Розділ 3. Організація бухгалтерського обліку грошових коштів вкасі з використанням сучасних комплексних бухгалтерських програм

Ефективність роботи бухгалтера, аналітика та управлінця на підприємстві суттєво підвищується завдяки засобам інформатизації та автоматизації документообігу, які дозволяють оперативно накопичувати відповідні бази даних про наслідки господарської діяльності та використовувати їх для формування редагування і друку вихідних документів, квартальних, піврічних і річних звітів, а також надавати інформаційні послуги відповідним організаціям, ланкам управління щодо ефективності роботи, підвищувати ефективність праці аудиторів, ревізорів.

Для відображення надходження і витрачання готівкових грошових коштів в конфігурації 1С:підприємство можна оформити прибутковий і видатковий касовий ордер, журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, касову книгу.

Прибутковий касовий ордер

У програмі оприбуткування готівкових коштів у касу виконується документом "Приходный кассовый ордер" (меню Документы/Касса). Готівкові кошти до каси надходять з різних джерел. Під час заповнення документа джерело надходження коштів вибирається в полі Вид операции . Залежно від значення в полі Вид операции будуть вибрані рахунок, що кореспондує з касою, і його аналітика. Якщо гроші надходять з розрахункового рахунка підприємства, зазначається в цьому полі Поступление денег из банка.

При цьому в групі Аналитика буде вибрано кореспондуючий рахунок 311 і "основний" розрахунковий рахунок. У групі реквізитів Касса, сумма вибираємо "основну касу" підприємства, куди надходять готівкові кошти, і зазначаємо суму, що прибуткується. Валютою прибуткового ордера вважатиметься валюта, зазначена для вибраної каси в довіднику "Счета нашей фирмы". У реквізит Номер ПКО потрапляє черговий номер для друкованої форми прибуткового ордера, при цьому його можна змінити вручну. Програма веде автоматичну нумерацію ордерів для кожної каси (касової книги), збільшуючи відповідний реквізит у довіднику "Счета нашей фирмы". У групі Реквизиты ордера є текстові поля, які будуть перенесені до друкованої форми ордера.

На закладці Дополнительно містяться реквізити, які показують, чи належить операція до валових доходів або витрат, а також інформація для відображення першої події (якщо її треба визначити вручну). Якщо такої потреби немає, перша подія буде визначена для замовлення, вибраного в поле Заказ на основній закладці. Ці поля заповнюються тоді, коли джерелом надходження коштів є виручка.

Якщо проведення по касі можуть формувати інші документи конфігурації, слід відзначити прапорець Только зарегистрировать, інакше проведення буде сформовано двічі.

Кнопка Печать дозволяє надрукувати типову форму КО-1 прибуткового касового ордера або виконати "вдруковування" даних у бланк суворої звітності.

Заповнені документи "Приходный кассовый ордер" зберігаються в журналі документів "Касса".

Для оформлення надходження в касу валютних коштів користуються тим самим документом, який заповнюють аналогічно.

Видатковий касовий ордер

Для оформлення видачі коштів з каси підприємства вводяться документи "Расходный кассовый ордер". Зовнішній вигляд екранної форми документа і процес його заповнення аналогічні документу "Приходный кассовый ордер". Можна створити такі видаткові ордери: для видачі зарплати працівникам (створюються індивідуальні видаткові касові ордери для кожного), для оформлення видачі коштів під звіт. Нумерація ордерів ведеться за кожною касою окремо. При натисненні кнопки Печать формується друкована форма видаткового касового ордера КО-2.

Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів

Належним чином оформлені касові ордери повинні реєструватися в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів типової форми КО-3 (окремо прибуткові і окремо видаткові документи). У журналі зазначається дата, номер, призначення коштів і сума прибуткового касового ордера. У п. 3.11 Положення №72 спеціально згадано, що реєстрація може бути здійснена за допомогою технічних засобів. На момент написання статті програма не містить форми журналу КО-3 реєстрації касових документів. Тому вести його треба вручну або з використанням інших засобів.

Після реєстрації в журналі прибуткові і видаткові касові ордери передаються касирові для приймання або видачі готівкових коштів.

Касова книга

Усі надходження і видача готівки у національній валюті обліковуються в касовій книзі (типова форма КО-4).

Під час формування звіту слід задати період, за який має бути створений звіт (якщо задати довільний період, звіт формується за кожний касовий день цього періоду окремим аркушем касової книги). Якщо під час формування звіту не вибрати касу, звіт буде сформовано за всіма касами підприємства в національній валюті. Касир після здійснення необхідних дій з приймання грошей до каси знаходить на комп'ютері в журналі "Касса" потрібний прибутковий ордер і проводить його (ця дія відповідає запису до касової книги, яку касир у цей момент повинен зробити в разі "ручного" обліку).

Після завершення всіх операцій за день касир друкує форму "Лист кассовой книги" в двох примірниках, перший з яких буде власне вкладним аркушем касової книги (відповідає невідривній частині книги при ручному обліку), другий - "Звітом касира". Правильність складання звіту зручно перевіряти, поки друкована форма ще в електронному вигляді. Для цього у звіті передбачена деталізація. У тому місці, де покажчик набирає форми "лупи", при натисненні ENTER ви побачите операцію, якій вона відповідає, і можете переглянути і відредагувати операцію.

Після перевірки правильності складання і друку цих документів касир здає "Звіт касира" разом із прибутковими і видатковими документами до бухгалтерії під підпис у вкладному аркуші, який повертається касирові.

ВИСНОВОК

Отже, значна частина операцій підприємства здійснюються готівковими розрахунками.

Підприємство для здійснення розрахунків готівкою має касу, яку можна було б застрахувати страховою організацією.

Важливим моментом є те, що всі готівкові розрахунки підприємства та індивідуальних підприємців між собою, а також з громадянами проводяться як за рахунок коштів, одержаних у касі банку, так і за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг).

Розрахунки готівкою підприємства з громадянами та юридичними особами мають проводитися з оформленням податкових накладних, прибуткових і видаткових касових ордерів, касового чи товарного чека, квитанції, договору купівлі-продажу, актів закупівлі, виконання робіт (надання послуг) або інших документів, що засвідчують факт купівлі товару, виконання роботи, надання послуги.

Готівкова виручка одержана від реалізації товарів (робіт, послуг) може використовуватися підприємством в необхідних розмірах для забезпечення своєї статутної та господарської діяльності, крім здійснення виплат, пов'язаних з оплатою праці та виплатою дивідендів (доходу).

Необхідно відмітити, що нині на підприємствах проводиться робота по вдосконаленню обліку касових операцій шляхом автоматизації розрахунків. Дане вдосконалення дозволяє суттєво полегшити роботу бухгалтера та прискорити внутрішній документооборот на підприємстві, а також зробити можливим швидке оперативне надання інформації, потрібної для швидкої реакції керівництвом підприємства на зміни, які відбуваються в умовах ринкової економіки.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ