К
адровая
документация
Кадровая документация
Кадровая документация ведется во всех организациях, учреждениях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы. Этой документацией фиксируются факты прохождения службы граждан. В конечном результате она подтверждает право граждан на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.
В состав документации по личному составу входят различные виды документов: организационные (должностные инструкции, правила внутреннего распорядка и др.), распорядительные (приказы по личному составу), информационно-справочные (справки, докладные записки, акты, объяснительные записки и др.) и такие документы, как трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учету кадров, учетные карточки и т.п.
Оформляется кадровая документация в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ), Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами.
Документирование трудовых правоотношений – важнейшая часть работы кадровой службы. Для оперативности обработки кадровых документов необходимо использовать унифицированные формы документации по личному составу. Унифицированные формы применяют в стандартных ситуациях, таких как:
прием на работу;
перевод на другую должность;
увольнение с работы;
предоставление отпусков;
применение поощрений и дисциплинарных взысканий в отношении сотрудников;
командирование.
Прием на работу
Основанием приема на работу является письменный трудовой договор (контракт), заключенный между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку организации.
При поступлении на работу необходимо предоставить:
Документ, удостоверяющий личность (паспорт, военный билет);
Трудовую книжку (если гражданин поступает на работу впервые – справку о последнем занятии, выданную по месту жительства);
Некоторые категории работников обязаны представить дополнительные документы:
копии документов об образовании и профессиональной подготовке;
копии документов о присуждении ученых степеней или почетных званий;
заявление от родителей, усыновителей, попечителей, справку из поликлиники, справку из фонда занятости (для работников моложе 18 лет) и т.д.
При приеме на работу запрещается требовать от граждан документы, помимо предусмотренных законодательством. Однако закон предусматривает для некоторых категорий работников дополнительные документы при приеме на работу. Например, государственные служащие представляют дополнительно медицинское заключение о состоянии здоровья, справку из органов государственной налоговой службы об имущественном положении; некоторые работники здравоохранения – сертификат специалиста и лицензию и т.д.
Граждане, поступающие на работу, составляют заявление о приеме на работу (в одном экземпляре). Оно составляется в виде просьбы на имя руководителя организации. В тексте заявления необходимо подробно указать структурное подразделение, должность, на которую претендует поступающий, должностной оклад, особенности в работе и т.п.
Администрация организации, в свою очередь, обязана ознакомить работника с его должностной инструкцией (служебными функциями, условиями труда, его правами и обязанностями), правилами внутреннего трудового распорядка.
Затем при необходимости заполняется личный листок по учету кадров, анкета и автобиография. Обязательно заполняется личная карточка. Личный листок по учету кадров и личная карточка представляют собой трафаретные формы.
В соответствии с действующим законодательством при приеме на работу может быть установлен испытательный срок (ст. 22 КЗоТ РФ), который не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях – шести месяцев. Испытательный срок не устанавливают при приеме на работу:
лиц, не достигших 18-ти лет;
молодых специалистов;
инвалидов Великой Отечественной войны, направляемых на работу;
при переводе на работу в другую организацию и т.д.
Целью испытания при приеме на работу является только проверка деловых качеств работника. Условия об испытании указываются в приказе о приеме на работу.
После издания приказа по личному составу о приеме на работу в отделе кадров организации оформляется запись в трудовую книжку работника.
Копия приказа о зачислении на работу поступает в бухгалтерию организации, где на работника оформляется лицевой счет по заработной плате.
В некоторых случаях отдел кадров заводит на работника личное дело.
Формирование и хранение личных дел
Личное дело – это систематизированный комплекс документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Документы на штатных сотрудников организации формируются в личные дела после издания приказа о приеме на работу. Располагают их в определенной последовательности:
внутренняя опись документов, содержащихся в деле;
листок по учету кадров;
анкета;
автобиография;
копии дипломов об образовании, присуждении ученых званий, степеней;
характеристики;
резюме;
заявление о приеме на работу;
контракт;
копия приказа о приеме на работу;
список научных трудов и изобретений;
выписки из решений конкурсной аттестационной комиссии, ученого совета.
Это личное дело в дальнейшем будет дополняться другими документами, касающимися прохождения службы работником в данной организации или подтверждающими изменения в анкетных и биографических данных работника:
аттестационный лист;
характеристики;
копия свидетельства о браке и др.
Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке и нумеруются. Все они заносятся во внутреннюю опись (наименование документов с указанием их порядковых номеров, дат и заголовков).
При увольнении сотрудника его личное дело оформляется в соответствии с требованиями архивных учреждений и сдается в архив. При этом к внутренней описи личного дела составляется итоговая запись, в которой фиксируется количество включенных в дело документов в количество листов внутренней описи. Опись подписывается составителем.
При ликвидации организации личные дела работников передаются на государственное хранение в архив.
Перевод на другую работу
В соответствии с трудовым законодательством перевод на другую работу может производиться по инициативе работника или по инициативе администрации организации (при согласии работника). Перевод на другую работу может быть осуществлен:
в той же организации;
в другую организацию;
в другую местность.
Не допускается перевод работника на другую работу в период его отсутствия в организации (отпуск, болезнь и т.п.)
При переводе на другую должность по инициативе работника подается заявление о переводе. Заявление о переводе работник визирует у руководителя структурного подразделения, где он работает и у руководителя структурного подразделения, куда он собирается перевестись на новую должность. Руководитель организации ставит на заявление резолюцию, в которой дает разрешение на перевод и указывает срок перевода.
На основании заявления с резолюцией руководителя в отделе кадров организации готовят приказ о переводе сотрудника на другую работу.
Если перевод осуществляется по инициативе организации (при соглашении работника на перевод), руководитель структурного подразделения, который хочет перевести к себе сотрудника, принимает от него заявление о переводе и составляет на него обоснованное представление.
В тексте представления (оно может быть оформлено в виде докладной записки) руководитель структурного подразделения указывает, с какого времени работает сотрудник в данной должности, общий стаж работы в организации, дает характеристику работника, оценивает его производственную деятельность и вносит своё предложение о переводе сотрудника на новую должность.
После визирования представления у руководителя структурного подразделения, откуда переводится работник, и резолюции руководителя организации оформляется приказ о переводе сотрудника на другую работу.
Сведения о переводе работника заносятся в личную карточку, личное дело, трудовую книжку работника.
Копия приказа о переводе направляется в бухгалтерию для внесения соответствующих изменений в лицевой счет по заработной плате работника.
В случае, когда работник приглашен на работу в другую организацию (в порядке перевода) по согласованию между руководителями организаций, он представляет в отдел кадров заявление о переводе с резолюциями руководителей обоих организаций. После чего издается приказ об освобождении работника от занимаемой должности в порядке перевода в другую организацию.
Предоставление отпусков
В соответствии с действующим законодательством (ст.ст. 66, 67, 68 КЗоТ РФ) всем работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка. Законом предусмотрен минимальный отпуск 24 рабочих дня.
Ежегодные отпуска оформляются отделом кадров либо на основании личного заявления работника (в небольших организациях со штатом менее 100 человек) или на основании графика отпусков (в крупных организациях с большим численным штатом).
В первом случае сотрудник лично пишет заявление на имя руководителя организации. В тексте заявления должно быть указано, какой отпуск ему необходим (ежегодный), за какой период, на сколько календарных дней, с какого по какой день включительно.
После визирования заявления у руководителя структурного подразделения его передают на резолюцию руководителю организации.
На основании полностью оформленного заявления отдел кадров издает приказ о предоставлении работнику очередного отпуска.
Во втором случае основанием для издания приказа о ежегодном отпуске служит график отпусков. Сводный график отпусков составляется в организации ежегодно, в конце календарного года, подписывается руководителем кадровой службы, визируется руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
Законодательством РФ предусматривается и второй вид отпуска – отпуск без сохранения заработной платы, который предоставляется по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам по личному заявлению работника.
Оформление отпусков такого типа производится по такой же схеме, как и ежегодных оплачиваемых отпусков. Основанием для издания приказа может служить не только личное заявление работника, но и другой документ: справка из института для сдачи экзаменов, справка из больницы и др. При оформлении приказа по личному составу о предоставлении отпуска без сохранения содержания основанием будут как заявление работника, так и представленный документ.
Оформление поощрения
За добросовестное выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу, другие достижения в работе действующим законодательством предусмотрены различные виды поощрений:
объявление благодарности;
выдача премий;
награждение ценным подарком;
награждение орденами и медалями;
присвоение почетных званий и т.д.
Правилами внутреннего распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине могут быть предусмотрены и другие поощрения:
назначение особой надбавки за высокий профессионализм;
выдача путевок за счет организации и т.д.
Меры поощрения в отношении конкретного работника объявляют ему приказом по организации.
В этом случае руководитель структурного подразделения подает докладную записку руководителю организации с обоснованием причин поощрения работника. В случае выдачи денежной премии докладная записка руководителя структурного подразделения визируется у главного бухгалтера организации.
В резолюции руководителя организации об издании приказа о поощрении на докладной записке указывается вид и мотив поощрения, размер премии и др.
На основании этого документа издается приказ о поощрении работника.
Оформление дисциплинарных взысканий
За нарушение трудовой дисциплины администрация организации может применять следующие меры дисциплинарных взысканий:
замечание;
выговор;
строгий выговор;
увольнение.
Законодательством о дисциплинарной ответственности, уставами и положениями могут быть предусмотрены для отдельной категории работников и другие дисциплинарные взыскания. Например, устав о дисциплине железнодорожного транспорта допускает за нарушение трудовой дисциплины лишение машиниста права управления локомотивом.
КЗоТ РФ определено (ст. 136), что дисциплинарное взыскание применяется непосредственно за обнаружением поступка, но не позднее одного месяца со дня его обнаружения.
Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансово-хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения.
До объявления дисциплинарного взыскания работник, нарушивший трудовую дисциплину, должен предоставить письменное объяснение (объяснительная записка). В тексте объяснительной записки излагаются дата нарушения, причины, обстоятельства. Если имеются документы, оправдывающие проступок (справки из других организаций: военкомата, суда, с железнодорожной станции и др.), они прилагаются к объяснительной записке работника. Объяснительная записка передается работником руководителю структурного подразделения, который составляет на имя руководителя организации докладную записку.
Руководитель организации на основании докладной записки руководителя структурного подразделения и объяснительной записки нарушителя трудовой дисциплины принимает решение о наложении дисциплинарного взыскания. Это решение оформляется резолюцией на докладной или объяснительной записке.
На основании указанных документов и резолюции руководителя организации издается приказ о наложении дисциплинарного взыскания.
За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Приказ о дисциплинарном взыскании объявляется работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в трехдневный срок.
Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано в установленном законом порядке. Оно может быть снято приказом организации в любое время и до истечения года. Инициатива может исходить как от самого работника, так и от администрации или трудового коллектива организации.
В течение срока действия дисциплинарного взыскания меры поощрения к работнику не применяются.
При отсутствии новых фактов нарушения трудовой дисциплины и мер взысканий за это в течение года работник считается не подвергшимся дисциплинарному взысканию.
Оформление направления в командировку
При необходимости направления сотрудника организации в командировку руководителем структурного подразделения составляется докладная записка на имя руководителя организации, в которой он указывает причины и дает обоснование командировки.
Руководитель организации принимает решение и оформляет на докладной записке руководителя структурного подразделения резолюцию с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя, задания и сроков командировки.
На основании докладной записки и резолюции руководителя организации издается приказ о командировании работника, после чего бухгалтерия выдает работнику денежные средства на командировку, а отдел кадров – командировочное удостоверение.
После возвращения работник отчитывается о командировке: сдает в бухгалтерию финансовый отчет о затраченных денежных средствах с приложением необходимых документов (билеты, счета и т.п.).
Изменение фамилии, имени, отчества
При изменении фамилии, имени, отчества работник организации оформляет на имя руководителя организации заявление, в котором указываются причины изменений, с приложением необходимых документов (свидетельства о браке, справка из органов ЗАГС и др.).
Если в личном деле работника необходимо оставить копию какого-либо документа, она оформляется и заверяется в отделе кадров по установленной форме.
Руководитель организации ставит на заявлении резолюцию, на основании которой в отделе кадров издают приказ об изменении фамилии (имени, отчества).
Заявление и копия документа подшиваются в личное дело работника, а в трудовую книжку, личную карточку, лицевой счет и другие документы вносятся необходимые изменения.
Увольнение (расторжение трудового контракта)
В соответствии с КЗоТ РФ увольнение работника может производиться:
по инициативе работника;
по инициативе администрации организации.
Основанием для прекращения трудового договора может быть:
соглашение сторон;
истечение срока договора;
призыв или поступление работника на военную службу;
расторжение трудового договора по инициативе администрации, по требованию профсоюзного органа;
перевод работника с его согласия на другое предприятие или переход на выборную должность;
отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с предприятием, а также отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда;
вступление в законную силу приговора суда, которым работник осужден (кроме случаев условного осуждения и отсрочки исполнения приговора) к лишению свободы, исправительным работам не по месту работы либо к иному наказанию, исключающему возможность продолжения данной работы.
Расторжение трудового договора по инициативе работника производится на основании личного заявления. В тексте заявления, адресованного на имя руководителя организации, работник указывает причину и дату увольнения. К заявлению могут прилагаться документы, подтверждающие причину увольнения (справка из учебного заведения о приеме на дневное отделение, повестка в военкомат и др.)
Заявление визируется у руководителя структурного подразделения и передается на резолюцию руководителю организации. В своей резолюции об освобождении от должности руководитель организации указывает дату увольнения.
Отдел кадров оформляет приказ об увольнении, на основании которого заносится запись в трудовую книжку работника, личную карточку; копия приказа передается в бухгалтерию.
Расторжение трудового договора с сотрудником по инициативе администрации производится на основании соответствующей статьи КЗоТ РФ.
Основаниями расторжения договора в этом случае являются:
ликвидация предприятия, сокращение численности или штата работников;
несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации либо состояния здоровья, препятствующих продолжению данной работы;
систематическое неисполнение работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного или общественного взыскания;
прогул (в том числе отсутствие на работе более трех часов в течение рабочего дня) без уважительных причин;
неявка на работу в течение более четырех месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности, не считая отпуска по беременности и родам, если законодательством не установлен более длительный срок сохранения места работы;
восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу;
появление на работе в нетрезвом состоянии, в состоянии наркотического или токсического опьянения;
совершение по месту работы хищения, установленного вступившим в законную силу приговором суда и др.
Расторжение трудового договора с работником по инициативе администрации оформляется приказом руководителя организации без личного заявления работника. Проект приказа согласовывается с руководителем структурного подразделения, юрисконсультом, профсоюзной организацией.
После издания приказа работника знакомят с его содержанием (под роспись), а в трудовой книжке, личной карточке делаются соответствующие записи об увольнении с обязательной ссылкой на статью КЗоТ РФ.
В некоторых случаях о предстоящем освобождении от должности сотрудники (под расписку) предупреждаются администрацией не менее чем за два месяца до увольнения с работы.
Увольнение работника, в случае появления на работе в нетрезвом состоянии, в состоянии наркотического или токсического опьянения, производится на основании акта или медицинского заключения.
Однако следует отметить и гарантии, предусмотренные действующим законодательством в случае увольнения работника по инициативе администрации организации. Так, не допускается увольнение работника по инициативе администрации в период временной нетрудоспособности, в период пребывания работника в очередном ежегодном отпуске и т.д.