1.3. Редактирование структуры таблицы
Для редактирования структуры таблицы необходимо щелкнуть по строке с именем нужной таблицы и по кнопке Конструктор.
Отобразив таблицу в режиме Конструктор, можно изменять ее характеристики: добавлять и удалять поля, изменять порядок их расположения, свойства и тип данных и др.
Добавление поля осуществляется следующим образом:
щелкнуть по маркеру поля, над которым будет вставка строки;
на панели инструментов щелкнуть по кнопке Добавить строки.
Над выделенной строкой появляется новая строка, которую надо заполнить.
Удаление поля осуществляется следующим образом:
щелкнуть по маркеру удаляемого поля;
щелкнуть на панели инструментов по кнопке Удалить строки.
Перемещение поля осуществляется следующим образом:
щелкнуть по маркеру перемещаемой строки;
удерживать нажатой левую кнопку мыши до появления указателя перемещения и перетащить строку в нужное место.
1.4. Создание и редактирование схемы данных
Access дает возможность установить связи между таблицами, что объединяет их в одну базу данных. Это осуществляется путем создания схемы данных.
Схема данных в Access является не только средством графического отображения логической структуры базы данных, но и используется в процессе работы с базой данных.
При любой обработке данных из нескольких таблиц нет необходимости сообщать системе о наличии той или иной связи, так как однажды заданные связи между таблицами используются автоматически.
Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов и отчетов, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.
Схема данных прежде всего ориентирована на работу с таблицами, отвечающими требованиям нормализации, между которыми могут быть установлены связи «один-ко-многим» или «один-к-одному», для которых может автоматически поддерживаться целостность данных.
При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранным полям тип отношения между таблицами.
Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом как в одной таблице, так и в другой, Access выявляет отношение «один-к-одному».
Если поле связи является уникальным в одной таблице (главной таблицы связи), а в другой таблице (подчиненной таблице связи) является неключевым или входит в составной ключ, то есть значения его могут повторяться, Access выявляет отношение «один-ко-многим» между записями главной таблицы и подчиненной. В этом случае можно задать автоматическое поддержание целостности связей.
Чтобы связать таблицы друг с другом (создать схему данных) необходимо.
1. Выбрать пункты меню Сервис, Схема данных или осуществить щелчок по кнопке Схема данных на панели инструментов.
2. Если схема данных не создавалась ранее, то первоначально появится диалоговое окно Добавление таблицы. Чтобы выбрать таблицы, которые будут связаны друг с другом, выделяют имя таблицы и щелкают по кнопке Добавить. Повторяют эти действия для каждой выбираемой таблицы. После выбора нужных таблиц щелкают по кнопке Закрыть.
3. После щелчка по кнопке Закрыть попадают в окно Схема данных, где находятся все выбранные таблицы.
4. Для формирования связей между таблицами необходимо перетащить поле из одной таблицы на поле другой. Поля, по которым устанавливаются связи, могут иметь разные имена, но должны совпадать по типу и размеру.
5. После того, как процесс перетаскивания поля завершен, и кнопка мыши отпущена, появляется диалоговое окно Изменение связей. В окне отражены имена связанных таблиц и полей и тип связи между ними. Различают два типа связи: “один к одному” и “один ко многим”. Из двух связанных таблиц одна является главной, другая – подчиненной. При связи “один к одному” каждая запись данных главной таблицы соотносится ровно с одной записью подчиненной таблицы. Связь “один ко многим” означает, что каждая запись одной таблицы может быть связана с любым числом записей другой таблицы (рис. 1.4).
В данном окне активизируют флажок Обеспечение целостности данных, можно также активизировать флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.
Рис. 1.4. Окно установки связи между таблицами
Целостность данных – это совокупность связей между таблицами и правил их поддержания.
1 правило. Нельзя добавить запись в подчиненную таблицу, если в главной таблице нет записи с соответствующим полем связи.
Например, нельзя добавить запись в подчиненную таблицу Поставка со сведениями о поставке товара, которого нет в главной таблице Товары. Сначала необходимо внести сведения о новом товаре в таблицу Товары, а затем – сведения о его поставке в таблицу Поставка.
2 правило. Нельзя изменить поле связи в главной таблице, если есть связанные с ней записи в подчиненной таблице.
Например, нельзя изменить поле Индекс товара в главной таблице Товары, если есть связанные с нею записи в подчиненной таблице Поставка.
Можно отменить второе правило, если разрешить каскадное обновление. Каскадное обновление разрешает менять поля связи в главной таблице и при этом автоматически соответственно меняются поля связи в подчиненной таблице.
3 правило. Нельзя удалить запись из главной таблицы, если есть связанные с ней записи в подчиненной таблице.
Например, нельзя удалить запись из таблицы Товары, если есть связанные с ней записи в таблице Поставка.
Можно отменить третье правило, если разрешить каскадное удаление. Каскадное удаление разрешает удалить запись из главной таблицы, и при этом автоматически удаляются связанные с ней записи из подчиненной таблицы.
Рис. 1.5. Окно схемы данных
Изменение схемы данных. При модификации схемы данных осуществляется изменение состава ее таблиц – удаление, добавление таблиц и изменение связей.
Для редактирования схемы данных открывают окно Схема данных. Для этого выбирают пункты меню Сервис, Схема данных или щелкают по кнопке Схема данных.
Существуют следующие варианты редактирования схемы данных:
Добавить таблицу в схему данных. Для добавления таблицы щелкают по кнопке Добавить таблицу на панели инструментов или вызывают контекстное меню и выбирают пункт Добавить таблицу.
Удалить из схемы данных таблицу, не участвующую в связи. Щелкнуть по таблице и по клавише Delete.
Изменить связь между таблицами. Щелчком выделить связь (линию) между таблицами, вызвать на ней контекстное меню и выбрать пункт Изменить связь или для выделенной связи выбрать пункты меню Связи, Изменить связь.
Удалить связь между таблицами. Щелчком выделить связь (линию) между таблицами, вызвать на ней контекстное меню и выбрать пункт Удалить или для выделенной связи выбрать пункты меню Правка, Удалить.