6

Лабораторная работа 7 (2 часа) Средства рецензирования, форматирования текста и автоматизации разработки документов Рецензирование текста

Рецензирование текста включает в себя редактирование текста с регистрацией изменений и комментирование текста. В отличие от обычного редактирования при рецензировании текст документа изменяется не окончательно - новый и старый варианты текста существуют в рамках одного документа на правах различных версий.

Основным средством рецензирования является панель Рецензирование, устанавливаемая командой Вид - Панели управления - Рецензирование. На этой панели представлены следующие элементы управления:

• создания, просмотра и удаления примечаний;

• регистрации, просмотра, принятия и отмены изменений;

• выбора цвета выделения примечаний;

• сохранения версий документа.

Для создания примечания служит кнопка Добавить примечание. При ее использовании местоположение курсора выделяется заданным цветом, а на правом поле границы открывается область ввода текста примечания. Созданное примечание отображается только при просмотре документа, но не при его печати.

Для регистрации изменений в тексте служит кнопка Исправления. Всё редактирование текста в режиме регистрации исправлений считается неавторским и выделяется особым методом. Метод выделения можно задать на вкладке Исправления диалогового окна Параметры. Прочие элементы управления данной панели позволяют выполнять переходы между исправлениями, принимать их или отвергать.

Если документ проходит многоступенчатое редактирование, то возникает необходимость хранить его промежуточные версии. Для сохранения текущей версии и для загрузки одной из промежуточных версий при­меняют команду Файл - Версии.

Форматирование текста

Форматирование текста осуществляется средствами пункта Формат строки меню или панели Форматирование. Основные приемы форматирования включают:

• выбор и изменение гарнитуры шрифта;

• управление размером шрифта;

• управление начертанием и цветом шрифта;

• управление методом выравнивания;

• создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых);

• управление параметрами абзаца.

Выбор гарнитуры шрифта действует на выделенный текстовый фрагмент. Если ни один фрагмент не выделен, то он действует на весь вводимый тексты. Текстовый процессор Microsoft Word поставляется с наборами шрифтов UNICODE. Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт, вызываемом командой Формат - Шрифт. Диалоговое окно имеет три вкладки: Шрифт, Интер­вал и Анимация.

На вкладке Шрифт выбирают:

• гарнитуру (категорию) шрифта;

• размер в пунктах;

• вариант начертания;

• цвет символов;

• наличие подчеркивания и его цвет;

• характер видоизменения.

Основные категории шрифтов:

• с засечками – семейства Times;

• без засечек (рубленые) – семейства Arial;

• моноширинные – семейства Courier.

Шрифты семейства Times легко читаются в больших текстовых блоках. Их применяют для оформления основного текста, так как они лучше воспринимаются в документах, напечатанных на бумаге.

Шрифты семейства Arial рекомендуется использовать для заголовков в технических текстах и для электронных документов.

Большинство гарнитур шрифтов являются пропорциональными. Это означает, что и ширина отдельных символов, и расстояние между соседними символами динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятным для чтения.

В моноширинных шрифтах каждый символ вместе с окаймляющими его интервалами имеет строго определенную ширину. Такие шрифты применяют при вводе текстов, представляющих листинги про­грамм.

Для документов, имеющих формат типовой книжной страницы, применяют шрифт размером 10 пунктов. Для доку­ментов, готовящихся для печати на стандартных листах формата А4, выбирают размер 12 пунктов. Для документов, предназначенных для передачи средствами факсимильной связи, применяют размер 14 пунктов и больше.

Использование прочих средств управления шрифтом (выбор начертания, подчеркивания и других видоизменений) определяется стилевым решением документа.

Интервал между символами выбирается на вкладке Интервал диалогового окна Шрифт, вызываемого командой Формат - Шрифт.

Основанные значения интервалов между символами:

• Обычный;

• Разреженный;

• Уплотненный.

Эффекты анимации используют при подготовке электронных документов, распространяемых в формате текстового процессора. Виды анимации устанавливаются на вкладке Анимация диалогового окна Шрифт.

Способы выравнивания текста:

• по левому краю;

• по центру;

• по правому краю;

• по ширине.

Выбор способа выравнивания текста выполняется соответствующими кнопками панели инструментов Форматирование или из раскрывающегося списка Выравнивание вкладки Отступы и интервалы диалогового окна Абзац, устанавливаемого командой Формат - Абзац. Выбранный способ выравнивания действует на текущий и последующие вводимые абзацы. Для печатных документов на русском языке рекомендуется в основном тексте использовать выравнивание по ширине с одновременным включением функции переноса, а для документов на английском языке основ­ной способ выравнивания - по левому краю.

Отступы и интервалы абзаца:

• отступ слева (от левого поля);

• отступ справа (от правого поля);

• отступ первой строки абзаца («красная строка»);

• интервала перед абзацем и после него (отбивки между абзацами).

Для печатных документов величину отступа для основного текста, как правило, не задают, но ее задают для дополнительных материалов и заголовков, если они не выравниваются по центру.

Роль отбивок между абзацами, как и роль отступа первой строки абзаца, состоит в том, чтобы визуально выделить абзацы. Применяя отступ первой строки абзаца, не следует применять отбивки между абзацами, и наоборот. Для документов про­стой структуры используют отступ первой строки, а для документов сложной струк­туры (технических) и документов на английском языке используют отбивки между абзацами. В Web-документах применяют только отбивки между абзацами.

Специальное оформление маркированных и нумерованных списков редко применяют в художественных документах и персональной переписке, и часто применяют в служебных документах и в Web-документах. Для создания нумерованных и маркированных списков нужно сначала выполнить настройку, затем вход в список и, наконец, выход из него.

Настройку списка выполняют в диалоговом окне Список, открываемом командой Формат - Список. Диалоговое окно Список имеет четыре вкладки: Маркированный список, Нумерованный список, Многоуровневый список и Список стилей. В качестве элементов управления здесь представлены образцы оформления списков. Для выбора нужного списка достаточно щелкнуть на избранном образце.

Вход в список может осуществляться автоматически или по команде. Чтобы автоматически создать маркированный список, достаточно начать запись строки с ввода символа «*». По завершении строки и нажатии клавиши ENTER символ «*» автоматически преобразуется в маркер, а на следующей строке маркер будет установлен автоматически. Для автоматического создания нумерованного списка достаточно начать строку с цифры, после которой стоят точка и пробел, например «1. », «2. » и т. д. Этот метод позволяет начать нумерацию с любого пункта.

Для создания списка по команде служат кнопки Нумерованный список по умолчанию и Маркированный список по умолчанию на панели Форматирование. Как маркированный, так и нумерованный список можно превратить в многоуровневый список, используя кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ на панели Форматирование.

Для списков с вложением более трех уровней можно настроить стиль оформления каждого из уровней. Для этого служит командная кнопка Изменить на вкладке Многоуровневый диалогового окна Список, вызываемого командой Формат - Список.

Вкладка Список стилей диалогового окна Список предназначена для оформления многоуровневых списков. Она позволяет выбрать или определить для каждого уровня списка особый стиль.

Можно создавать графиче­ские маркеры. Для выбора такого маркера на вкладке Маркированный диалогового окна Список необходимо выбрать один из образцов списка и щелкнуть на кнопке Изменить. Откроется диалоговое окно Изменение маркированного списка, в котором надо щелкнуть на кнопке Рисунок. Эта кнопка открывает диалоговое окно Рисованный маркер, в котором можно выбрать подходящее изображение.

Для завершения маркированного или нумерованного списка и выхода из режима его создания достаточно по завершении ввода последней строки дважды нажать клавишу ENTER.