Структура делового письма

Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т. е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

Наиболее простая структура письма – это две части. Впервой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Приведем примеры структуры писем, состоящих из двух-трех частей.

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

2) содержание запроса;

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высылаемом материале;

2) уточняющие сведения.

Письмо-просьба:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2) изложение просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

1) повторение изложения просьбы;

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

Синтаксис официального письма

Характерной особенностью синтаксиса официального письма, как и любого официального документа, является то, что порядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания письма и соответствовать традиционным для данного языка нормам расположения слов. В русской письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Иными словами, отсутствие в письменной речи активной, не формирующей смысл интонации компенсируется принципом «линейной» подачи информации. Сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем – основная, причем основная помещается после сказуемого, а вспомогательная – в начале предложения до сказуемого. Именно поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Для официально-делового стиля характерны предложения, в которых подлежащее выражено не одним словом, а целостным по назначению сочетанием слов. В целом при согласовании подлежащего со сказуемым действует такой принцип: субъект действия отождествляется не столько с индивидуальным лицом, сколько с его собирательным статусом.

Рассмотрим варианты согласования сказуемого с подлежащим, характерные для официально-делового стиля, которые могут вызывать сомнения у составителя письма.

• При подлежащем с количественным числительным, оканчивающимся на «один», сказуемое употребляется в форме единственного числа. Например:

Неправильно

В 2005 г. на предприятие

были приняты 21 специалисты

Правильно

В 2005 г. на предприятие был

принят 21 специалист

• При подлежащем, имеющем в своем составе имя числительное, означающее «два» или более, сказуемое употребляется как в форме единственного, так и в форме множественного числа. Например:

На заседании педагогического совета будут обсуждены (будет обсуждено) два доклада.

Необходимо учитывать, что сказуемое в форме единственного числа подчеркивает внутреннюю нерасчлененность, целостность того множества, о котором идет речь. Например: заводу выделено 12 автомашин.

Единственное число оказывается более уместно, когда лица или предметы пассивны по отношению к обозначенным сказуемым действию или признаку.

Например :было рассмотрено три проекта; было продано 10 костюмов. Форма множественного числа сказуемого уместна в тех случаях, когда составитель документа хочет подчеркнуть активный характер действия каждого лица.

Например:

12 рабочих цеха добились отличных показателей.

• Подлежащие, включающие слова «большинство», «меньшинство», «множество», «ряд», «часть», «много», «немало», «несколько», «количество», «число», «не меньше чем», а также отрицательные и неопределенные местоимения («никто», «ничто», «кое-кто»), употребляются со сказуемыми в форме единственного числа, т. е. сказуемое в этом случае согласуется с подлежащим по грамматическому принципу. Например:

большинство голосовало против; ряд предложений проекта не подкреплен расчетами.

• При подлежащем, выраженном местоимением «кто», сказуемое ставится в форме единственного числа. Например:

тот, кто представит лучшую программу, будет награжден.