только читать, переводить, говорить, но и общаться письменно;

2. дать студентам основы знаний, как следует вести деловую переписку с партнерами, на основе корректности и взаимоуважения.

Задачи курса

Изучение 12 основных заданий и 16 предварительных заданий предполагает, что студент освоит основные требования к составлению делового письма на предложенные темы, а также научится давать ответ на деловое письмо партнера в корректной, краткой и уважительной форме.

В частности, студент системно и последовательно в процессе изучения курса:

• овладеет основными правилами и формами написания деловых писем;

• изучит фразы-клише, используемые в деловой переписке между разными партнерами;

• познакомится с различными типами деловых писем;

• научится читать и осознанно переводить их;

• сумеет адекватно давать ответ на данное письмо партнера;

• научится составлять деловое письмо (запрос, коммерческое предложение, заказ, претензию, рекламу, соглашение, контракт и др.).

Сфера профессионального применения знаний

по курсу:

знание и умение правильно, корректно, уважительно отвечать на деловые письма партнеров, а также умение составлять их.

Требования к базовым знаниям студента

Для изучения данного курса студент должен знать:

• материал по дисциплине «Английский язык» на уровне обычной средней школы;

• основные правила чтения в английском языке;

• основные грамматические явления английского языка: формы времени действительного и страдательного залогов, модальные глаголы, согласование времен, прямую и косвенную речь и ряд других явлений, необходимых для повседневного устного общения, чтения и письма;

• применение предлогов в английском языке.

Студент должен уметь:

• правильно читать на английском языке;

• пользоваться словарем, если это необходимо, и уметь читать по транскрипции;

• составлять основные виды вопросов: общие, специальные и др.;

• вставлять соответствующие предлоги в данные предложения с пропусками;

• адекватно переводить предложенные письма с английского на русский, при необходимости, пользоваться словарем;

По завершении изучения данного курса студент должен:

• знать терминологическую и специальную лексику деловых писем;

• знать основные грамматические явления в английском языке;

• знать фразы-клише по каждой теме, используемые в деловой переписке;

• знать типы деловых писем;

• знать основные рекомендации «золотого правила» написания деловых писем;

• уметь, исходя из основного курса, переводить предложения с английского на русский язык и с русского на английский язык;

• уметь составлять предложения из предложенных элементов на заданную тему;

• уметь читать и адекватно переводить данные письма;

• уметь отвечать на полученные деловые письма разных видов;

• уметь составлять и оформлять деловые письма на заданную тему;

• уметь выразить благодарность, принести извинения, изложить просьбу и сообщить об отказе, подать запрос или рекламацию, дать рекламу, составить агентское соглашение, контракт;

• уметь воспринимать письма на слух и кратко резюмировать или пересказывать их.

Practice of writing business letters

The aim of this guide is to review set phrases, patterns, accepted idioms, grammar which are used in writing business letters. The students are to learn to compose letters from different components as well as to acquire skills of translating the specimens of letters presented herein from English into Russian and from Russian into English and documents of different structure as well.

The student must read once more and learn “golden rules” of writing business letters:

1. give your letter a heading;

2. decide what you are going to say before you start to write;

3. use short sentences;

4. put each idea in a separate paragraph;

5. use short understandable, easy words;

6. think always about your reader.

So your letters should be: clear, complete, concise, correct, and courteous.

You must give exact, the necessary and concise information. Your letters must be addressed in a polite form and without any grammar mistakes.

When writing letter, you must keep in mind that any letter must convey effectively the ideas you want to present and make a favorable impression of the person who wrote the letter to.

If the letter is important it is necessary to make a draft first, leaving space for additions, changes and corrections.

Revising your first draft consider such questions:

1. Does the information cover all the main points?

2. Is the information relevant, correct and complete?

3. Are there any grammar, spelling and punctuation mistakes?

4. Does the style of the letter attractive?

5. Does the letter sound sincere?

6. Is it the kind of letter you would like to receive yourself?

7. Is the letter clear, complete, concise and courteous?

Now do some exercises.

Preliminary Task 1

1. Join the two halves of these sentences so that they make good sense.

   I never sign a letter	Before I have read it through
   Please reply at once I shall be able to confirm this Please reply as soon as possible I often prefer to write We cannot confirm the order	after I have checked our stock position. although a phone call is quicker. until we have checked our stock position. so that we can order the supplies we need. in order to save time.

2. Rewrite sentences using the words below. The first sentence is an example.

1. First we will check our inventory and then let you know our delivery date.

   After

   After we have checked our inventory we will let you know our delivery date

2. Please send us another copy of your check and we will pay it at once.

   If	---------------------------------------------------------------------

3. Your letter was delayed in the post and we have not been able to process your order yet.

   Because

   -------------------------------------------------------------------

4. Please inform us of your telex number and we will be able to reply to your query at once.

So that

--------------------------------------------------------------------

The opening salutation is never followed by an exclamation mark. In Great Britain the opening salutation is followed by a comma (Dear Sir,) in the USA it is followed by a colon (Dear Sir: ). If you know your correspondent well, you must begin with “Dear Mr. Black” or “Dear Miss Well” and end with complimentary close as “Yours sincerely”. If you do not know your correspondent well, you must begin with “Dear Sir”, “Dear Madam” and end with “yours faithfully”. If you write to a partnership, the correct form of salutation will be “Dear Sirs” and complimentary close should be “yours faithfully”. “Dear Madam” refers to the case when the writer of the letter is not sure, if the lady is married or unmarried. “Dear Mrs. Black” refers to married woman. Thus the complimentary close should match the opening salutation. See the table, which is shown below.

Address	Opening Salutation	Complimentary close
Mrs. N. White Miss N. White	Dear Madam,	Yours faithfully, Yours truly,
Mrs. N. White Miss N. White	Dear Mrs. White Dear Miss White	Yours sincerely, Yours very sincerely

Preliminary Task 2