8. Информационное обеспечение процессов и систем управления

В конце ХХ века возникает понятие "информационные ресурсы" - это совокупность данных, организованных для получения достоверной информации в самых разных областях знаний и практической деятельности.Термин информацияпроисходит от латинского information, что означает разъяснение, осведомление, изложение. В широком смысле информация - это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами. Наиболее важными представляются следующие общие качественныесвойства:объективность, достоверность, полнота, точность, актуальность, полезность, ценность, своевременность, понятность, доступность, краткость и пр.

Для того чтобы некий набор сведений можно было назвать управленческой информацией, этот набор должен отвечать ряду требований:

- управленческая информация- это знание, которое представляет полезность для лиц, принимающих решения; руководители получают множество сведений, которые могли бы быть классифицированы как информация, но они не являются таковой, так как они не имеют значения для решения определенной задачи.

- управленческая информация должна не просто соотноситься с задачами руководителя, но и: подходить к применяемым моделям процессов или сочетаться с ними; дать возможность на базе полученной информации разрабатывать свои модели.

- информация должна быть значимой. Она является таковой лишь в том случае, если может влиять на принимаемые решения. Чем важнее решение, тем больше информации необходимо, тем выше ее стоимость. Внешние источники управленческой информации. Внешняя среда - это политические и экономические субъекты, действующие за пределами организации и отношения с ними. Категории субъектов внешней среды включают: государственные органы, клиенты, поставщики товаров и услуг, посредники, конкуренты, средства массовой информация, информационные системы, периодическая печать. Внутренние источники управленческой информации. Внутренняя среда организации формируется совокупностью ее структурных подразделений, работающих в ней сотрудников, технологическими, социальными, экономическими отношениями между ними. Источники: образцы техники, техническая документация, справочники, бизнес-документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов, бухгалтерские отчеты, акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, финансовые документы, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту, знания руководителей/подчиненных.

Операции с управленческой информацией

Движение информации oт отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первом происходит ee отбор, кoтopый мoжeт быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся нa определенных критериях. На втором этапе отобранная информация кодируется, тo ecть облекается в ту форму, в какой oнa бyдeт доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую, и соответственно этому подбирается подходящий способ ee передачи - устный, письменный, c помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков. Считается, что при передаче информации, особенно важной, нe стоит ограничиваться одним каналом - сообщения пo возможности лучше дублировать, нe злоупотребляя, однако, составлением пo каждому поводу документов, инaчe поток бумаг мoжeт "захлестнуть". На третьем этапе происходит передача информации, a на верхнем - ее получение, восприятие получателем, декодирование, то есть расшифровка, и осмысление. Отправитель любой информации всегда ждет, что каким-то образом на нее отреагирует и донесет до него эту реакцию, иными словами, установит c ним обратную связь. Таким образом, обратная связь - есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нем информации.

Всю информацию можно классифицировать в зависимости от угла зрения на нее.

По функциям управления: экономическая; организационная; техническая; социальная.

По роли в процессе управления: отчетная; плановая; контрольная.

По источникам возникновения: внутренняя и внешняя; входящая и исходящая.

По степени обработанности: первичная (необработанная); вторичная (уже подвергнутая обработке с какой-то целью).

По достоверности: достоверная (валидная); недостоверная.

По времени получения: постоянная; дискретная.

Для сбора информации в организации должна быть разработана информационная система или, как ее еще иногда называют, информационная система управления(ИСУ). Основа ИСУ состоит в том, что управленческие решения могут быть запрограммированы, и что большинство решений может быть сведено к алгоритмической последовательности. Для этого проблема, поставленная руководителем, должна быть четко структурирована в соответствии с правилами решения задачи.Информационные системы- организованная совокупность взаимосвязанных средств вычислительной техники, различных справочников и необходимых средств программирования, обеспечивающая решение тех или иных функциональных задач.Цели создания: обеспечить выживаемость и дееспособность предприятия; обеспечение работникам нормального трудового процесса; устранение неразберихи в получении информации и ее использовании; расширение функции предприятия в соответствии с требованиями рынка

Принципы построения ИС: Иерархия (Подчиненность задач и использование источников данных); Принцип агрегированности данных (учет запросов на разных уровнях); Избыточности (построение с учетом не только текущих задач, но и будущих); Конфиденциальность; Адаптивность к изменяющимся запросам; Согласованность и информационное единство (определяется разработкой системы показателей, в которой исключалось бы возможность несогласованных действий и вывод неправильной информации); Открытость системы (для пополнения данных)

Классификация информационных систем.

I. По масштабу: 1. Одиночные - реализуются, как правило, на автономном персональном компьютере и рассчитаны на одного пользователя или группы пользователей, разделяющих по времени одно рабочее место. 2. Групповые - ориентированы на коллективное использование информации членами рабочей группы и чаще всего строятся на базе локальной вычислительной сети. 3. Корпоративные - являются развитием систем для рабочих групп, они ориентированы на крупные компании и могут поддерживать территориально разнесённые узлы и сети.

II. По сфере применения: 1. Системы обработки транзакций 2. Системы поддержки принятия решений 3. Информационно-справочные системы 4. Офисные информационные системы

III. По способу организации: 1. Системы на основе архитектуры файл-сервер 2. Системы на основе архитектуры клиент-сервер 3. Системы на основе многоуровневой архитектуры 4. Системы на основе Интернет технологий

Требования, предъявляемые к информационным системам

Гибкость - Надёжность - Эффективность - Безопасность

Структура информационной системы . Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами. Подсистема - это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы. Математическое и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств. Организационное обеспечение - совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системыПравовое обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации. Существенными признаками АСУ является наличие больших потоков информации, сложной информационной структуры, достаточно сложных алгоритмов переработки информации. Общими свойствами и отличительными особенностями АСУ как сложных систем являются следующие:

- наличие большого числа взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, причём изменение в характере функционирования какого-либо из элементов отражается на характере функционирования другого и всей системы в целом;

- система и входящие в неё разнообразные элементы в подавляющем большинстве являются многофункциональными;

- взаимодействие элементов в системе может происходить по каналам обмена информацией, энергией, материала

9. Коммуникационное обеспечение процессов и систем управления. 

Коммуникация — это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми.

Коммуникационные потоки.

Внешний внутренний горизонтальный ваертикалиный диагнальный латеральный.

Основные модели коммуникации.

1. Наиболее широкое распространение получила линейная модель, рассматривающая коммуникацию как действие, в рамках которого отправитель кодирует идеи и чувства в определенный вид сообщения и затем отправляет его получателю, используя какой-либо канал (речь, письменное сообщение и т.п.). она рассматривает коммуникацию как однонаправленный процесс, идущий от отправителя к получателю.

2. Другой моделью межличностной коммуникации является трансакционная модель. Она представляет коммуникацию как процесс одновременного отправления и получения сообщений коммуникаторами

3. Существует также интерактивная, или круговая модель, межличностной коммуникации. Она представляет собой не просто процесс передачи сообщения от отправителя к получателю, в ходе которого первый кодирует, а второй декодирует информацию. Важным элементом этой модели является обратная связь.

Рассмотрим эту модель подробнее. Она состоит из следующих элементов: отправитель (источник) — кодирование — сообщение — канал — декодирование — получатель — обратная связь. В этом процессе создаются различные помехи, «шумы», препятствующие эффективной коммуникации.

Типы коммуникаций.

Познавательная коммуникация

Цель: расширить информационный фонд партнера, передать необходимую информацию, прокомментировать инновационные сведения.

Коммуникативныеформы: лекции и семинары, доклады и сообщения, беседы и консультации, отчеты, а также письменные работы (рефераты, контрольные, курсовые, дипломные, проектные), позволяющие оценить степень усвоения теории вопроса, просмотр обучающих программ.

Убеждающая коммуникация

Цель: вызвать у делового партнера определенные чувства и сформировать ценностные ориентации и установки; убедить в правомерности стратегий взаимодействия; сделать своим единомышленником.

Коммуникативные формы: убеждающая, призывающая к действию речь, пресс-конференция, дискуссия, спор. Переговоры, напутствие, комплимент, беседа, презентация, “круглые столы”.

Экспрессивная коммуникация

Цель: сформировать у партнера психоэмоциональный настрой, передать чувства, переживания, побудить к необходимому действию.

Коммуникативные формы: речи по специальному поводу, презентации; беседы и собрания; митинги;

Суггестивная коммуникация

Цель: оказать внушающее воздействие на делового партнера для изменения мотивации, ценностных ориентаций и установок, поведения и отношения.

Ритуальная коммуникация

Цель: закрепить и поддерживать конвенциальные отношения в деловом мире; сохранять ритуальные традиции фирмы, предприятия, создавать новые.

Основные составляющие коммуникационного процесса.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между отдельными людьми или группой лиц. Основная цель коммуникационного процесса - это обеспечение понимания посланного сообщения. В процессе обмена информацией есть четыре основных обязательных элемента:

• отправитель, лицо, собирающее информацию и передающее ее;

• сообщение, сама информация, представленная в той или иной форме;

• канал, или средства передачи информации;

• получатель, или лицо, которому предназначена информация и который интерпретирует ее.

Коммуникативные роли менеджера.

Тип А. Руководитель в большей степени ориентирован на общение с подчиненными. Тип Б. Руководитель ориентирован на общение с подчиненными, но не особенно стремится учитывать информацию. Тип В. Руководитель ориентирован на общение с подчиненными лишь в рамках понимания целесообразности такого общения. Тип Г. Руководитель совсем не ориентирован на общение с подчиненными

Основные коммуникативные преграды.

Коммуникативными помехами может быть механический обрыв информации и отсюда её искажение; неясность передаваемой информации, в силу чего искажается изложенная и переданная мысль; эти варианты можно обозначить как информационно‑дефицитный барьер.

Значительно большая возможность искажения связана с эмоциями – эмоциональные барьеры. Это происходит, когда люди, получив какую‑либо информацию, более заняты своими чувствами, предположениями, чем реальными фактами.

Существует также семантический барьер непонимания, связанный, в первую очередь, с различиями в системах значений (тезаурусах) участников общения. Это, прежде всего, проблема жаргонов и слэнгов.

Как уже отмечалось выше, причиной психологического барьера могут служить социально‑культурные различия между партнёрами по общению.

Выделяют три вида коммуникационных сетей: открытые, замкнутые и комбинированные.

В открытых сетях движение информации может быть остановлено, потому что оно попадает к элементу структуры управления, находящемуся в конце канала, оно может также наткнуться на "посредника" или "контролера" (промежуточное звено в сети коммуникации), который по каким-то причинам этому движению препятствует и которого нельзя минуть. (Сеть типа "Змея", "Звезда", "Шпора", "Тент", "Палатка").

В замкнутых сетях тупики и контролеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены. (Сеть типа "Дом", "Круг", "Колесо").

Комбинированные сети сочетают в себе оба принципа построения и присущи больше крупным многоуровневым организациям.