Met_Excel

Введение

Решение ряда экономических задач часто приводит к обработке прямоугольных таблиц данных разных типов (текстовых, числовых).

Применение для таких задач средств алгоритмических языков высокого уровня оказалось во многих случаях не эффективно. Текстовые процессоры дают возможность ведения и форматирования таблиц, но они плохо приспособлены для вычислений. Вышеуказанные причины вызвали появление программ, называемых электронными таблицами,

объединяющими в себе возможности:

1.текстовых процессоров по созданию и форматированию таблиц;

2.математической обработки табличных данных;

3.визуализации результатов в форме таблиц, диаграмм, графиков.

История развития программ обработки электронных таблиц насчитывает около двадцати лет, налицо огромный прогресс в этой области программного обеспечения. Примерами программ электронных таблиц являются Lotus 1-2-3 (Lotus), Microsoft Excel. В настоящее время наибольшее распространение получил программный комплекс Microsoft Excel

Современные программные продукты этого вида имеют:

4.калькуляционный (вычислительный) модуль, с помощью которого происходит обработка данных (текстовых или числовых) в таблицах;

5.модуль диаграмм для создания презентационной графики, который позволяет на основе числовых данных, полученных с помощью калькуляционного модуля, создать диаграммы различных типов;

6.модуль базы данных, реализующий доступ к внешним базам данных.

Электронные таблицы можно использовать для решения задач,

составления бланков, планирования производства, расчета налогов и заработной платы, учета кадров и др. Благодаря мощным математическим функциям, имеющимся в электронных таблицах, с их помощью можно решать множество задач в области естественных и технических наук.

1

Общие сведения о табличном процессоре Excel

Документом Excel является рабочая книга — это файл с произвольным именем и расширением .xls. Рабочая книга состоит из рабочих листов (в

количестве от 1 до 256, каждый имеет свое имя). Один из рабочих листов является активным, т.е. в настоящий момент с ним работает пользователь.

Рабочий лист представляет собой таблицу, в которой может содержаться до

65536 строк и до 256 столбцов. Строки нумеруются числами (от 1 до 65536),

столбцы - латинскими буквами А, В, С, Y, Z, АА, АВ, АС,.., AZ, ВА, IV.

Ячейки. На пересечении столбцов и строк находятся ячейки. Каждая ячейка имеет адрес, состоящий из указания столбца и строки, на пересечении которых она находится, например Al, В5, АВ234. Адреса ячеек используются при обращении к их содержимому. Одна из ячеек является активной, она выделяется черной рамкой, в правом нижнем углу которой находится маркер заполнения (черный квадратик). Ввод данных производится в активную ячейку. Перемещение активной ячейки осуществляется клавишами управления курсором: <-, ->, PageUp, Page Down, Home, End или щелчком мыши.

Диапазоны. Иногда в Excel требуется работать не с одной ячейкой, а с группой ячеек в виде прямоугольника, такая группа называется диапазон.

Прежде чем работать с диапазоном, следует его выделить. Выделяется диапазон протягиванием мышью по диагонали Диапазона. Выделенный диапазон на рабочем поле показывается инверсным цветом, вокруг него располагается рамка с маркером заполнения, как на активной ячейке.

2

Работа с табличным процессором

Схема основного экрана EXCEL 2010 представлена на рис.1

заголовок

строка формул

Рис.1 Окно Excel 2010

Ввод данных в ячейку и в диапазон

В любой ячейке Excel может содержаться текстовая строка, число или формула. Тип данного определяется автоматически при вводе. Если ввод начинается со знака равенства, то процессором это понимается как формула.

Формулы могут содержат обычные арифметические операторы, например, + (плюс), - (минус), • (умножить), / (разделить). Кроме того, они могут использовать специально встроенные функции, которые облегчают процесс вычисления.

3

Редактирование содержимого ячейки можно произвести двойным щелчком по ячейки.

К данным ячейки можно обращаться по адресу ячейки (т.е. ее обозначению). Обращение к данным ячейки называется ссылкой. Не забудьте, что заголовки столбцов определяются латинскими буквами и русские А, С, В не являются равноценной заменой.

Автозаполнение

Виды представления ссылок

Есть два вида представления ссылок в Microsoft Excel:

классический А1;

стиль ссылок R1C1 (здесь R— row (строка), С— column

(столбец)).

Включить стиль ссылок R1C1 можно:

в настройках Сервис Параметры вкладка Общие галочка Стиль ссылок R1C1 (для Excel 2003);

выбрать Параметры Excel (кнопка Office), Формулы галочка Стиль ссылок R1C1 (для Excel 2007).

Типы ссылок (типы адресации):

Ссылки в Excel бывают 3-х типов:

относительные ссылки (пример: А1);

абсолютные ссылки (пример: $А$1);

смешанные ссылки (пример: $А1 или А$1, они наполовину относительные, наполовину абсолютные).

Признаком абсолютного адреса является $ (знак доллара).

В зависимости от позиции этого знака в адресе ячейки соответствующая область данных не модифицируется. Изменить относительный адрес на абсолютный можно:

либо ввести знак $ с клавиатуры;

4

либо выделить ячейку с формулой, затем дважды щелкнуть мышью в строке формул на адресе ячейки, чтобы выделить его, а затем нажать клавишу F4.

Если для расчетов мы хотим менять строку, сохраняя при этом неизменной колонку, достаточно поставить значок $ перед именем колонки.

Например, $АЗ. При этом колонка будет постоянной, а именно А.

Любой ячейке можно присвоить имя и, в дальнейшем, обращаться к ней по этому имени, вставлять имя в формулы для более наглядной их читаемости. Например, если ячейка Е6 содержит сумму итогов за квартал,

можно в дальнейших формулах подставлять не Е6, а, например, имя «Итог квартала». Для ссылки на курс доллара, ячейку удобно назвать таким именем. Чтобы присвоить имя ячейке (например, ячейке А1 присвоить имя первая ячейка), необходимо: выделить ячейку, на вкладке Формулы (Excel 2007) выбрать команду Присвоить имя (рис.2).

Рис.2 Присвоение ячейке имени

Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк

1.Чтобы выделить одну ячейку, щелкнете на ней левой кнопкой

мыши;

2.Чтобы выделить связный диапазон ячеек, наведите курсор мыши на ячейку, которая будет началом/концом выделенного диапазона, зажмите

5

левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, двигайте мышь до той ячейки,

которая будет концом/началом выделенного диапазона, затем отпустите левую кнопку мыши;

3.Если нужно выделить два и более несвязных диапазона/ячейки,

выделите сначала первый/первую, затем зажмите "Ctrl", и не отпуская его,

выделите остальные диапазоны/ячейки. Они добавятся в выделение;

4.Чтобы выделить весь столбец, щелкнете на заголовке столбца

("шапка" таблицы сверху);

5.Чтобы выделить всю строку, щелкнете по номеру строки

("шапка" таблицы слева);

6. Чтобы выделить диапазон столбцов или строк, наведите курсор мыши на начало диапазона, зажмите левую кнопку, и, не отпуская ее,

передвигайте курсор;

7.С зажатой клавишей "Ctrl" можно выделять не только несвязные ячейки и диапазоны, но и строки и столбцы;

8.Если удерживать клавишу "Shift" и нажимать на клавиши управления курсором, выделяется диапазон, началом которого будет активная в момент нажатия клавиш управления курсором ячейка, а концом ячейка с координатами, зависящими от того, сколько раз и какие вы нажали клавиши управления курсором

Работа с формулами

Обработка данных, хранимых в ячейках рабочих листов Excel,

осуществляется по формулам, определенным пользователем.

Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются

вычисления. Формула всегда начинается со знака равно (=). Формула может

включать функции, ссылки, операторы и константы.

Формулы можно вводить с использованием клавиатуры и мыши. С использованием клавиатуры вводят операторы (знаки действий), константы (преимущественно числа) и, иногда, функции. С использованием мыши выделяют ячейки, включаемые в формулу. Адреса ячеек (ссылки) также можно вводить с клавиатуры, обязательно в английской раскладке. Для

6

создания формул с функциями обычно используют мастер функций, но при желании функции можно вводить и с клавиатуры.

Для вызова мастера функций (Excel 2003) необходимо нажать кнопку

Вставка функции на стандартной панели инструментов, выполнить команду

Вставка/Функция или воспользоваться комбинацией клавиш [Shift+F3].

После этого появится диалоговое окно Мастер функций, в котором можно выбрать нужную функцию.

Для вызова мастера функций (Excel 2007) необходимо выбрать

команду Вставить функцию на вкладке Формулы.

Автозаполнения

Данная операция позволяет с помощью маркера заполнения автоматизировать создание числовых и символьных последовательностей.

Создание числовых последовательностей с шагом единица:

установите курсор на маркер заполнения выделенной ячейки.

Курсор должен принять вид черного креста;

нажмите и не отпускайте клавишу Ctrl;

нажмите левую копку мыши и перетащите курсор в одном из следующих направлений: вправо или вниз, если хотите получить числовой ряд с приращением +1; влево или вверх, если хотите получить числовой ряд с приращением -1 (рис.3).

Рис 3. Создание числовых последовательностей с шагом единица

7

Создание числовых последовательностей с произвольным шагом:

введите не менее чем в две смежные ячейки произвольные числа;

выделите эти смежные ячейки;

установите курсор на маркере заполнения (курсор должен принять вид черного креста);

нажмите ЛКМ (левая кнопка мыши) и протяните за маркер заполнения: вправо - чтобы получить возрастающую последовательность;

влево - чтобы получить убывающую (Рис.4).

Рис 4. Создание числовых последовательностей с произвольным шагом

Создание последовательности дат и месяцев:

введите в ячейку дату, установите курсор на маркер заполнения и,

нажав ЛКМ, протяните маркер заполнения: вправо - для получения возрастающей последовательности дат, влево - для получения убывающей

(рис.5).

Рис.5 Создание последовательности дат

введите в ячейку название месяца, наведите курсор на маркер заполнения, нажмите ЛКМ. Протяните (рис.6). Аналогично создаются

последовательности и с днями недели.

8

Рис. 6 Создание последовательности месяцев

Операции с рабочими листами

Основными операциями с рабочими листами являются: добавление,

удаление, переименование, перемещение и копирование листов. Эти действия становятся доступными посредством контекстного меню,

вызываемого щелчком правой кнопки мыши по ярлыку листа (рис.7).

Рис 7. Операции с рабочими листами

Упражнение 1

1.Запустите Excel. Присвойте первому листу имя Упражнение1

Щелкните по кнопке fx (мастер функций) в строке формул или в главном меню Вставка - Функция (для Excel 2003). Для Excel 2007

Формулы - Вставить функцию.

2. В появившемся окне Мастера функций выберите в списке

Категории пункт Математические.

3.Ознакомьтесь с имеющимся в Excel набором математических функций, приведенном в списке Выберите функцию. Непосредственно под списком выводится краткое описание действия выбранной функции и правила записи аргументов, а слева внизу диалогового окна имеется ссылка на справку с подробным описанием выбранной функции.

4.В ячейку А2 введите число 23, в ячейку В2 число 17. В ячейке D1

9