Лабораторная работа: Работа с таблицей Excel как с базой данных

Функциональные возможности табличного процессора Excel

Таблица - форма организации данных по столбцам и строкам.

Электронная таблица - компьютерный эквивалент обычной таблицы.

Табличный процессор-комплекс программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц.

Электронная таблица - самая распространенная и мощная тех­нология для профессиональной работы с данными.

В ячейках (клет­ках) таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст, даты, числа, формулы, функции и др. Главное достоинство элект­ронной таблицы - возможность мгновенного автоматического пе­ресчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.

В Excel вычислительные возможности объединены с богатым набором функций, присущих текстовому, графическому редакто­рам и другим приложениям пакета Microsoft Office.

Одной из возможностей Excel является то, что он позволяет реализовать функции базы данных - ввод, поиск, сортировку, фильтрацию (отбор) и анализ данных.

Excel содержит более 400 встроенных функции, условно раз­деленных на несколько категорий. И одной из категорий являются функции управления базами данных и списками.

Доступ к средствам управления базами данных осуществляется, как правило, с помощью команд меню окна Excel Сервис и Данные.

Для выполнения многих операций обработки таблиц с помощью команд меню Данные достаточно установить курсор в любую ячейку списка таблицы. Для работы с частью списка требуется выделить необходимую область.

Excel предоставляет разнообразные способы для автоматического обобщения и анализа данных, в том числе средства для работы с базами данных и списками, позволяющие:

• создавать, добавлять, удалять и находить записи в базах данных,

• осуществлять сортировку и фильтрацию (выборку) записей,

• работать с базами данных в режиме формы и с помощью специальных функций.

Электронная таблица, все строки которой содержат однород­ную информацию, рассматривается как список или база данных.

Термины база данных и список в Excel используются как сино­нимы. При этом нужно иметь в виду следующее:

• каждая строка списка рассматривается как запись базы данных;

• столбцы списков считаются полями базы данных;

• заголовки столбцов считаются именами полей базы данных.

В Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и ана­лиз данных в списке или базе данных. Для того чтобы электронную таблицу можно было обрабатывать с помощью подобных функций, данные в ней должны быть организованы следующим образом:

• все строки таблицы должны содержать однородную информацию - во всех строках в одинаковых столбцах должны находиться однотипные данные;

• заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка;

• названия строк должны находиться в левом столбце списка;

• в таблице не должно быть пустых строк и столбцов, в том числе и между заголовками и первой строкой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка.

Функции списка нельзя использовать одновременно для не­смежныхобластей.