2.3. Інвентаризація грошових коштів в касі – суть та порядок проведення

У строки, встановлені керівником підприємства, але не рідше одного разу на квартал, на кожному підприємстві проводять раптову ревізію каси з покупюрним перерахуванням усіх грошей і перевіркою інших цінностей, що містяться в касі.

Насамперед слід звернути увагу на приміщення каси. Воно повинно бути ізольованим, спеціально захищеним від можливого проникнення Вікна повинні мати решітки, двері повинні бути металевими або оббитими листовою сталлю, причому в них повинно бути віконце для видачі грошей, яке закриваються. Доступ осіб, які не мають відношення до її роботи забороняється.

Крім того, каса повинна постійно охоронятись. Вся готівка повинна зберігатись в сейфах, які повинні бути зачиненими на ключ і опечатуватись печатками. Ключі від сейфів і печатки повинні зберігатись у касирів ,а їх дублікати –  в конверті опечатаному сургучевою печаткою, в сейфі  керівника підприємства.

Будь-яка перевірка починається з вивчення акту попередньої інвентаризації і встановлення  заходів, що були зроблені для усунення порушень і недоліків, встановлених попереднім актом  ревізії. Законність касових операцій і  повнота їх документального оформлення напряму залежить від знання касиром нормативних актів, які регламентують готівковий обіг, тому слід провести бесіду з касиром, і з’ясувати наскільки він обізнаний  в правилах готівкого обігу і чи має  він розписку про матеріальну відповідальність. Цей важливий нюанс необхідно обов’язково зробити, бо в подальшому, можливі зловживання касир може мотивувати ,як власну необізнаність.

Для того, щоб успішно виконати поставлені завдання, ревізію коштів слід починати з перевірки готівки і цінних паперів, які зберігаються на даний момент у касі. Потім перевіряють додержання Положення про ведення касових операцій і законність банківських операцій. Така послідовність не виключає інших варіантів перевірок, якщо вони будуть зручнішими і ефективнішими.

Інвентаризацію готівки в касі, яку обов’язково проводять раптово, треба організовувати відразу після прибуття ревізора в господарство і пред’явлення ним повноважень керівникові, не чекаючи, поки про проведення ревізії (перевірки) не буде оголошено.

Під час інвентаризації каси насамперед необхідно виконати ряд попередніх правових процедур: взяти від касира розписку про те, що у ввіреній йому касі готівка приватних осіб і сторонніх організацій не зберігається. Це дає змогу запобігти  перекриттю з інших джерел можливої недостачі грошей у касі; запобігти можливості перекручувати і на власний розсуд трактувати наявні лишки готівки в касі; уточнити остачу грошей, виведену в касовій книзі. Останній касовий звіт і документи по касових операціях поточного дня касир зобов’язаний здати головному бухгалтеру для перевірки. На цьому звіті касир робить відмітку про те, що всі прибуткові й видаткові касові ордери та інші грошові документи включені в цей звіт і  в касі немає неоприбуткованих або не списаних у видаток грошей. Всі ці дії унеможливлюють касиру маніпулювати  наявними лишками готівки чи нестачами.

Після складання останнього касового звіту, перевіреного головним бухгалтером і попередньо переглянутого ревізором, визначають наявність грошей і цінних паперів, які перебувають під особистою відповідальністю касира.

Інвентаризацію каси проводять у присутності головного бухгалтера і касира підприємства. Якщо касир відсутній з якихось поважних причин, ревізію проводять у присутності іншого касира або комісії персональний склад, якої затверджується керівником підприємства.

Касир групує наявні гроші за відповідними купюрами і в присутності ревізора та головного бухгалтера проводить повний поаркушевий перерахунок їх, включаючи й опечатані в пачках гроші, одержані в установі банку. Приватні розписки, які  підтверджують одержання грошей особисто в касира або здачу їх на зберігання, до уваги не беруться.

Результати інвентаризації наявних грошових коштів і документів порівнюють з даними бухгалтерського обліку. При наявності в касі надлишку грошей ця сума підлягає оприбуткуванню, і з’ясовуються причини, які до цього призвели, адже згідно з існуючим законодавством неоприбуткована готівка підлягає перерахуванню в бюджет  і посадові особи притягуються до адміністративної відповідальності згідно чинного законодавства.

Виявлену під час інвентаризації грошей у касі недостачу слід  оформити документально і вжити заходів по з’ясуванню причин такої недостачі та її погашенню касиром .Фінансових санкцій при цьому не застосовують.

Результати інвентаризації грошей і цінних паперів у касі оформляють актом.

Акт інвентаризації готівки і цінних паперів складають у трьох примірниках: перший – додається до акта ревізії, другий – головний бухгалтер додає до бухгалтерських справ для відображення в обліку результатів інвентаризації, третій – касир додає до касового обліку.

При здійсненні перевірки слід встановити наявність у підприємства касових книг, їх кількість, а також наскільки її оформлення відповідає вимогам, які регламентують ведення подібних документів (прошнурування, нумерація сторінок, наявність сургучевої печатки та необхідних підписів). При цьому слід перевірити правильність ведення касової книги та повноту оформлення в ній операцій з приймання та витрачання готівки. Особливу увагу при цьому слід звернути на строки записів в Касову книгу та періодичність виведення залишків, адже недотримання цих вимог може свідчити як про порушення касової дисципліни, так і про інші досить суттєві порушення, які можуть трактуватись як ухилення від оподаткування і в свою чергу можуть призвести до досить суттєвих фінансових санкцій. Перевірці підлягають прибуткові    та видаткові касові ордери, записи  і суми з яких слід звірити з записами в касовій книзі. Крім цього слід звернути увагу на своєчасність записів касира, якість цих записів, наявність підписів касира та бухгалтера, який повинен перевіряти ці записи за кількістю отриманих ним касових ордерів, а також на правильність підрахунків в касовій книзі фактичних залишків на кінець дня.

Перевірці підлягають правильність заповнення всіх реквізитів прибуткових та видаткових касових ордерів, а також платіжних відомостей, наявність всіх необхідних дат, підстав для виписки, наявність підписів осіб, які одержують кошти. Перевіряють наявність і якість відтисків всіх необхідних печаток і штампів.

Слід встановити наявність в підприємства журналу реєстрації прибуткових і видаткових ордерів  та книги обліку прийнятих та виданих касиром грошей, а також звернути увагу на правильність їх ведення, та правильність відображення в касових документах кореспондуючих рахунків, перевіривши відповідність кореспонденції на касових ордерах та в касовій книзі. Слід звернути увагу на наявність виправдних документів, які прикладаються до касових ордерів (заяви, рахунки, накладні, довідки і т.д.). Касові документи, які викликають якусь підозру щодо їх достовірності, підлягають додатковій перевірці.