53

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ)

АКАДЕМИИ ГЕНЕРАЛЬНОЙ ПРОКУРАТУРЫ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ

EXCEL

Практическое пособие

Санкт-Петербург

2012

Практическое пособие по изучению приемов работы с электронными таблицами Excel (версия Office 2010) построено в форме чередования кратких сведений по технологии работы и заданий для их закрепления. Первая часть пособия посвящена изучению расчетов с помощью встроенных функций Excel, абсолютных и относительных ссылок, во второй части приведены рекомендации по построению диаграмм различного вида.

Результат выполнения большинства заданий является исходным для выполнения следующих заданий, поэтому для успешности всей работы важно выполнять задания в соответствии с предложенной последовательностью. В конце пособия предлагается контрольное задание для проверки полученных навыков.

Пособие является методической основой для обучения студентов и слушателей института. Может использоваться для самостоятельного совершенствования навыков работы с электронными таблицами Excel.

I. Технология работы в excel

Цель работы

Изучение компонентов электронной таблицы, правил внесения, редактирования и форматирования данных различных типов. Овладение приёмами построения формул в Excel с использованием встроенных функций, относительных и абсолютных ссылок.

1. Назначение электронных таблиц Excel, запуск приложения

Excel – приложение Microsoft Office, предназначенное для организации хранения данных в виде электронных таблиц, произведения расчетов по данным числового типа, а также построения диаграмм. Приложение дает возможность производить заданные действия с большими наборами данных одновременно, оснащено богатой подборкой встроенных функций. Графические средства Excel позволяют по выбранным наборам числовых данных строить различные виды диаграмм: линейчатые, круговые, точечные диаграммы, гистограммы, графики и многие другие.

Файлы Excel называются Книгами (Рабочими книгами), имеют расширение .xlsх и помечаются пиктограммой с изображением буквы Х зеленого цвета.

Приложение Excel можно запустить разными способами:

1.1. Выбрать программу Excel из главного меню Windows: Пуск, Программы (как правило, она там есть);

1.2. Дважды щелкнуть мышью по пиктограмме (значку) программы Excel на рабочем столе (если ярлык программы выведен на рабочий стол);

1.3. Найти и запустить приложение Excel с жесткого диска компьютера с помощью команды Найти главного меню Windows;

1.4. Используя программу Проводник, найти какой-либо файл – электронную таблицу и дважды щелкнуть мышью по его пиктограмме.

Примечания: 1. В первых трех случаях программа Excel создаст новую электронную таблицу со стандартным именем Книга1.xlsх; в четвертом случае на экране появится вызванная электронная таблица.

2. Excel позволяет создавать и (или) открывать несколько Рабочих книг одновременно.

Задание 1: Запустите Excel способом 1.1. Далее при выполнении работы считайте его основным.

2. Элементы окна программы Excel

Ниже приведено описание окна Excel, устанавливаемое по умолчанию при установке программы на компьютер. Основные элементы окна в настройке по умолчанию перечислены сверху вниз:

2.1. Заголовок окна (верхняя строка) содержит в левой части значок программы Excel и Панель быстрого доступа, содержащая значки команд Сохранить, Отменить, Вернуть.

В середине верхней строки находятся имя открытого или созданного файла и название программы Microsoft Excel.

В правой части верхней строки заголовка находятся стандартные кнопки управления окном.

2.2. Заголовок окна (нижняя строка) содержит основное меню программы Excel, состоящее из вкладок: Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Выбранная вкладка имеет белый фон, остальные серый; вкладка Файл играет особую роль в основном меню и постоянно подсвечивается зеленым цветом.

При выборе некоторых команд меню могут появиться дополнительные группы вкладок для работы с созданными или выбранными объектами – диаграммами, рисунками, фигурами и др. Название дополнительной группы вкладок появляется над строкой основного меню и подсвечивается желтым, розовым или другим контрастным цветом, активная вкладка из дополнительной группы будет белого цвета.

В правой части нижней строки заголовка окна находятся пять значков: сворачивания / разворачивания ленты (см. следующий пункт), вызов справки и три стандартных знака управления окном данной электронной таблицы.

2.3. Под строкой основного меню программы располагается Лента, разделенная вертикальными линиями на отсеки - Группы команд. Название группы располагается внизу отсека, название команды – справа от ее пиктограммы. Для каждой вкладки основного меню (кроме вкладки Файл) открывается свой отрезок Ленты со своим набором команд. Ленту можно свернуть и развернуть значком ^, расположенным над ней справа.

2.4. Строка формул располагается под Лентой (непосредственно над таблицей). Основное предназначение – набор и редактирование формул, более подробно о строке формул будет сказано далее. Строка формул включается и выключается из основного меню программы, вкладка Вид, команда Показать. (Там же включаются и выключаются Сетка электронной таблицы и Заголовки строк и столбцов).

2.5. Рабочая область представляет собой таблицу. В ячейки этой таблицы вносятся данные. Текущая позиция в таблице – активная ячейка обведена жирной рамкой. Имя активной ячейки отображается в специальном поле в левой части Строки формул.

2.6. Полосы прокрутки окна находятся справа и снизу от рабочей области. На уровне нижней полосы прокрутки слева от нее располагаются ярлычки листов рабочей книги.

2.7. Строка состояния (нижняя строка окна) содержит сведения о текущем режиме работы. Слева отображается один из трех вариантов работы с ячейкой (Ввод, Правка, Готово). Справа находятся пиктограммы переключения режимов отображения таблицы (Обычный, Разметка страницы, Страничный), а также панель управления масштабом.

2.8. Все операции с файлами: создание, открытие, сохранение, закрытие и печать производятся в Excel с помощью вкладки основного меню Файл (совершенно аналогично текстовому редактору Word). Выбор вкладки Файл, в отличие от всех остальных, не вызывает соответствующий отрезок Ленты, а открывает выпадающий список команд работы с файлами. Также в нем содержатся команды настройки Параметров, вызова Справки, организации защиты информации, подключения электронной почты и др.