Deloproizvodstvo-Uchebno-spravochnoe_posobie
.pdf
Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°»
И. Н. Кузнецов
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Учебно-справочное пособие
Издание второе, переработанное и дополненное
МОСКВА, 2006
УДК651.4/.8 ББК 650.050.2
К89
Рецензенты:
С.К. Купрейчик — кандидат юридических наук;
ЯЛ. Бопдаренко — кандидат юридических наук.
Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательскоторговая корпорация «Дашков и К"^», 2006. — 520 с.
ISBN 5-94798-847-Х
Книга содержит информацию, необходимую для делопроизводите лей, секретарей, о правилах составления документов по действующим стандартам.
Рассмотрены нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, включая компью терные технологии подготовки текстовых и табличных документов.
Дана характеристика особенностей подготовки, оформления и ве дения всех видов внутренних документов, договоров, кадровой доку ментации и внешней деловой переписки. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации.
Представлены справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя.
Для секретарей, секретарей-референтов, работников служб дело производства, студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальностям "Документоведение и документационное обеспечение управления" и "Менеджмент организации", а также всех интересую щихся подобной тематикой.
ISBN 5-94798-847-Х |
© И. Н. Кузнецов, 2005 |
1.СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
1.1.Система организационно-правовой
документации
1.1.1. Назначение и состав
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в дея тельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, — орга низация системы и процессов управления, т. е.:
—создание организации, включая выбор ее организационноправовой формы;
—регистрация организации;
—установление ее структуры;
—определение штатной численности, номенклатуры должно стей: руководителей, специалистов, технических исполнителей и присвоение им разрядов по Единой тарифной сетке (ETC);
—регламентация деятельности структурных подразделений и работников;
—формирование коллегиальных и совещательных органов управления;
—регламентация деятельности аппарата управления;
—лицензирование деятельности в необходимых случаях;
—установление режима работы и системы охраны;
—организация труда работников и оценка труда работников;
—реорганизация организации;
—ликвидация организации и некоторые другие виды работ.
3
Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компе тенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответ ственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структур ных подразделениях, положения о коллегиальных и совещатель ных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельно сти (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой дея тельности организации.
Организационно-правовые документы в обязательном поряд ке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это ор ганом — вышестоящей организацией, руководителем данной орга низации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем струк турного подразделения — в зависимости от вида и разновиднос ти документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.
С точки зрения срока действия организационно-правовые до кументы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штат ное расписание, которое разрабатывается и утверждается еже годно).
По мере изменения характера деятельности учреждения и орга низации труда в организационно-правовые документы могут вно-
ситься изменения, для чего руководитель издает распорядитель ный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганиза ции деятельности разрабатываются и утверждаются новые орга низационно-правовые документы.
Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.
Например, изменения и дополнения в устав организации вно сятся в соответствии с установленной законом процедурой — по решению высшего органа управления организацией (общего со брания акционеров, участников и др.) с обязательной регистра цией изменений в органе государственной регистрации организа ций; изменения в штатное расписание вносятся по мере необходи мости приказами или распоряжениями руководителя; изменения в положения о структурных подразделениях — распорядительны ми документами руководителя.
Разрабатывает организационно-правовые документы руковод ство учреждения или подразделения с привлечением юридичес кой службы и квалифицированных специалистов, хорошо знаю щих работу учреждения.
Организационно-правовые документы оформляются на стан дартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходи мых (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003) реквизитов: название учреждения и подразделения (если документ утверждается руко водителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделен ных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Впроцессе подготовки организационно-правовые документы
вобязательном порядке проходят процедуру согласования (визи рования) со всеми заинтересованными подразделениями и лица ми, юридической службой (юристом), заместителями руководи теля организации или одним из заместителей, курирующим соот ветствующее направление деятельности организации.
1.1.2. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов
Учредительные документы — это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). К учредительным документам относятся учреди тельный договор и устав.
Учредительный договор — это договор, в котором стороны (уч редители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия пере дачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В дого воре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юри дического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
Устав — правовой акт, определяющий статус, организацион ную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданно го юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в первой части Гражданского кодекса Российской Федерации.
Учредительные документы юридического лица должны содер жать наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида (например, предмет и цели деятельности юридического лица).
Юридическое лицо действует на основании устава, либо учре дительного договора и устава, либо только учредительного дого вора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой органи зацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать на основании положения об организациях данного вида.
Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).
Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.
Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения согла шения между сторонами, а по своему назначению в управленчес кой деятельности — организационным документом.
6
Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты уч редительного договора регламентируются законодательством Российской Федерации.
Учредительный договор может состоять из следующих разделов:
1.Вводная часть.
2.Цель заключения договора.
3.Наименование и правовая форма организации.
4.Предмет деятельности.
5.Место нахождения организации.
6.Обязанности участников (учредителей) по созданию юри дического лица.
7.Порядок образования имущества.
8.Условия об ответственности конкретных участников (учре дителей) по обязательствам созданного юридического лица.
9.Порядок распределения прибыли и погашения убытков.
10.Порядок управления делами юридического лица.
П.Права и обязанности участников (учредителей).
12.Ответственность за нарушение договора.
13.Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.
14.Порядок рассмотрения споров.
15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганиза ции и ликвидации юридического лица.
При необходимости учредительный договор утверждает устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-пра вовой статус организации.
Учредительный договор вступает в силу с момента его подпи сания, если в самом договоре не оговорен другой срок.
Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то до говор от его имени подписьюают руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.
Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соот ветствующие государственные органы представляют учредитель ный договор и устав или только учредительный договор.
Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется зако нодательством.
Текст устава состоит изразделов, имеющих заголовки и нумеру емых арабскими цифрами, имоэ/сет содерэ/сать следующие разделы
1.Общие положения.
2.Акционерный капитал (уставный капитал).
3.Порядок деятельности.
4.Управление.
5.Учет и отчетность; распределение прибыли.
6.Прочие накопления.
7.Прекращение деятельности,
Вустав могут включаться и другие разделы, отражающие спе цифику деятельности организации.
Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесени ем всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.
Устав утверждается общим собранием учредителей или участ ников. Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДЕНО
Общее собрание акционеров ОАО "Сиданко" (протокол от 28.06.03 № 4)
Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации, отметка о регистрации — печатью органа государственной реги страции.
Пололсение об учреждении — правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют госу дарственные и муниципальные бюджетные некоммерческие орга низации. В первую очередь, это органы власти и управления.
Текст полоэ{сения об организации содержит разделы:
1.Общие положения.
2.Основные задачи.
8
3.функции.
4.Права и обязанности.
5.Руководство.
6.Взаимоотношения.
7.Контроль, проверка и ревизия деятельности.
8.Реорганизация и ликвидация.
Вразделе ''Общие положения " даются официальные полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответству ющего правового акта; указывается, чем руководствуется орга низация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиня ется, какие печати имеет.
Раздел "Основные задачи'* устанавливает основные проблемы или комплексы проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.
В разделе ''Функции'* перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставлен ных перед ней задач.
Раздел "Права и обязанности " содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руко водителя. Право — это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Пра ва устанавливаются в объеме, необходимом для реализации воз ложенных на организацию функций. К правам относится право на издание распорядительных и нормативных документов; пра во на ведение переЬиски; право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам; право представительство вать в вышестоящих и иных органах; право запрашивать инфор мацию и др.
К обязанностям относятся действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.
В разделе "Руководство " устанавливается, кем осуществляет ся руководство организацией, на каких принципах, кем назнача ется и освобождается от должности руководитель, а также опре деляется сфера его компетенции.
9