учебное пособие. Часть1. Информатика

3. ОБРАБОТКА И ХРАНЕНИЕ ТЕКСТОВОЙ И ЧИСЛОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

Текстовые данные кодировать можно путем присвоения каждому символу алфавита (цифре, букве, знаку препинания и т.п.) какого-либо числа и перевода этого числа в двоичную систему счисления. Вариантов при этом много и, например, 28 =256 цифр хватит для кодирования почти любого языка. Однако алфавиты разных стран различны.

В качестве международного стали использовать английский алфавит и Американский национальный институт стандартов ввел международную систему кодирования ASCII – American Standard Code for Information Interchange. В этом коде две таблицы – базовая, закрепляющая значения кода цифрами от 0 до 127 и расширенная с цифрами от 128 до 255 (всего 256 цифр с учетом нуля).

Первые 32 значения базовой таблицы отданы производителям оборудования и тут размещены управляющие коды (они не выводятся на экраны дисплеев и ими управляют процессами вывода на экраны или на печать других символов. С 32 по 127-ой размещены буквы, знаки препинания, арифметические действия и вспомогательные символы.

Код ASCII стал международным стандартом, а национальным системам кодирования заняли расширенную область с цифрами от 128 до 255. В этой области нет единого стандарта и в разных странах действуют свои коды. Например, в России применимы 3 кода:

•Введенный компанией Microsoft код русского языка Windows-1251, использующийся на большинстве локальных компьютеров;

•Код обмена информацией восьмизначный – КОИ-8, развитый для взаимодействия стран СЭВ в свое время и применяющийся сейчас в российском секторе Интернета и в электронной почте;

•Международный стандарт кодирования русского языка, названный по абревиатуре разработчика ISO – Internetional Standard Organization (очень редко использующийся код).

Например, фрагмент кодировки КОИ-8 выглядит следующим образом: 191 – ё, 192 – ю, 193 – а, 194 – б, 195 – ц, 196 – д, 197 – е, 198 – ф, 199 – г, 200

–х и т.д. Соответствие цифр буквам выбрано с учётом статистики русского языка, чтобы часто встречающимся в текстах буквам соответствовали цифры с самыми простыми записями в двоичной форме.

При большом числе разрядов возможна универсальная таблица кодирования для различных языков. Так 16-ти разрядный код с 65536 символами позволяет одновременно кодировать почти все языки планеты. Такая система названа UNICODE, но при этом вдвое сокращается скорость передачи, т.к. каждая буква записывается не 8, а 16 битами и требуется согласование разных систем кодирования.

3.1. Текстовый редактор MS Word. Создание, редактирование документа

31

Работа с документами является неотъемлемой частью деятельности любого работающего человека. При этом постоянно возникает проблема наведения порядка, контроля за прохождением информации, организацией потока документов и их хранения. Средства электронной подготовки документов позволяют достаточно легко решить эту проблему.

Microsoft Word – это мощный текстовый процессор, удобный и простой в использовании инструмент для создания профессионально оформленных документов. Реализован целый ряд средств, позволяющих повысить продуктивность работы, а также упростить подготовку и улучшить качество создаваемых документов:

упрощение процесса создания сложных документов;

расширение возможностей использования таблиц и иллюстраций;

простота в эксплуатации и поддержке.

Запуск MS Word

Запуск Ms Word начинается с нажатия кнопки Пуск, расположенной на Панели задач в нижней части экрана монитора.

В открывшемся Главном Меню выберем пункт Программы и затем в раскрывшемся списке программ выберем пиктограмму Microsoft Word и дважды щелкнем левой кнопкой мыши.

Основные элементы экрана MS Word представлены на рис. 3.1.

После запуска программы, на экране в самой верхней строке заголовка появляется документ с названием ДОКУМЕНТ 1.

Под строкой заголовка находится Главное меню. Каждая из команд Главного меню содержит раскрывающийся список команд, тематически зависящий от выбранной команды Главного меню. Так, например, команда Главного меню ФАЙЛ открывает список команд для работы с готовым документом.

Рядом с большинством команд расположены так называемые Горячие клавиши, которые позволяют, минуя команды, меню отдать команду Word для выполнения тех или иных действий с документом (например, нажатие клавиш CTRL+N позволитсоздатьновыйдокумент).

Черный треугольник « », расположенный справа от команды, говорит о том, что после щелчка на нем левой кнопкой откроется дополнительное меню. Например, щелчок на команде Панели инструментов раскрывающегося списка командыВид, открываетсписокдоступныхинструментальныхпанелей.

Галочка « » стоящая слева от имени команды говорит о том, что данный режим включен. Для его выключения достаточно еще раз щелкнуть на этой команде(режиме).

32

Кнопка системного меню

Рис. 3.1.

При подготовке документов наиболее часто используются две Инструментальные панели: Стандартная и Форматирование.

Назначение каждой кнопки (пиктограммы) легко узнать, подведя курсор мыши к интересующей вас кнопке и задержав ее на несколько секунд. Word выведет на экран подсказку о том, какие действия будут выполнены при ее нажатии

3.1.1. Создание и редактирование документов

Ввод текста начинается с позиции курсора, обозначаемой в виде мерцающей вертикальной черты, и практически ничем не отличается от его ввода с помощью обычной пишущей машинки. Пожалуй, единственным отличием является то, что не нужно для перехода на новую строку нажимать на клавишу “Enter”. Word сделает это самостоятельно, когда вводимый текст достигнет края страницы.

При вводе текста полезно использовать следующие приемы:

33

1.Для удаления символов слева от курсора воспользуйтесь клавишей

“Backspace”.

2.Для удаления символов справа от курсора используйте клавишу

“Del”.

3.Для повторения только что введенного текста введите команду

ПРАВКА ПОВТОРИТЬ ВВОД или нажмите клавиши “Ctrl+y”

4. Для удаления только что введенного текста выполните команду ПРАВКА ОТМЕНИТЬ ВВОД или нажмите клавиши “Ctrl+z” или нажмите

кнопку пиктографического меню

Преобразование регистра. Программа Word имеет удобную команду преобразования регистра для введенного ранее текста. Используйте команду ФОРМАТ РЕГИСТР.

Проверка орфографии. Для проверки орфографии установите курсор в начало текста (или в то место, с которого Вы хотите начать проверку) и

выполните команду СЕРВИС Правописание или выберите пиктограмму

Проверка и установка параметров страницы. Для проверки и установки параметров страницы выполните команду ФАЙЛ ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ... Диалоговое Окно “ Параметры страницы” содержит четыре вкладки: поля, размер бумаги, источник бумаги, макет, каждая из которых служит для установки содержащихся в ней параметров.

После установки необходимых параметров страницы, нажмите кнопку ОК, сохраните файл, чтобы при последующих вызовах этого документа были сохранены все сделанные Вами установки параметров страницы.

Выполните команду ФАЙЛ СОХРАНИТЬ КАК...

Для сохранения документа может быть использована команда ФАЙЛ СОХРАНИТЬ либо соответствующий значок меню Пиктограмм.

3.1.2. Создание документов на основе шаблонов

Как правило, ведение деловой корреспонденции связано с достаточно ограниченным типом документов (деловые письма, личные письма, бланки счетов и фактур, отчетные документы, приглашения и др.). Это обстоятельство существенно упрощает подготовку документов и позволяет воспользоваться готовыми заготовками (шаблонами) для их создания.

Word в своем арсенале имеет набор таких шаблонов для большинства общепринятых типов документов. Шаблон представляет собой пустой бланк, в котором Вы в соответствии со своими задачами заполняете нужные графы соответствующей информацией.

Для упрощения занесения информации в такие шаблоны Word предусматривает использование так называемых Мастеров шаблонов.

34

Шаблоны документов Word. Создание делового письма на основе Мастера

Структура документа, создаваемого редактором Word, определяется стандартом DIN (немецкий промышленный стандарт). Создание нужного документа начинается с вызова соответствующего шаблона.

Рассмотрим создание документа (на примере делового письма) с использованием Мастера Шаблонов

Создание любого документа начинается с ввода команды ФАЙЛ СОЗДАТЬ

Вокне диалога Создать в списке С шаблоном перечисленные все имеющиеся шаблоны документов, а в поле Описание дана их краткая характеристика (назначение) Выберите Шаблон Letter (мастер) и нажмите кнопку ОК. В результате Word откроет окно диалога Мастер писем. Следуя шагам Мастера выберите предлагаемый вариант письма,а в списке тем ту, которая больше отвечает Вашим планам.

Если Вы планируете не печатать адрес на конверте и не имеете потребности

вполучении справочной информации о созданном документе, установите флажок Просто отобразить письмо и нажмите кнопку Готово.

3.2.Графические средства WORD

Всовременных документах большую роль играют графические материалы. Эффектный рисунок или схема, может заменить несколько страниц объяснений. В Word имеются встроенные графические средства, которые позволят сделать Ваш документ удобным и приятным для зрительного восприятия, при условии, конечно, что Вы грамотно этими средствами воспользуетесь.

Основы работы с графическим редактором Word

В графическом редакторе Word используется принцип векторной графики, когда элементы рисунка (объекты) создаются на основе графических примитивов (овалов, прямоугольников, отрезков, автофигур), которые могут форматироваться, масштабироваться и группироваться в сложные объекты.

Благодаря тому, что рисованное изображение в Word состоит из различных компонентов, его редактирование значительно упрощено: достаточно выделить неудачную часть и откорректировать только ее. При этом остальные компоненты изображения остаются нетронутыми.

Элементы панели Рисование

Для того чтобы приступить к рисованию в документе, включите панель Рисование. Делается это с помощью команды ВИД ПАНЕЛИ

35

ИНСТРУМЕНТОВ РИСОВАНИЕ. Если флажок – «Рисование» отмечен, то в окне Word найдите Панель рисования. Инструментальная панель Рисование

появляется также при нажатии кнопки (пиктограммы) Рисование

Работа с группой объектов

Несколько выделенных объектов можно сгруппировать в один. Это бывает очень удобно для создания сложных объектов. Нажмите кнопку Выбор объектов на Панели рисования, а затем, при нажатой кнопке мыши, переместите указатель так, чтобы выделяемые объекты заключить в рамку. МS Word выделит все объекты, которые будут полностью охвачены этой рамкой. Выберите в контекстном меню команду ГРУППИРОВКА ГРУППИРОВАТЬ.

Теперь сгруппированный объект будет восприниматься редактором как единое целое. Отмена группировки осуществляется аналогичным образом: через контекстное меню и команду ГРУППИРОВКА РАЗГРУППИРОВАТЬ.

Заливка объектов

Чтобы создаваемые рисунки сделать разноцветными, обратитесь к кнопке на панели рисования Цвет заливки (по умолчанию объекты заливаются белым цветом). Для этого выделите объект, щелкните на кнопке списка Цвет заливки (маленький черный треугольник рядом с ковшиком), в появившемся окне укажите желаемый оттенок.

Если щелкнуть не по кнопке списка, а по кнопке с ковшиком, то объект будет окрашен в последний из использовавшихся цветов (им заполнен сам ковшик).

Диалоговое окно содержит четыре закладки, каждая из которых соответствует своему типу заливки.

Использование автофигур

Автофигуры – это набор геометрических фигур, которые наиболее часто встречаются в схемах любого назначения: стрелки, блоки, пятна, соединительные линии.

Для рисования можно использовать кнопку Автофигуры панели Рисование (панель Автофигуры можно вызывать и с помощью команды

ВСТАВКА РИСУНОК АВТОФИГУРЫ).

Вставка рисунков в текст документа

Выполните команду ВСТАВКА РИСУНОК, выберите Картинки. На экране появится окно диалога рис. 3.2.

36

Word имитирует их послойное размещение на носителях подобных прозрачным пленкам. И, если Вы выполните рисованные элементы и текст в разных слоях, то WORD выполнит их наложение.

Выделите рисунок, щелкнув на нем мышкой.

Правой кнопкой вызовите контекстное меню, выберите в нем команду ФОРМАТ ОБЪЕКТА,

На закладке Рисунок установите необходимую яркость, чтобы рисунок не мешал чтению текста,

Перейдите на закладку Обтекание, установите режим НЕТ. Нажмите ОК. Отбуксируйте рисунок в нужное место.

3.3. Создание математических формул

Очень часто при подготовке документов в текст должны быть внесены формулы. Формулы могут быть созданы средствами Word.

Рис. 3.3.

Для создания формул может быть использовано специальное Приложение MS Office – Microsoft Equation. Для вызова Редактора формул поместите курсор мыши в то место текста, где предполагается разместить формулу и введите команду Меню ВСТАВКА ОБЪЕКТ. В окне диалога Вставка объекта (рис. 3.3.) выберите вкладку Создание.

В диалоговом окне из списка Тип объекта выберите Microsoft Equaion. (При необходимости установите флажок “В виде значка”. Если Значок “В виде значка” установлен, то работа с редактором формул производится в отдельном Окне, а в самом документе вместо формулы размещается Значок программы Microsoft Equation). Нажмите ОК.

38

В поле Формат символов – установите атрибуты начертания элементов формулы. При этом используются две группы флажков полужирный и курсив. Для каждого стиля формулы с помощью флажка, открывающего список шрифтов, может быть выбран собственный шрифт.

После внесения необходимых изменений в оформление элементов формулы Редактор Формул произведет ее переформатирование.

Размеры символов Редактор формул использует следующие фиксированные размеры,

Для того, чтобы изменить принятые по умолчанию размеры символов, необходимо в окне, находящемся напротив выбранного типа символа, ввести новый размер символа.

Для изменения расстояния между отдельными символами и знаками в формуле выполните команду ФОРМАТ ИНТЕРВАЛ.

40