Методичка по информационным технологиям

41

Способ 2. Используем диаграмму Итак, имеем таблицу с перечислением этапов проекта, датами начала и

конца и длительносями каждого этапа:

Задача - построить стандартными средствами диаграмму-календарный график, как на рисунке:

42

Выделим исходные данные для диаграммы - диапазон A2:B13 и выберем в меню Вставка - Диаграмма, тип - Линейчатая с накоплением:

Нажимаем на кнопку Далее и уходим на 2-й шаг Мастера диаграмм. На вкладке Диапазон данных выбираем Ряды в столбцах:

43

На вкладке Ряд нажмем кнопку Добавить, устанавливаем курсор в поле Значения и выделяем ячейки с длительностями этапов (C2:C13):

44

На третьем шаге Мастера на вкладке Легенда снимаем флажок Добавить легенду. Все - жмем Готово. Должно получиться примерно следующее:

Щелкаем правой кнопкой мыши по вертикальной оси с названиями этапов и выбираем в контекстном меню Формат оси:

На вкладке Шкала в открывшемся окне ставим две "галочки" - Обратный порядок категорий и Пересечение с осью Y в максимальной категории. Жмем

ОК. Теперь избавимся от синих столбцов. Сделайте двойной щелчок по любому из них и в открывшемся окне выберите невидимую рамку и прозрачную заливку. Должно получиться следующее:

45

Осталось правильно настроить диапазон отображаемых на диаграмме данных. Для этого необходимо узнать реальное содержимое ячеек с которых начинается и на которых заканчивается временная шкала (желтая и зеленая ячейки в таблице). Дело в том, что Excel только отображает в ячейке дату как день- месяц-год, а на самом деле любую дату хранит в ячейке как количество дней, прошедших с 1.1.1900 до текущей даты. Выделите желтую и зеленую ячейки и поочереди попробуйте установить для них Общий формат (меню Формат - Ячейки). Получится 38350 и 38427, соответственно. Накинем на дату окончания еще денька три - получим 38340. Запомните эти числа.

Осталось щелкнуть правой кнопкой мыши по горизонтальной оси времени и выбрать Формат оси и ввести эти числа на вкладку Шкала:

После нажатия ОК диаграмма примет требуемый вид:

46

Осталось настроить цвета, шрифты, подписи осей и прочее.

Задание 26. Консолидация (объединение) данных из нескольких таблиц в одну

Если таблицы одинаковые...

Имеем несколько однотипных таблиц на разных листах. Например, вот такие:

Файл с примером можно взять тут.

Необходимо объединить их все в одну общую таблицу, просуммировав совпадающие значения по кварталам и наименованиям.

Способ 1. Простые формулы Самый простой способ. Ввести в ячейку чистого листа формулу

=’2001 год’!B3+’2002 год’!B3+’2003 год’!B3

и скопировать ее на четыре ячейки вправо и на четыре вниз Способ 2. Трехмерные формулы

Чуть более изящный способ, чем предыдущий. Формула может выглядеть немного иначе:

=СУММ('2001 год:2003 год'!B3)

47

Фактически - это суммирование всех ячеек B3 на листах с 2001 по 2003. То есть, в будущем, возможно поместить между этими листами дополнительные листы с данными, которые также станут учитываться при суммировании.

Если таблицы неодинаковые или в разных файлах Если исходные таблицы не абсолютно идентичны, т.е. имеют разное количество

строк, столбцов или повторяющиеся данные или находятся в разных файлах, то суммирование "в лоб" при помощи обычных формул не поможет.

Если имеем три разных файла (John.xls, Rita.xls и Stiven.xls) с тремя таблицами:

Zip-архив с этими тремя файлами можно взять здесь.

Единственным условием успешного объединения (консолидации) таблиц в подобном случае является совпадение заголовков столбцов и строк. Именно по первой строке и левому столбцу каждой таблицы Excel будет искать совпадения и суммировать наши данные.

Для того, чтобы запустить консолидиацию, сначала заранее откройте файлы John.xls, Rita.xls и Stiven.xls. Затем создайте новую пустую книгу, установите в нее активную ячейку и выберите в меню Данные - Консолидация (Data - Consolidate). Откроется окно:

Установите курсор в строку Ссылка (Reference) и, переключившись в файл John.xls через меню Окно (Window), выделите таблицу Джона, затем нажмите кнопку Добавить (Add) в окне консолидации, чтобы добавить выделенный диапазон в список объединяемых диапазонов. Теперь повторите эти же действия

48

для файлов Риты и Стивена. В итоге в списке должны оказаться три диапазона наших трех сотрудников:

Обратите внимание, что в данном случае Excel запоминает, фактически, положение файла на диске, прописывая для каждого из них полный путь (диск- папка-файл-лист-адреса ячеек).

Чтобы суммирование происходило с учетом заголовков столбцов и строк необходимо включить оба флажка Использовать в качестве имен... (Use labels) Флаг Создавать связи с исходными данными (Create links to source data) позволит в будущем (при изменении данных в исходных файлах Джона, Риты и Стивена) производить пересчет консолидированного отчета автоматически.

После нажатия на ОК видим такую картину:

Наши файлы проконсолидировались по крайнему левому столбцу и верхней строке выделенных областей в каждом файле. Причем, если развернуть группы (значками плюс слева от таблицы), то можно увидеть из какого именно файла какие данные попали в отчет и ссылки на исходные файлы:

49

Задание 27. Микрографики

Повтор символов

Имеем столбец с числами, которые надо визуально наглядно отобразить в виде линейчатой диаграммы ("лежачие столбцы"), но при этом не прибегать к построению классической диаграммы через Мастер диаграмм.

Для решения задачи можно воспользоваться текстовой функцией ПОВТОР(), которая умеет выводить в ячейку любой заданный символ нужное количество раз. Для вывода нестандартных символов (зная их код) можно использовать функцию СИМВОЛ(). В общем и целом это выглядит так:

Символ с кодом 103 - черный прямоугольник шрифта Webdings, поэтому не забудьте установить этот шрифт для ячеек C2:C12. Также можно поиграться с символами других шрифтов, например в столбце Е использован символ с кодом

110 из шрифта Wingdings.

В английской версии Excel эти функции называются REPT() и CHAR().

Прежде всего, опишем функции МАКС (МAХ) и ПОИСКПОЗ (MATCH), которые используются в дальнейшем при рассмотрении примера составления оптимального плана рекламной кампании.

Функция МАКС возвращает максимальный элемент массива. Функция ПОИСКПОЗ возвращает относительную позицию элемента массива, который соответствует указанному значению. Функция ПОИСКПОЗ используется вместо функций типа ПРОСМОТР, если нужна позиция элемента, а не сам элемент.

Синтаксис:

50

ПОИСКПОЗ(искомое значение; просматриваемый_массив; тип сопоставления). Аргументы:

искомое_значение – значение, для которого ищется соответствие в аргументе просматриваемый_массив. Например, когда вы ищете номер телефона в телефонной книге, вы используете фамилию человека как искомое_значение.Оно может быть значением (числом, текстом или логическим значением) или ссылкой на ячейку, содержащую число, текст или логическое значение.

просматриваемый_массив – непрерывный интервал ячеек, который возможно содержит искомые значения. Он может быть массивом или ссылкой на массив.

тип_сопоставления – число: -1, 0 или 1. Он указывает, как Excel сопоставляет искомое значение со значениями в аргументе просматриваемый_массив.

Рассмотрим подробнее возможные варианты:

•если тип_сопоставления = 1, то функция ПОИСКПОЗ находит наибольшее значение, которое равно или меньше, чем искомое_значение (просматриваемый_массив ДОЛЖЕН БЫТЬ упорядочен по возрастанию: ..., -2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, ЛОЖЬ, ИСТИНА);

•если тип_сопоставления = 0, то функция ПОИСКПОЗ находит первое значение, которое в точности равно аргументу искомое_значение (просматриваемый_массив может быть расположен в любом порядке).

•если тип_сопоставления = -1, то функция поискпоз находит наименьшее значение, которое равно или больше, чем искомое_значение (просматриваемыий_массив должен быть упорядочен по убыванию);

•если тип_сопоставления опущен, то предполагается, что он равен 1.

Описание задачи.

Фирма еженедельно анализирует, как обстоят дела со сбытом одного из видов своей продукции и дает оценку: отличную ("о" – состояние 1), хорошую ("х" – состояние 2) или удовлетворительную ("у" – состояние 3). Необходимо принять решение о целесообразности рекламирования этой продукции с целью расширения ее сбыта.

Приведенные на рисунке в диапазонах B5:D7 и B8:D10 матрицы P1 и P2 определяют переходные вероятности без рекламы и при ее наличии в течение любой недели.

Так, P122 = 0,5 и P123 = 0,5 означает, что если в предыдущую неделю сбыт был хорошим, то и без рекламы на текущей неделе с равной вероятностью он останется хорошим или станет удовлетворительным. Соответствующие доходы заданы матрицами R1 и R2 в диапазонах E5:G7 и E8:G10. Отметим, что элементы матрицы R2 учитывают затраты на рекламу. Необходимо спланировать оптимальную рекламную кампанию на последующие три недели.

Для общности предположим, что план составляется на N недель, а число состояний для каждого этапа равно m.