Отбор информации в запросах
Реальные базы данных состоят из таблиц, имеющих десятки и более полей и от сотни до несколько тысяч записей. В силу больших размеров таблиц даже простой поиск нужной информации является проблематичным. Поэтому одной из задач запроса является автоматический отбор информации из таблиц.
Для этого может использоваться в спецификации запроса строка Условие отбора. Строка Условие отбора служит для ввода условий, при выполнении которых запись таблицы базы данных включается в состав результирующей таблицы запроса.
Для ввода условия отбора следует щелкнуть в нужной колонке строки Условие отбора, а затем с клавиатуры введите соответствующее выражение. Если условие вводится в поле числового типа, то в составе выражения могут быть числа и следующие знаки логических отношений:
between … and - между (например, Between 10 and 20 – между 10 и 20),
< - меньше,
> - больше,
= - равно.
Если условие вводится в поле символьного типа, то выражение представляет собой содержимое (текст) нужной ячейки таблицы базы данных, заключенное в кавычки.
Для расширения условий отбора имеется строка Или, которая позволяет дополнять условия отбора данных.
Задача. Требуется узнать телефоны фирм, выпускающих комплектующие изделия ценой от 1000 до 2000 руб. Для решения этой задачи создайте новый запрос. Выберите таблицы ФИРМА и ИЗДЕЛИЯ.
Включите в состав запроса поле Телефон фирмы из таблицы ФИРМА и поле Цена из таблицы ИЗДЕЛИЯ. Введите условия отбора согласно Рис. 24.
Рис. 24. Создание запроса на отбор данных
Выполните запуск созданного запроса. После чего сохраните созданную таблицу под именем Запрос на отбор данных.
Параметрические запросы
Существуют запросы, которые выполняются пользователем регулярно при неизменных критериях отбора. В этом случае они сохраняются под своим именем и для получения информации достаточно выполнить этот запрос. Но часто используются запросы, которые представляют собой незначительно видоизмененные варианты однажды подготовленного базового запроса.
Пусть в предыдущем примере нам нужно найти телефон фирмы, выпускающей комплектующие изделия с другой ценой. И мы заранее знаем, что от случая к случаю надо будет каждый раз вводить другую цифру, а квалификация пользователя может оказаться недостаточной, чтобы разобраться в окне конструктора запроса. Для решения такой задачи строится параметрический запрос.
Превратим запрос, разработанный в предыдущем примере, в параметрический. Для этого создайте еще раз запрос, согласно рис. 115. Далее в режиме конструктора в строке Условие отбора в колонке ЦЕНА в спецификации запроса вместо выражения Between 1000 And 2000 введите выражение Between [Мин ЦЕНА] And [Макс ЦЕНА].
Затем выполните команду Запрос - Параметры. Появится диалоговое окно Параметры запроса (Рис. 25). В столбце Параметр следует повторить гот же текст, который был введен в спецификации запроса. В столбце Тип данных вводится тип данных для полей Мин ЦЕНА и Макс ЦЕНА. Для ввода типа данных нужно щелкнуть в столбце тип данных и выбрать его из выпадающего списка.
Рис. 25. Параметры запроса
При выполнении этого запроса сначала появится окно с надписью Мин ЦЕНА, а затем окно Макс ЦЕНА. В поле ввода этих окон следует ввести нужную цифру и нажать кнопку ОК. После выполнения запроса появится такое же окно, как и в предыдущем примере.
Сохраните созданную таблицу под именем Параметрический запрос.