Добавил:

Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Вуз:

Удмуртский государственный университет

Предмет:

[НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Файл:

государственные стандарты УСОРД.docx

Скачиваний:

Добавлен:

13.05.2015

Размер:

7.23 Mб

Скачать

☆

1 / 61 2 3 4 5 6 > Следующая >>>

Введение

Унифицированная система организационно-распорядительной документации ( УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (организации).

Целью разработки УСОРД является создание взаимосвязанных комплексов документов, обеспечивающих организационно-распорядительную деятельность организаций. Использование УСОРД в деятельности организаций способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) – это совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления.

Стандарт - нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

В 1969 -1970 гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, однако после их пересмотра и доработки были утверждены только два: ГОСТ 6.38-72 “Требования к оформлению документов” и ГОСТ 6.39-72 “Формуляр - образец”.

С 1972 г. в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила организации работы с документами. Началась активная разработка отраслевых стандартов и стандартов предприятий, содержащих требования к документам.

Постановлением от 04.09.73 № 435 Госкомитет СССР по науке и технике ввел в действие основные положения ЕГСД. В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения”, определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов.

Общее научно-методическое руководство работами по унификации и стандартизации документов, разработке соответствующих унифицированных систем документации и унифицированных форм документов осуществляет Госстандарт. К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической информации. Всего унифицировано более 4,5 тыс. форм документов.

В 1984 - 1986 гг. ВНИИДАД разработал стройную систему документационного обеспечения управления, получившую название “Единая государственная система документационного обеспечения управления” (ЕГСДОУ).

В условиях кардинальной перестройки экономики России резко возросли роль и значение документационного обеспечения управления, которое постепенно переходит на машинную основу.

В 1990 г. был утвержден ГОСТ 6.38.-90 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, являвшийся нормативным документом, на основании которого до 1997 г. оформлялись документы ОРД. В 1997 г. появился ГОСТ Р.6.30-97 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

ГОСТ Р6.30-97 распространяется на организационно - распорядительную документацию, предусмотренную унифицированной системой организационно-распорядительной документацией (УСОРД) – приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов власти РФ, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Правило и требования ГОСТ Р6.30-97 носит универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и не унифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

Сравнительный анализ государственных стандартов УСОРД

Документы ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 оформляются машинописным способом. Устанавливают 2 формата документов А4 и А5.

В ГОСТ 6.39-72 для каждого формата установлены два варианта расположения реквизитов : угловой и продольный.

ГОСТ 6.38-72 В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

ГОСТ 6.39-72 На бланках документов должны быть напечатаны выпускные данные по ГОСТ 7.4-77 : название типографии, номер заказа и при необходимости тираж и формат бланка.

Устанавливаются два вида бланков:

Общий бланк ( для оформления приказов, протоколов, актов и др.);

Бланк для писем.

Бланки каждого вида могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов.

На бланках с угловым расположением реквизитов сначала печатают реквизиты на национальных языках, а ниже – на русском. На бланках с продольным расположением реквизитов слева печатают реквизиты на национальных языках, справа – на русском.

ГОСТ 6.15.1-75

Состав реквизитов унифицированных организационно-распорядительных документов определен в ГОСТ 6.39-72 и дополнен:

отметкой о переносе данных на машинный носитель.

подписью лица, ответственного за перенос данных на машинный носитель.

Эти два реквизита следует располагать на последнем листе в оформляющей части документа в пределах границ, установленных в ГОСТ 6.39-72 для реквизитов «отметка о заверении копии», «визы».

Текст организационно-распорядительного документа, как правило, должен состоять из двух частей- в первой части констатируют основания и причины издания документа, основания к его изданию, во второй части- излагают существо вопроса. Текст документа может состоять только из второй части.

Текст организационно-распорядительного документа следует излагать от третьего лица (например, « Министерство считает возможным…») или первого лица (напр., « В соответствии с постановлением… от… №…приказываю…»; « Прошу предоставить отпуск…»)

ГОСТ 6.38-90; 6.30-97

Переработка ГОСТ 6.38-90 во многом обусловлена изменениями в законодательстве и распространением автоматизированных технологий создания документов. Так, со времени выхода ГОСТ 6.38-90 был принят закон «О языках народов РСФСР» (1991 г.), регламентирующий использование гос-го языка в официальных документах.

В законодательство были введены новые требования к бланкам документов и оформлению отдельных реквизитов документов.

При переработке ГОСТ 6.38-90 объектом стандартизации явилось оформление организационно-распорядительных документов.

В ГОСТ 6.30-97 по сравнению с ГОСТ 6.38-90 реквизиты подразделяются на два вида: реквизиты бланка документа и реквизиты, используемые при оформлении документа. Изменились наименование реквизитов, их цифровое обозначение и кол-во. В ГОСТ 6.38-90 их было 31, в ГОСТ 6.30-97- 29.

Проект стандарта включает целый ряд нововведений. В частности, в нем выделены обязательные реквизиты организационно-распорядительного документа: 06- наименование автора документа; 08- название вида документа; 09- дата документа; 10- регистрационный индекс документа; 19- текст документа; 21- подпись.

Новая составная часть в реквизите 07- «Справочные данные об организации – авторе документа» - адрес электронной почты.

Реквизит 09- «Дата документа» предусмотрено оформлять в соответствии с международными стандартами – год, месяц, число.

Место составления или издания документа (реквизит 12) не указывается, если оно включено в бланк с названием организации.

Нововведение в реквизите 14 – «Адресат» связано с переходом Минсвязи России с января 1997г. к пользованию конвертами европейского образца и международными правилами написания адреса. Реквизит 15 - «Гриф утверждения документа» будет заполняться в именительном падеже, без кавычек, заглавными буквами(УТВЕРЖДЕНО) во всех случаях, когда утверждение производится должностным лицом или специально издаваемым документом. Это требование касается и реквизита 22 – « Гриф согласования документа» (СОГЛАСОВАНО).

Главным нововведением в разделе «Требования к бланкам документов» являются изменение размеров полей, введение « Должностного бланка», а также бланка формата А-5 (вертикального). В разделе « Требования к изготовлению документов с помощью печатающих устройств» изложены единые требования к межстрочным интервалам, отступам, порядку размещения реквизитов независимо от того, какой вид печатающего устройства используется при создании документа. В новом разделе «Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением герба РФ , гербов субъектов РФ» установлено, что изготовление указанных бланков осуществляется только полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне; изготовление бланков осуществляется по заказам федеральных органов гос-ой власти, иных федеральных гос-ых органов и учреждений, определенных Положением о Гос-ом гербе РФ, соответствующими правовыми актами субъектов РФ.

В этом разделе также определены требования к учету бланков и печатей, дано описание порядка учета бланков.

ГОСТ 6.38-90 и ГОСТ 6.30-97 во многом схожи.

Приложение