учебное пособие. Часть1. Информатика
.pdf
Рис. 3.5.
Размеры расстояний, принятые по умолчанию, заданы в процентах от размера символа типа Обычный.
3.4. Работа с таблицами
При подготовке документов нам очень часто приходится размещать в них материалы, представленные в виде таблиц. Данными таблиц могут быть числа, тексты, графические изображения. Важным свойством таблиц Word является способность автоматической адаптации высоты ячеек к формату и длине вводимых данных.
Использование пиктограммы для создания таблицы
Еще быстрее небольшую таблицу можно вставить с помощью приктограммы Добавить таблицу на Панели инструментов.
Для создания таблицы:
•Установите курсор в то место документа, где Вы намерены разместить таблицу
•Щелкните на пиктограмме
•Установите указатель мыши в верхний левый угол развернувшейся картинки и протащите его вниз и вправо так, чтобы получилось столько строк и столбцов, сколько необходимо для Вашей таблицы
•Отпустите левую кнопку и таблица будет вставлена в документ Word дает еще одну возможность создания таблиц: рисовать их, при
этом они могут быть сколь угодно сложными.
Для того, чтобы нарисовать новую таблицу, выберите место создания таблицы (установите там курсор). Включите панель инструментов ТАБЛИЦЫ И ГРАНИЦЫ, если она еще не включена, выполнив команду ВИД ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ ТАБЛИЦЫ И ГРАНИЦЫ.
Все столбцы строки созданной таким образом таблицы имеют одинаковую ширину, величину которой можно увидеть на координатной линейке, где при фиксировании курсора мыши в поле таблицы появляются
41
дополнительные бегунки (маркеры), количество которых соответствует количеству столбцов (строк) в таблице (рис. 3.6).
Маркеры Марке столбцов
ры
Рис. 3.6
Редактирование таблиц
Изменить ширину столбца можно несколькими способами: передвигая соответствующие бегунки на координатной линейке
(нажать левую кнопку мыши и после появления пунктирной линии переместиться влево или вправо);
установив курсор мыши на границе столбца, дождаться изменения его вида и переместиться влево или вправо;
по команде меню ТАБЛИЦА ВЫСОТА И ШИРИНА ЯЧЕЙКИ. Вставка дополнительных строк
Для вставки строк в середину таблицы выделите столько строк таблицы, сколько их нужно вставить и выполните команду ТАБЛИЦА ВСТАВИТЬ СТРОКИ. Вставка делается перед маркированными строками.
Для вставки строк в конце таблицы установите курсор в начало первого абзаца за таблицей, выполните команду ТАБЛИЦА ВСТАВИТЬ (ДОБАВИТЬ) СТРОКИ.
Вставка столбцов Для вставки столбца в середину таблицы:
Выделите столько столбцов таблицы, сколько их нужно вставить.
Выполните команду ТАБЛИЦА ВСТАВИТЬ СТОЛБЦЫ. Вставка столбцов делается перед маркированными столбцами Вставка столбцов в конец таблицы:
Установите курсор за последней ячейкой первой строки;Выполните команду ТАБЛИЦА ВЫДЕЛИТЬ СТОЛБЕЦ,Выполните команду ТАБЛИЦА ВСТАВИТЬ СТОЛБЦЫ.
42
Добавление ячеек
Выделите столько ячеек, сколько их нужно добавить. При нажатии правой кнопки мыши в контекстном меню выберите команду ДОБАВИТЬ ЯЧЕЙКИ (или Выполните команду ТАБЛИЦА ДОБАВИТЬ ЯЧЕЙКИ). В открывшемся диалоговом окне выберите нужный переключатель
Удаление строк, столбцов или ячеек
Выделите удаляемую область, выполните команду ТАБЛИЦАУДАЛИТЬ ЯЧЕЙКИ. В открывшемся диалоговом окне выберите нужный переключатель.
Объединение и разделение ячеек
В некоторых случаях таблица должна быть дополнена заголовком. При этом он может быть общим для всей таблицы или для нескольких столбцов. Простейшим решением в этом случае, может быть объединение нескольких ячеек для получения ячейки большей величины. Объединенные таким образом ячейки могут быть разбиты на составляющие.
Объединение ячеек:
выделите все ячейки, которые Вы хотите объединить; выполните команду ТАБЛИЦА ОБЪЕДИНИТЬ ЯЧЕЙКИ. Разделение ячеек:
выделите ячейки, которые Вы хотите разделить; выполните команду ТАБЛИЦА РАЗБИТЬ ЯЧЕЙКИ;
в открывшемся диалоговом окне выберите необходимое количество строк и столбцов на которые должна быть разделена выделенная область.
Изменение ориентации текста таблице
Ориентацию текста можно изменить в любой ячейке таблицы. Это бывает необходимо для того, чтобы уменьшить ширину столбца, сориентировав текст в его ячейках по вертикали
Для этого:
выделите ячейки, в которых вы хотите изменить ориентацию текста; выполните команду ФОРМАТ НАПРАВЛЕНИЕ ТЕКСТА…; в открывшемся диалоговом окне укажите щелчком мыши желаемое
направление;
нажмите кнопку OK.
3.5. Создание Wеb-страницы
Если Вам необходимо подготовить собственную Wеb-страницу, то это можно сделать средствами Word , который будет выступать в роли НТМLредактора. Поскольку язык НТМL требует некоторого времени для изучения, то редактор Word существенно облегчает работу по созданию и
43
редактированию Wеb-страниц, так как пользователь может их создавать, даже не имея глубоких знаний НТМL. Пользователь будет работать со страницей как с документом Word.
Для создания Web страницы:
выполните команду ФАЙЛ СОЗДАТЬ...
в окне Создание документа переключитесь на закладку Web-
Страницы.
выберите шаблон, например Новая Wеb-страница нажмите OK.
Wеb-страница будет создана. Теперь можно приступать к редактированию, которое будет аналогично редактированию документов Word. Следует правда учитывать, что формат НТМL и формате Word имеют как общие так и отличные элементы форматирования. Поэтому состав некоторых меню, в частности ВСТАВКА, ФОРМАТ будет значительно изменен.
Просмор Wеb-страницы с помощью броузера
Хотя редактор Word показывает Вам редактируемую Wеb-страницу в виде, максимально близком к истинному, для полной уверенности лучше использовать внешний броузер. Броузер (например, Internet Ехр1огег, входящий в комплект Office 97), разумеется, должен быть уже установлен на Вашем компьютере.
Для просмотра текущего документа воспользуйтесь кнопкой Просмотр
Wеb-Страницы.
После предварительного сохранения документа будет запущен имеющийся у Вас броузер и в него – загружен текущий документ.
3.6.Вставка гиперссылки
Вдокумент Word можно вставить гиперссылку, то есть задать для слова или фрагмента текста связанный с ним адрес в формате URL. Причем это адрес может указывать как на локальный, так и на интернетовский ресурс. После вставки гиперссылки, как и в Wеb-страницах, щелчком по ней Вы будете переключаться на связанный ресурс (опять же либо на локальном диске, либо в Интернете). Для того, чтобы это сделать: выделите в документе слово, которое Вы хотите превратить в гиперссылку, нажмите на Стандартной панели инструментов кнопку Добавить гиперссылку или дайте
команду ВСТАВКА ГИПЕРССЫЛКА... Укажите адрес связанного ресурса и нажмите кнопку OK. Если файл, с которым хотите связать, находится на локальном диске, нажмите кнопку Обзор и найдите необходимый файл.
3.7. Разработка и редактирование больших документов
44
Под структурой документа обычно понимают схему, определяющую взаиморасположение и связь его составных частей. Как правило, составные части документа должны быть вложены одна в другую, образуя достаточно сложные иерархические структуры. На первом месте всегда стоит название документа, а на последующих название его структурных частей. На самом нижнем уровне структуры документа лежат (возможно, самые важные его части) текстовые абзацы, таблицы, рисунки и др.
Работа с документом, содержащим от десяти до ста и более страниц не только предъявляет повышенные требования к оперативной памяти компьютера и его быстродействию, но и требует определенных навыков знаний в его подготовке.
Хороших результатов в создании подобного документа можно достичь только при тщательной разработке структуры будущего документа
1.Прежде чем начать ввод текстов в компьютер, максимально структурируйте документ. Хорошо разработанная структура – это своего рода “дорожная карта”, которая позволит читающим его легко в них ориентироваться и быстро находить нужные места.
2.Не загружайте без необходимости в компьютер документ полностью, работайте с его разделами (главами) и только после их готовности “ собирайте” документ целиком.
3.Детальная разработка структуры документа позволит Вам передать подготовку его отдельных частей (разделов) своим коллегам.
4.Для организации текста больших документов используйте макетирование и режим просмотра структуры документа
5.Создайте таблицу для регистрации отдельных операций ввода, редактирования и рецензирования разделов документа. Это поможет Вам отслеживать процесс подготовки документа и контролировать график его разработки
6.Поместите на видном месте список операций, которые необходимо выполнить при создании каждого раздела документа, включая форматирование, проверку орфографии и др.
3.8. Структура документа
Структура документа создается на основе заголовков частей Вашего документа (разделов, глав, параграфов и др.
45
Инструментальная панель “Структура документа”
Рис. 3.7
Выполните команду ВИД СТРУКТУРА.... или нажмите кнопку Инструментальной панели “Просмотр документа”. Предварительный список заголовков большого документа представлен на рис. 3.7.
Использование стилей при создании документа
Стиль – это набор атрибутов, которые присваиваются выделенному тексту документа. Каждый из стилей включает в себя такие атрибуты как тип, стиль и размер шрифта, интервалы, способ выравнивания текста и др. Использование стилей позволяет быстро изменить вид документа. Например, для создания структуры документов может быть использован стиль Заголовок 1....9.
Стили являются основой Шаблонов Документов, где уже по умолчанию определен набор форматов страниц, абзацев, и стилей форматирования текста, Каждый раз при создании нового документа (команда ФАЙЛ\СОЗДАТЬ) появляется диалоговое окно со списком различных шаблонов, по умолчанию задается шаблон “Нормальный”, содержащий формат трех уровней заголовков и основного текста.
Использование стилей позволяет один раз задать форматы стилей и назначить их для Заголовков, списков, табуляции и других элементов текста, а не форматировать каждый из них в отдельности.
3.8.1. Стили Заголовков
Word имеет в своем распоряжении средства, позволяющие автоматически устанавливать нумерацию и форматирование Заголовков для автоматической нумерации заголовков (и выбора стиля их форматирования)
выполните команду ФОРМАТ НУМЕРАЦИЯ ЗАГОЛОВКОВ.
46
Рис. 3.8
В появившемся диалоговом (рис. 3.8) окне выберите соответствующий стиль заголовков и нажмите кнопку “ОК”. При желании изменить стиль оформления Заголовков нажмите кнопку “Изменить”.
Рис. 3.9
В появившемся диалоговом окне “Изменение нумерации заголовков” (рис. 3.9) установите необходимые параметры для Заголовков всех используемых уровней (формат шрифта, отступы и др.)
Нажмите кнопку ОК. После появления диалогового окна “ Нумерация Заголовков” нажмите повторно кнопку ОК
Для того, чтобы удалить номера заголовков во всём документе,
нажмите кнопку “Удалить” окна “Нумерация Заголовков”
Для того чтобы удалить нумерацию Заголовков в одном разделе, необходимо в режиме просмотра структуры документа установить курсор в этот раздел и после этого нажать кнопку
“Удалить”.
47
Рис. 3.9
В результате выполненных действий к заголовкам Вашего документа будет добавлен номер и соответствующий стиль их оформления (рис. 3.10).
Таблица стилей
Таблица стилей – это специальное диалоговое окно, содержащее различные шаблоны оформления документов. Для открытия таблицы стилей выполните команду ФОРМАТ ТАБЛИЦА СТИЛЕЙ.
Вдиалоговом окне “Таблица стилей” установите флажок “Образцы”
ивыберите из предложенных стиль наиболее подходящий к Вашему Документу.
Установите в Диалоговом окне флажок “Документ” и просмотрите как будет выглядеть Ваш документ, после применения выбранного стиля.
Нажмите кнопку ОК и выбранный Вами стиль будет применен к Вашему документу ( выделенному фрагменту).
3.8.2.Создание и редактирование стилей
Колонтитулы – заголовочные данные, включающие в себя, как правило, название документа, его части, название предприятия (его товарный знак) и помещаемые над (или под) текстом каждой страницы документа. Колонтитул часто используется при нумерации страниц.
Для создания колонтитулов выполните команду ВИД КОЛОНТИТУЛЫ. В результате этого Редактор переводит экран в режим просмотра разметки страницы и выводит Инструментальную панель
“Колонтитулы”
Размещение информации в Колонтитуле:
для размещения информации в колонтитуле достаточно поместить курсор внутри рамки, ограничивающей область колонтитула и набрать
48
необходимый текст, используя при этом атрибуты форматирования текста (тип символа, отступ и др.)
для размещения в колонтитуле номера страницы, даты или времени необходимо установить курсор в необходимой позиции колонтитула и нажать соответствующую кнопку на Инструментальной панели “ Колонтитулы”
в колонтитул могут быть помещены различные графические оформления (обрамления, кадры. рисунки), используя команду ВСТАВКА РИСУНОК (КАДР).
3.9. Главный документ
Средства Word, объедненные одним общим названием “Главный документ”, предназначены для подготовки больших структурированных документов, состоящих из поддокументов. Применение этих средств позволяет работать как со всем документом, так и с отдельными поддокументами. (При этом любой документ может быть объявлен либо главным документом, либо поддокументом).
3.9.1. Создание Главного документа
Главный документ можно создать, вводя текст с клавиатуры или преобразуя один из уже существующих документов. Главный Документ может содержать до 80 поддоркументов.
Для того чтобы создать Главный документ:
1.Откройте файл, уже содержащий абзацы в стиле Заголовков или создайте такие абзацы в открытом документе
2.Переключитесь в режим просмотра Главного документа (команда
ВИД ГЛАВНЫЙ ДОКУМЕНТ 3. Выделите весь текст, фрагменты которого Вы хотите представить в
виде поддокументов. При этом первый абзац текста должен иметь формат Заголовка, уровень которого будет определять начало каждого следующего поддокумента
На инструментальной панели “Главный документ” щелкните на кнопке “Создать поддокумент”. Создайте поддокумент.
4. Выполните команду ФАЙЛ СОХРАНИТЬ, чтобы сохранить Главный документ и все его поддокументы. Word автоматически создаст имена поддокументов, используя первые восемь символов первого заголовка поддокумента. Если созданное имя оказывается не уникальным, то Word случайным образом изменяет последние четыре символа.
3.9.2. Вставка поддокумента
49
Для того чтобы добавить в Главный документ новый поддокумент:
1. Откройте Главный документ
2. Выполните команду ВИД ГЛАВНЫЙ ДОКУМЕНТ
3. Установите точку вставки на то место Главного документа, где Вы хотите вставить поддокумент (точка вставки не должна оказаться в середине одного из уже существующих поддокументов, а должна находиться между ними)
4.В Инструментальной панели “Главный документ” щелкните на кнопке “Вставка поддокумента”
5.Выполните команду ФАЙЛ ОТКРЫТЬ, В появившемся диалоговом окне выберите необходимое имя файла и нажмите кнопку ОК. Файл будет включен в структуру Вашего документа.
3.9.3.Сноски
Вдокументах для пояснения терминов, ссылок на литературу, комментариев часто используются сноски. Как правило, сноски размещаются либо в конце страницы, либо в конце документа (раздела, главы).
Сноска состоит из двух неразрывно связанных между собой частей : надстрочного указателя сноски в тексте (чаще всего это число, определяющее ее порядковый номер) и собственно текста сноски, соответствующего этому указателю. Word дает возможность задать автоматическую нумерацию сносок.
Вставка сносок
Поместите курсор в то место, где должна быть размещена сноска Выполните команду ВСТАВКА СНОСКА
В появившемся диалоговом окне выполните следующие действия: -поле “вставить сноску” позволяет выбрать тип сноски (обычная или
концевая)
-поле “нумерация” позволяет выбрать тип применяемой нумерации и формат маркера сноски
-при выборе переключателя “Авто” устанавливается автоматическая нумерация сносок
-при выборе переключателя “Другая” предоставляется самостоятельно установить формат маркера сноски
-кнопка “Опции” диалогового окна “Сноски” позволяет открыть новое диалоговое окно и установить дополнительные параметры для сносок (формат числа, установить первый номер с которого начинается сноска, установить сквозную нумерацию сносок или по разделам и др.)
После того как были выполнены все установки и нажата кнопка “ОК”, в позиции курсора появиться маркер сноски, появление которого означает, что необходимо ввести текст сноски.
50