учебное пособие. Часть1. Информатика

Если был установлен режим просмотра разметки страницы, то Word

поместит курсор непосредственно в то место документа, где в соответствии со сделанными установками должна располагаться сноска

Если был установлен нормальный режим просмотра, то Word откроет окно сносок и поместит туда курсор.

Удаление сносок

Для удаления одной сноски:

выделите маркер сноски в окне документа; нажмите клавишу “Пробел” или “Del”.

Для удаления всех автоматически нумерованных сносок: выполните команду ПРАВКА ЗАМЕНИТЬ;

воткрывшемся диалоговом окне “Заменить” нажмите кнопку

“Специальный”;

воткрывшемся списке выберите “Маркер сноски”;

очистить в диалоговом окне поле “Чем”; нажать кнопку “Заменить все”.

В результате выполненных действий будут удалены указатели сносок и относящаяся к ним текстовая часть.

Алфавитный указатель

В некоторых документах применяется алфавитный указатель наиболее важных терминов, названий, ключевых слов, снабженных номерами страниц, на которых в документе встречается упоминание о них. Основное назначение такого указателя – помочь пользователю документа оперативно найти информацию по определенному слову, термину, названию и др.

Для создания Алфавитного указателя необходимо пометить в документе все необходимые элементы, а затем объединить их в общий Алфавитный указатель.

3.10. Оглавление

Word позволяет создать оглавление документа, куда включаются заголовки различного уровня, имеющие стандартный (или не стандартный, если это оговорено) стиль оформления.

Установите курсор в то место документа , где Вы хотите разместить оглавление.

Выполните команду ВСТАВКА ОГЛАВЛЕНИЕ И УКАЗАТЕЛИ Выберите вкладку ОГЛАВЛЕНИЕ.

В списке форматы выберите желаемый формат оформления Оглавления (В окне “Пример” показывается вид выбранного формата).

Флажок “номера страниц вправо” позволяет выровнять все номера страниц по правому краю.

51

Флажок “Показать номера страниц” позволяет включать ( выключать)показ номеров страниц в оглавлении.

В строке ввода “Уровни” устанавливается число уровней заголовков, которые будут включены в Оглавление.

Кнопка “Изменить” позволяет использовать нестандартные стили (Кнопка активизируется, если в списке “Форматы” был выбран формат

“Нестандартный”).

После выполнения всех установок, нажмите кнопку “ОК”.

Обновление оглавления

Для обновления Оглавления установите курсор в месте оглавления и нажмите клавишу “F9”. В появившемся диалоговом окне “ Обновление”

установите переключатель “Обновить все Оглавление” или “Обновить только номера страниц”.

Контрольные вопросы

1.Как запустить редактор Word?

2.Как скопировать (вырезать) текст с помощью клавиатуры?

3.Что позволяет делать команда ФОРМАТ РЕГИСТР. Как заменить

ввыделенном фрагменте прописные буквы на строчные?

4.Как можно корректировать ошибки ввода при наборе текста?

5.Можно ли сделать так, чтобы каждое новое предложение начиналось с заглавной буквы?

6.Как задать (изменить) параметры страницы?

7.В чем отличие команд ФАЙЛ СОХРАНИТЬ и ФАЙЛ СОХРАНИТЬ КАК....?

8.Назовите основные типы Шаблонов, имеющихся в составе Word?

9.Как создать документ, используя Мастер шаблонов (например, мастер писем)?

10.Как сохранить созданный документ в виде шаблона?

11.Какие форматы рисунков позволяет использовать Word? 12.Как изменить положение на странице и масштаб рисунка? 13.Как изменить фон выделенного фрагмента?

14.Как вызвать программу WordArt? Что она позволяет делать? 15.Как удалить обрамление фрагмента текста?

16.Как переместить рисованный объект в другое место документа? 17.Как и для чего производится операция группировки рисованных

объектов?

18.Как записать простую формулу, используя клавиатуру и таблицу символов?

19.Какая команда может быть использована для создания верхних и нижних индексов в простых формулах?

20.Для чего предназначено Приложение Microsoft Equation?

52

21.Какой командой можно вызвать Приложение Microsoft Equation? 22.Что такое “окно Редактора формул”, какие элементы оно содержит? 23.Для чего предназначены панель шаблонов и панель символов Окна

Редактора формул?

24.Как изменить расстояние между отдельными символами? Какая команда используется для этого?

25.Как можно редактировать созданную формулу?

26.Как изменить размер формулы?

27.Как изменить размер отдельного символа?

28.Какими способами можно вставить таблицу в текст Word?

29.Какую максимальную ширину может иметь таблица Word?

30.Как изменить ширину столбца?

31.Какие существуют дополнительные способы для регулирования ширины столбца?

32.Назначение Автоформата (таблиц)?

33.Как выделить строку, столбец, ячейку?

34.Какие операции могут быть выполнены с выделенными фрагментами таблицы?

35.Как можно перемещаться внутри таблицы (назовите основные клавиши, используемые для перемещения)?

36.Как вставить строку в начало, середину или конец таблицы? 37.Как вставить/удалить столбец (столбцы) в начало, середину или

конец таблицы?

38.Как можно объединить (разделить) ячейки?

39.Что позволяет делать пиктографическое меню “Структура”?

40.Как просмотреть заголовки разделов документа?

41.Что такое Стиль заголовка?

42.Как выбрать (назначить) Стиль Заголовка, текста?

43.Как создать свой собственный стиль оформления документа?

44.Как отредактировать стиль оформления документа, установленный Word по умолчанию?

45.Какая информация может быть размещена в колонтитулах? 46.Что такое “Главный документ”. “Поддокумент”?

47.Что такое Сноска, для чего она используется? 48.Как вставить/удалить сноску в документ? 49.Как разработать Оглавление документа? 50.Как сделать ссылку на раздел документа?

53

4. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ MS EXCEL

Технологии обработки информации в большинстве случаев сводятся к представлению изучаемых данных в виде таблиц, содержащих как исходные данные, так и результаты их преобразований. Более того, основная масса работы требует выполнения однотипных форм представления данных и операций над ними.

Для проведения расчетов над данными, содержащимися в таблице, широкое распространение благодаря своей универсальности и простоте работы с ними получили пакеты прикладных программ для работы с электронными таблицами. Иногда их такие пакеты программ называют табличными процессорами.

Электронная таблица, создаваемая в памяти компьютера и являющаяся универсальным средством автоматизации расчетов над табличными данными, не только позволяет автоматизировать расчеты (практически степени любой сложности), но и является эффективным средством для моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных параметров, можно наблюдать за изменением расчетных параметров и анализировать получаемые результаты.

4.1. Запуск Приложения Excel

Чтобы запустить Приложение Excel необходимо выполнить слекующие команды ПУСК ПРОГРАММЫ Microsoft Excel или сделать двойной щелчок по значку Excel на Рабочем столе.

Активная ячейка – ячейка, выделенная черней рамкой. В ней находятся данные. Чтобы ввести данные в другую ячейку, надо ее активизировать. Легко активизировать ячейку мышью, щелкнув в нужном месте.

Перемещение возмещено с помощью клавиш управления курсором клавиатуры.

Перед любой операцией с ячейками их надо выделить. Выделенные ячейки маркируются рамкой (одна) или цветом (много). Можно выделить ячейки мышью, пробуксировав указатель над выделяемыми ячейками.

Чтобы выделить несмежные группы ячеек, выделите одну группу, а затем при нажатой клавише Ctrl – остальные.

Для выделения строк или столонов нужно щелкать по заголовкам строк или столбцов. Буксировка указателя мыши по заголовкам строк или столбцов выделяет несколько строк или столбцов.

Для расширения выделения нажмите F8 и продолжайте выделение клавишами управления курсора.

Отменить выделение можно щелчком в любом месте листа.

54

Можно выделять клавишами управления курсора при нажатой клавише

Shift.

4.2. Ввод данных

Данные вводятся в активную ячейку. При вводе данные ду6лируются в строке формул, расположенной непосредственно над Рабочим листом.

Текстовые данные выравниваются по левому краю ячейки. Данные, состоящие из цифр и букв, считаются текстовыми данными.

Данные, состоящие из цифр, могут быть текстовыми и цифровыми. Чтобы цифры воспринимались как текст, начните ввод с апострофа Q. При печати он не будет виден.

Числовые данные выравниваются по правому краю ячейки, если не включены средства форматирования.

Числовые данные содержат только цифровые значения в различных формах. Это могут быть целые числа (132), десятичные дроби (25,48), обыкновенные дроби (4/5) и числа в научном формате (1.25Е-4).

Если длина числа превышает размер ячейки, появляются символы переполнения ячейки ####### или число будет представлено в научном формате.

При вводе даты и времени Excel преобразует данные в специальное число, где целая часть – количество дней от начала века (или установленной даты), а десятичная – часть суток. Это позволяет проводить операции с датами как с числами.

Даты и время должны вводиться в одном из форматов, понятных Excel. Выполните команду ФОРМАТ ЯЧЕЙКА ЧИСЛО и посмотрите

форматы даты и времени, понятные Excel.

Главное достоинство Excel – способность обрабатывать данные по заданным формулам.

Ввод формулы всегда начинается со знака равенства (=). Вычисления можно производить прямо при вводе в ячейку, каждая ячейка может работать калькулятором. Произведите простые вычисления в любой ячейке.

При написании формул часто используются ссылки на другие ячейки. Каждая ячейка имеет свой адрес, который состоит из имени столбца (А, В, С. D...) и имени строки (1. 2. 3, 4...). Пример формулы {=A3+R5-B8/3}.

Окончанием ввода формулы служит нажатие клавиши Enter или щелчок по «Кнопке завершения ввода данных» (Галочке), которая появляется при начале ввода.

При изменении данных в ячейках, на которые ссылается формула, результат расчета по формуле изменится автоматически.

Введите в произвольные ячейки несколько чисел и запишите в свободной ячейке любую формулу, ссылающуюся на эти ячейки.

Последнюю команду можно отменить командой ПРАВКА ОТМЕНИТЬ.

Такую же функцию выполняет кнопка со стрелкой влево на Панели инструментов «Стандартная». Рядом с этой кнопкой расположена кнопка

55

списка. При нажатии на нее появляется список последних команд. Можно выбрать команду, тогда отменяются все команды до выбранной. Для

некоторых команд отмена не предусмотрена.

Повторение последней команды возможно по команде ПРАВКА ПОВТОРИТЬ или кнопкой со стрелкой вправо на Панели инструментов

Приложение Excel позволяет производить ввод последовательности. Если ввести в одну ячейку число 1, в следующую ячейку ниже число 2 мы определим Шаг заполнения (шаг заполнения может быть любым и задается введенными числами). При выделении обеих ячеек, в нижнем правом углу выделенного диапазона появляется черный квадратик. Он называется маркер заполнения. Отбуксировав маркер вниз по листу выделенная область заполнится последовательной нумерацией.

В ячейку можно ввести слово «Январь» и отбуксировать маркер распределения этой ячейки в любую сторону.

Редактировать формулу (текст и числа) можно:

активизировав необходимую ячейку. Для начала редактирования можно нажать клавишу F2 и редактировать в ячейке.

Возможно, удобней окажется редактирование в строке формул, где дублируется содержимое ячейки. Просто устанавливаете курсор в нужное место формулы и удаляете иди вводите символы.

Окончание редактирования – Enter или щелчком по «Галочке».

Форматирование ячеек

Наиболее простое форматирование – использование кнопок Панели инструментов.

Полный набор команд форматирования вызывается командой ФОРМАТ=> ЯЧЕЙКИ...

Вкладка “Число” – группа категорий форматов чисел. Вкладка "Выравнивание" – Выравнивание и ориентация. Вкладка Рамка" – создание рамок и заливка.

Вкладка "Шрифт" – полный набор форматов шрифтов. Вкладка "Вид" – заполнение выделенных ячеек цветом и узором. Вкладка "Защита"– варианты защиты данных.

Просмотрите возможности, предоставляемые всеми перечисленными вкладками (кроме вкладки "Защита", ей лучше пока не пользоваться). Попробуйте разные варианты форматирования.

Копирование форматов

Выделите ячейку с нужным форматом (одну из тех, на которых Вы экспериментировали) и нажмите кнопку «Копировать формат» Панели инструментов «Стандартная» выделите форматируемый интервал.

56

Чтобы форматировать любое число интервалов, щелкните по кнопке «Копировать формат» дважды. Отмена этого режима копирования формата – щелчок по этой же кнопке.

Вставка и удаление строк, столбцов и ячеек

Для того, чтобы добавить строки (сдвигает существующие строки вниз) необходимо выделить ячейку (вставка одной строки) или несколько строк (вставка такого же количества строк) команда ВСТАВКА СТРОКА.

Вставка столбцов (сдвигает существующие столбцы вправо). Выделить ячейку (вставка одного столбца) или несколько столбцов

(вставка такого же количества столбцов) команда ВСТАВКАСТОЛБЕЦ.

Вставка ячеек Выделить ячейку (или интервал ячеек) команда ВСТАВКА

ЯЧЕЙКИ выбрать вариант сдвига существующих ячеек ОК. Удаление СТРОК, столбцов и ячеек

Выделить строку, столбец или ячейку команда ПРАВКА УДАЛИТЬ.

Изменение размеров строк и столбцов

Измененить ШИРИНУ столбца можно перетащив мышью границу заголовка столбца, либо осуществив нижеперечисленные команды.

ФОРМАТ СТОЛБЕЦ ШИРИНА установить ширину.

ФОРМАТ СТОЛБЕЦ АВТОПОДБОР ШИРИНЫ (установит ширину по самой длинной записи).

Изменить высоту СТРОКИ – перетащить мышью границу заголовка строки либо осуществив нижеперечисленные команды.

ФОРМАТ СТРОКА ВЫСОТА.

ФОРМАТ СТРОКА АВТОПОДБОР ВЫСОТЫ.

Формулы, символы операций формул

Формула – совокупность операций и функций, при вычислении которых получается конечный результат.

Функция – оператор, осуществляющий определенные операция с аргументами. Аргументы – величины, которые используются для вычисления

значений функций.

Основные правила работы с формулами в Excel.

Каждая формула обязательно начинается со знака равенства "=". Формула может включать в себя одну или несколько функций.

После названия каждой функции должен введен список аргументов, заключенный в круглые скобки.

57

В качестве аргументов функций могут быть использованы ссылки на адреса ячеек, в которых хранятся данные для вычисления.

Текст, вводимый в формулу, должен быть заключен в кавычки. Пробелы в формулах не допускаются (за исключением текста, заключенного в кавычки).

Возможны два способа введения формул в ячейку:

1)Все символы, в том числе и ссылки на адреса ячеек вводить с клавиатуры. В таком случае надо иметь в виду, что номера столбцов должны вводиться латинскими буквами.

2)Ссылки на адреса ячеек вводить мышью. Ссылка на одну ячейку вводится щелчком мыши по этой ячейке. Ссылка на диапазон ячеек вводится буксировкой указателя мыши по этому диапазону. Все остальные символы вводятся с клавиатуры.

Ввод в ФОРМУЛУ даты и времени

Дата и время вводятся в формулу в формате, принятом Excel, заключенные вкавычки. Например, ="14/04/95"-"3/04/95"

Построение ФОРМУЛ с использованием встроенных ФУНКЦИЙ

Excel имеет в своем составе около 200 встроенных функций практически для всех типов расчетов: научных, экономических, финансовых

идр.

Автосумма – активизируйте ячейку, где нужно поместить результат суммирования содержимого интервала ячеек и нажмите кнопку автосуммы (на Панели инструментов)

Excel поставит функцию СУММ() и предложит вариант суммирования. Если предложенный вариант суммирования Вас устраивает, нажмите Enter или «Галочку».

Возможно выделение ячеек с суммируемыми данными и одной свободной, в которой предполагается поместить результат автосуммирования. Тогда для автосуммирования достаточно нажать кнопку автосуммы.

Мастер функций запускает остальные встроенные функции и помогает

записать их. Вызов Мастера функций – ВСТАВКА ФУНКЦИЯ или кнопка Каждая функция вводится в специальном диалоговом окне в соответствии с

указаниями и разъясненноми окна.

Excel воспринимает адреса ссылок в формулах как расположенные относительно ячейки, в КОТОРУЮ ВВОДИТСЯ формула. Такие ссылки называются относительными ссылками. При копировании формул адреса относительных ссылок изменяются (относительно ячейки, в которую формула копируется).

Чтобы при копировании адреса ссыпок оставались неизменными, надо сделать ссылку Абсолютной. Для этого в адресе ссылки слева от адреса столбца и строки ставится знак доллара. Например, $A$1.

Чтобы сделать ссылку на ячейку абсолютной, установите перед ней курсор и нажмите F4.

58

Построение диаграмм

Диаграмма – графическое отображение табличных данных.

Создание диаграммы

>Выделить данные для построения в таблице.

>ВСТАВКА ДИАГРАММА

>Диалог с Мастером диаграмм.

Шаг 1 – Выбор типа диаграммы. Шаг 2 – Выбор формата диаграммы.

Шаг 3 – Подтверждение выбора серий данных и легенды.

Шаг 4 – Ввод заголовков диаграммы и осей, добавление легенды. На каждом шаге можно вернуться для исправления.

Редактирование диаграммы

Включение режима редактирования диаграммы – двойной щелчок по области диаграммы.

Включение режима редактирования элемента диаграммы – выделить элемент и дважды щелкнуть по нему.

Контрольные вопросы

1.Как выделить диапазон методом протягивания?

2.Как изменить формат ячеек: задать перенос по словам, числовой формат, выравнивание по вертикали?

3.С какого символа начинается формула?

4.В какой раскладке надо набирать формулы с клавиатуры?

5.Как создать безусловную ссылку на ячейку?

6.Как изменить расположение легенды? Как убрать легенду с графика?

7.Как изменить свойства элементов графика?

8.Чем диаграмма Точечная отличается от типа диаграммы График?

9.Можно ли вводить составные формулы?

10.Что означают цифры, расположенные в ячейках С2 и D2?

11.Какой диапазон ячеек используется для построения графика «Наилучшая прямая»?

12.Как задать максимальное и минимальное значение шкалы Х или Y?

13.Какое из построенных приближений наилучшим образом описывает ваш начальный график и почему?

14.Где можно увидеть левую часть уравнения?

15.В каких ячейках находятся корни?

16.Что означают цифры, расположенные в строке 1 на листе Организация производства?

17.Что означают цифры, расположенные в столбцах А и В на листе Организация производства?

18.Сколько деталей ежедневно остается на складе в конце рабочего

дня?

59