36. Документация системы менеджмента качества. Документированные процедуры (обязательные и добровольные – необходимые) структура и содержание

«Постоянная» составляющая структуры документации СМК:

— Политика в области качества;

— Цели в области качества;

— Руководство по качеству;

— Шесть обязательных процедур системы качества;

— Записи по качеству.

«Переменная» составляющая структуры в стандарте поименована в следующем виде – «документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими (п.п. 4.2.1.d ИСО 9001:2008)». Как правило, к этим документам относятся различные планы, карты или схемы процессов, рабочие инструкции, отчетные формы, договора, нормативные документы, накладные и пр. Т.е. можно считать, что под эту «переменную» составляющую подпадает практически вся документация организации.

Некоторые рекомендации по составлению структуры документации СМК и содержанию документов СМК дает стандарт ИСО 10013:2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества». Однако, при составлении структуры документации СМК лучше ориентироваться на существующую в организации систему документации, дополняя ее необходимыми уровнями и документами, требуемыми стандартом ИСО 9001:2008.

Разработка документированных процедур, требования к содержанию и оформлению

Документированная процедура (ДП) (методика) - документированный установленный способ осуществления деятельности или выполнения определенной работы (процесса).

ДП должна отвечать на следующие вопросы:

1. Какова ее область применения и сфера действия.

2. Какова цель, задачи и результаты (выходы) описываемого процесса, деятельности или работы.

3. Что, кем, как, где и в какой последовательности должно быть сделано.

4. Какими полномочиями обладают и за что несут ответственность участвующие в процессе, деятельности или работе.

5. Какие документы, ресурсы, материалы и оборудование используются в процессе работы.

6. Какими показателями и характеристиками оценивается качество и эффективность выполнения работы на всех ее этапах, как и кем они измеряются и контролируются.

7. Каким образом документируется и регистрируется выполняемая работа.

8. Как используются результаты выполненной работы (процесса).

Разделы ДП: Титульный лист (он же лист согласования/утверждения). Содержит утверждающую подпись, а также согласующие подписи с указанием должностных лиц, их фамилий и инициалов и дат согласования. Список согласующих подписей, который обычно оформляется в виде таблицы в нижнем колонтитуле, зависит от конкретного назначения ДП.

Содержание документа

1. Назначение и область применения процедуры. Определяется назначение ДП и ее область действия. Указываются процессы и должностные лица, участвующие в выполнении процедуры. Указывается место ДП в общей системе документации СК ОУ.

2. Описание процедуры, включающее: общие положения о порядке действия ДП; описание процедуры, которое может быть оформлено как пояснение к графическому описанию; иные положения, характеризующие особенности процесса, описываемого ДП.

3. Ответственность. Описывается распределение работ, ответственности и полномочий сотрудников и их организационные функции, также как их взаимосвязь с процессами и действиями, описанными в процедуре, должны быть идентифицированы.

4. Нормативные документы. Приводятся ссылки на все нормативные документы как внешнего, так и внутреннего происхождения, которые относятся или используются при реализации данной ДП.

5. Приложения. В приложения могут быть включены таблицы, потоковые диаграммы и формы, содержащие информацию, поддерживающую ДП.

6. Лист регистрации изменений. Содержит информацию о произведенных в документе изменениях с указанием их номеров, дат внесения и распорядительных документов, разделов или листов ДП, к которым относятся изменения.