Башнатар семинаР

ВОПРОСЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ В ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ АКТАХ РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ Т. В. Кузнецова, Делопроизводство №2 2007 г. С. 3-7

УГОЛОВНЫЙ КОДЕКС РФ

ЗАКОН РФ «О ТОВАРНЫХ ЗНАКАХ, ЗНАКАХ ОБСЛУЖИВАНИЯ И НАИМЕНОВАНИЯХ

МЕСТ ПРОИСХОЖДЕНИЯ ТОВАРОВ»

ЗАКОНЫ О ЯЗЫКАХ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН «О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН «О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ»

РЕГЛАМЕНТАЦИЯ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ЗАКОНАХ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

ВОПРОСЫ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНО- ПРАВОВЫХ АКТАХ

В прошлом номере журнала были проанализированы законодательные и нормативно-пра- вовые акты, в которых вопросы документирования и работы с документами занимают зна­чительное место. В данной статье будут рассмотрены другие законодательные и нормативно-пра- вовые акты, которые также могут представлять интерес для работы служб делопроизводства.

Прежде всего, следует напомнить статьи Уголовного кодекса РФ, имеющие отношение к работе с документами. Наибольшее количество интересующих нас статей касаются охраны и за­щиты информации. Сюда относится статья 138 «О нарушении тайны переписки, телефонных пе­реговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений», которая предусматривает достаточно строгие наказания. Те же нарушения, совершенные с использованием своего служебного поло­жения, что особенно актуально для работников служб делопроизводства, так как через их руки проходит почти вся документация, создаваемая в организации, а также нарушения, связанные с использованием технических средств для негласного получения информации, караются «штрафом в размере от ста тысяч до трехсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо обяза­тельными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо арестом на срок от двух до четырех месяцев».

В соответствии со статьей 183 незаконное получение и разглашение сведений, составляю­щих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, в том числе путем хищения документов, может повлечь наказание вплоть до лишения свободы от 2 до 10 лет в зависимости от величины причиненного ущерба. Лица, которым доверена государственная тайна или она стала известна 3

. по служебной работе, должны быть знакомы со статьей 283 и 284 (разглашение государст­венной тайны и утрата документов, содержащих государственную тайну). Потеря таких докумен­тов может повлечь наказание вплоть до лишения свободы на срок 3 года.

Учитывая повсеместное внедрение в сферу управления новых технологий на базе ЭВМ, 28-я глава Уголовного кодекса РФ целиком посвящена рассмотрению преступлений в сфере ком­пьютерной информации:

• статья 272 - о неправомерном доступе к компьютерной информации;

• статья 273 - о создании, использовании и распространении вредоносных программ;

• статья 274 - о нарушении правил эксплуатации ЭВМ, системы ЭВМ или их сети.

Особенно актуальна статья 273, в которой говорится, что «создание программ для ЭВМ

или внесение изменений в существующие программы, заведомо приводящих к несанкционирован­ному уничтожению, блокированию, модификации либо копированию информации, нарушению работы ЭВМ, системы ЭВМ или их сети, а равно использование либо распространение таких про­грамм или машинных носителей с такими программами наказываются лишением свободы на срок до трех лет со штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев».

В Уголовном кодексе РФ отдельно выделена охрана особо ценных документов. Они рас­сматриваются наравне с предметами, имеющими историческую, научную, художественную или культурную ценность (статья 164). Хищение таких документов наказывается лишением свободы от шести до десяти лет, а хищение, повлекшее их уничтожение или порчу, - лишением свободы от 8 до 15 лет. Наказание за уничтожение документов наряду с другими памятниками истории и культуры рассматривается также в статье 243. В зависимости от значимости и ценности утрачен­ных документов наказание может быть достаточно тяжелым - лишение свободы до пяти лет.

В статье 324 предусмотрено наказание за приобретение или сбыт определенного вида офи­циальных документов. Это документы, предоставляющие право или освобождение от обя­занностей (наряду с документами в этой статье рассматриваются и государственные награды).

Служба делопроизводства постоянно имеет дело с бланками документов своей организа­ции, печатями и штампами. Именно в обязанности работников службы документационного обес­печения управления входит их изготовление и хранение. Поэтому каждый сотрудник должен знать и помнить статью 325 о хищении или повреждении документов, штампов, печатей. «Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, со­вершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за пери­од до восемнадцати месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года».

К сожалению, большинство работников, отвечающих за информационно- документационное обеспечение деятельности организации, никогда не слышали об этой статье и халатно относятся к хранению бланков и печатей и бывают удивлены, когда их привлекают к от­ветственности в случае использования другими лицами в корыстных целях бланков, печатей, ко­торые открыто лежали в канцелярии или у секретаря и были доступны для любого сотрудника.

Отдельно Уголовный кодекс РФ оговаривает наказание за подделку или сбыт документов, бланков, печатей. Так, статья 327 говорит о подделке документов, предоставляющих право или освобождающих от обязанностей. Статьи 186 и 187 говорят о подделке и сбыте ценных бумаг и платежных документов. Наконец, статья 292 Уголовного кодекса РФ целиком посвящена служеб­ному подлогу. «Служебный подлог, то есть внесение должностным лицом, а также го­сударственным служащим или служащим органа местного самоуправления, не являющимся должностным лицом, в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности» наказываются в зависимости от степени нанесения ущерба вплоть до лишения свободы на срок до двух лет.

. Рассмотрим еще несколько законодательных и нормативно-правовых актов, связанных с составлением и оформлением документов и работой с ними.

Большинство коммерческих и некоммерческих организаций помещают на своем бланке изображение эмблемы (товарного знака). При конструировании такого бланка службой делоп­роизводства необходимо помнить о Законе РФ от 23 сентября 1993 г. № 3520-1 «О товарных зна­ках, знаках обслуживания и наименованиях 4

мест происхождения товаров» {в ред. от 24 декабря 2002 г.). В законе 4-я глава посвящена ис­пользованию товарного знака, и статья 22 этой главы говорит о том, что использование товарного знака (эмблемы) признается и на официальных бланках. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо из рисунка, отражающего главное направле­ние ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены. Эмблема облегчает поиск документа, по­зволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улуч­шает эстетический вид бланка. Однако эмблема (товарный знак), чтобы не быть просто рисунком, должна быть зарегистрирована. Только в этом случае организация получает исключительное пра­во на обладание этим товарным знаком (эмблемой), и это право охраняется законом. Закон опре­делил как виды товарных знаков, так и порядок их регистрации. 6 марта 2007 г. за № 9045 в Ми­нистерстве юстиции РФ был зарегистрирован приказ Министерства юстиции РФ от 22 июля 2007 г. № 39 «Об утверждении порядка принятия решения о государственной регистрации эмблем не­коммерческих организаций, символики общественных объединений». В приказе не только пере­числены виды документов, подаваемых при регистрации эмблемы, но и детально описано их оформление с приложением унифицированных форм, представляемых для регистрации эмблемы. Каждая зарегистрированная символика (эмблема) учитывается за соответствующим номером. Учет символики ведется на бумажных и электронных носителях в установленном порядке. Таким образом, подаваемая на регистрацию эмблема всегда проверяется на оригинальность.

Любая служба документационного обеспечения управления, создавая для оперативной ра­боты свою законодательную базу, должна иметь и два закона, касающиеся языка официальных документов. Это Закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федера­ции» (в ред. от 11 декабря 2002 г.) и Федеральный закон от 1 мая 2005 г № 53-Ф3 «О государст­венном языке Российской Федерации». Закон 2005 г. расширил и дополнил законодательную базу, регулирующую использование русского языка как государственного. Особенно важны эти законы для организаций, расположенных в республиках Российской Федерации и регионах, где прожива­ет население, говорящее не только на русском языке. Прежде всего это главы 3-я и 4-я Закона «О языках народов Российской Федерации», посвященные использованию языков народов Россий­ской федерации в работе федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления (глава 3) и в деятель­ности государственных органов, организаций, предприятий, учреждений (глава 4).

В соответствии с Законом «О языках народов Российской Федерации» в органах государ­ственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик на­ряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. Государственный язык является обязательным и при опубликовании федераль­ных законов и иных правительственных актов, но в республиках Российской Федерации они наря­ду с официальным опубликованием на государственном русском языке могут быть опубликованы на государственных языках республик. Это же правило распространяется на правовые акты рес­публик, законы и иные нормативные правовые акты краев, областей, городов федерального значе­ния, автономных областей, автономных округов.

Специальная статья 16 Закона «О государственном языке Российской Федерации» посвя­щена использованию языка в официальном делопроизводстве. В соответствии с этой статьей де­лопроизводство в республиках Российской Федерации ведется как на государственном языке РФ, так и на языке данной республики. В законах особо выделено оформление документов, касающих­ся личности граждан. Так, в законе 2005 г. подтверждается, что государственный язык является обязательным «при оформлении документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации... изготовлении бланков свидетельств о государственной регистрации актов граждан­ского состояния, оформлении документов об образовании, выдаваемых имеющими государствен­ную аккредитацию образовательными учреждениями». Но в то же время все эти документы «оформляются с учетом национальных традиций именования на государственном языке Россий­ской Федерации, а на территории республики, установившей свой государственный язык, оформ­ление указанных документов наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись на государственном языке республики».

Для работников сферы делопроизводства, занимающихся оформлением документов для отправки важно указание на язык официальной переписки, В соответствии с законом официальная переписка и другие формы официальных взаимоотношений между государственными5

органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федера­ции с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федера­ции. Закон подчеркивает обязательность использования государственного языка при оформлении адресов отправителей телеграмм и почтовых отправлений, пересылаемых в пределах Российской Федерации, а также почтовых переводах денежных средств.

Для любой организации, в которую могут обратиться граждане, важен Федеральный закон РФ от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федера­ции». Во-первых, закон разграничивает и определяет, что понимается под обращением, заявлени­ем, предложением, жалобой граждан. В нем изложены требования к письменному обращению:

• указание, кому направляется обращение (название государственного органа или органа местного самоуправления; фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица; должность соответствующего лица);

• фамилия, имя, отчество автора обращения;

• почтовый адрес для направления ответа;

• личная подпись;

• дата.

Таким образом, это требование исключает анонимность обращения.

В законе продлен (фактически удвоен) срок рассмотрения обращений: 30 дней со дня реги­страции; и в случае проверки или расследования можно продлить еще на 30 дней. В соответствии со статьей 8 письменные обращения подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней с мо­мента поступления.

Новым является подача обращений по информационным системам. Согласно статье 7, пункту 3 они подлежат рассмотрению в общем порядке, установленном законом. Ответ на об­ращение, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по поч­товому адресу, указанному в обращении.

В законе установлен порядок личного приема граждан. Он по-прежнему должен прово диться в указанные дни и часы, информация о которых доводится до сведения граждан. Устные обращения, как и письменные, регистрируются путем занесения в карточку личного приема. Еслъ вопрос решен устно, решение заносится в карточку, но возможен и письменный ответ. В ходе личного приема может быть составлено письменное обращение.

Новым является введение статьи о взыскании расходов при рассмотрении обращения. В случае если в обращении были указаны заведомо ложные сведения, расходы, связанные с рас­смотрением обращения, могут быть по решению суда взысканы с автора обращения.

При введении в организации унифицированных форм документов из альбомов унифициро­ванных форм (чаще всего приказов по личному составу о приеме, переводе, увольнении, отпуске, командировании, поощрении работников), служба делопроизводства должна опираться на Феде­ральный закон «О бухгалтерском учете», в статье 9 которого указано, что «первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах уни­фицированных форм первичной учетной документации». В целях реализации этого положения федерального закона постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичных учетных документов и их электронных версий возложена на Государственный комитет РФ по ста­тистике с согласованием форм с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ. В постановлении названы альбомы и сроки их разработки. Альбомы вводились соответствующими постановлениями Госкомстата. В частности, последняя редакция Альбома унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты утверждена 5 января 2004 г. Порядок применения унифицированных форм утвержден постановлением Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20. В зависимости от профиля деятельности организации в ней должны приме­няться унифицированные формы из различных альбомов. Но применение унифицированных форм кадровых документов обязательно для всех.

Учитывая повсеместность использования компьютерных технологий, службы ДОУ долж­ны в своей работе опираться на законы, связанные с появлением нового носителя - электронного документа.

Порядок работы с электронными документами регламентирован в целом ряде законов. Це­ликом электронного документа касается Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». В нем дается определение электронного документа, элект­ронной цифровой подписи и указаны условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи.

Работникам госслужбы следует обратить особое внимание на статью 16 об использовании 6 электронной цифровой подписи в сфере государственного управления.

26 июля 2006 г. вышел Федеральный закон «Об информации, информационных технологи­ях и о защите информации» (№ 149), заменивший ранее действовавший Федеральный закон 1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации».

Как и в утратившем силу законе 1995 г. «Об информации, информатизации и защите ин­формации», в новом законе «Об информации, информационных технологиях и о защите ин­формации» установлены принципы правового регулирования отношений в информационной сфе­ре, четко определен обладатель информационных ресурсов, его права и обязанности.

Однако важнейшей является статья 11, устанавливающая единообразие постановки делоп­роизводства в государственных организациях. Статья 11 гласит: «В федеральных органах ис­полнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, уста­новленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнитель­ной власти». Таким образом, постановка делопроизводства (понятие делопроизводства включает как составление и оформление документов - процесс документирования, так и работу с ними) не может противоречить (то есть должна быть аналогичной) постановке делопроизводства в феде­ральных органах исполнительной власти.

Особое внимание уделяется государством вопросам сохранности документов. Прежде все­го это Федеральный закон от 1 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Феде­рации», устанавливающий состав Архивного фонда РФ и порядок включения архивных докумен­тов в его состав. Важнейшими являются статьи, разграничивающие право собственности на доку­менты: документы, относящиеся к государственной собственности (статья 7); муниципальной соб­ственности (статья 8); частной собственности (статья 9). Статья 12 Закона посвящена праву собст­венности на архивные документы.

Вопросы сохранности документов затронуты и в других законодательных актах: статья 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» устанавливает минимальные сроки хранения для

бухгалтерских документов; статья 89 Закона «Об акционерных обществах» (от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ) говорит о сохранности документов акционерных обществ. В ней установлено, что «общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахо­ждения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены феде­ральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг». В соответствии с этой статьей постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. утверждено Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.

Положение не ограничивается только сроками хранения документов, но затрагивает также вопросы организации их хранения. В основном в нем повторены общие принципы организации и хранения документов в любых организациях, как государственных, коммерческих, так и других форм собственности, отраженные в нормативно-методических актах Федеральной архивной служ­бы России. Однако следует особо обратить внимание на пункт положения, в котором предус­матривается, что «в случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу пе­редаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим».

Вопросам сохранности документов по личному составу посвящены и распоряжения Пра­вительства РФ от 23 апреля 1992 г № 781 -Р «О хранении документов по личному составу» и от 21 марта 1994 г. № 358-Р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работни­ков».

. Как показывает обзор, в законодательных и правовых нормативных документах затронуты различные стороны документирования и работы с документами: названы виды документов, обяза­тельность оформления того или иного действия определенным видом документа, излагаются тре­бования к тексту отдельных видов документов, даются определения понятий, определяются ос­новные стороны работы с документами, сроки и порядок их хранения и уничтожения. 7

НОВОЕ В ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВЕ ПО АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В 2006 Г.

С. Л. Кузнецов Делопроизводство 2007 №1 с. 46-49

ЗАКОНЫ И ПОСТАНОВЛЕНИЯ 2006 Г.

ЗАКОН «ОБ ИНФОРМАЦИИ, ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЯХ И ЗАЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ»

ЗАКОН «О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

ЗАКОН «О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ»

ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ 2006 Г.

ГРАЖДАНСКИЙ КОДЕКС РФ, ЧАСТЬ 1

ГРАЖДАНСКИЙ КОДЕКС РФ, ЧАСТИ 2 И 3

НОВОЕ В ГРАЖДАНСКОМ КОДЕКСЕ РФ,ЧАСТЬ 4

В целом вопросы работы с документами в электронной форме все чаще находят свое отра­жение в российском законодательстве. Особенно «урожайным» в этом отношении выдался про­шедший 2006 г. Перечислим наиболее важные законы и постановления. В первую очередь надо назвать такой основополагающий закон в области организации работы с электронными докумен­тами, как Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите инфор­мации» (№ 149-ФЗ от 27 июля 2006 г.), наибольшего внимания в котором заслуживает статья 11 «Документирование информации», фактически вводящая единую систему делопроизводства в го­сударственных органах и органах местного самоуправления. Это очень важный закон, заслужи­вающий отдельного рассмотрения. Отметим принятый одновременно с ним Федеральный закон «О персональных данных» (№ 152-ФЗ от 27 июля 2006 г.), зафиксировавший требование к защите баз данных по личному составу. Закон накладывает ряд ограничений на системы автоматизации делопроизводства, так как многие из них интегрированы с системами учета персонала, а значит, на них распространяются все требования закона. Так, в соответствии со статьей 19 «оператор при об­работке персональных данных обязан принимать необходимые организационные и технические меры, в том числе использовать шифровальные (криптографические) средства, для защиты пер­сональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправо­мерных действий», при этом в терминологии закона к операторам относится любое «юридическое или физическое лицо, организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных,

46

а также определяющее цели и содержание обработки персональных данных» (статья 3).

Кроме того, внедрение биометрических систем идентификации при использовании элект­ронно-цифровой подписи теперь требует обязательного письменного согласия каждого сот­рудника, подписывающего документ с помощью биометрических средств, так как в соответствии с законом «сведения, которые характеризуют физиологические особенности человека и на основе которых можно установить его личность (биометрические персональные данные), могут обраба­тываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных» (ста­тья 11).

Еще один Федеральный закон - «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (№ 59-ФЗ от 2 мая 2006 г.) - закрепил возможность поступления обращений (жалоб, заявлений) граждан в электронной форме «в государственный орган, орган местного са­моуправления или должностному лицу по информационным системам общего пользования» (ста­тья 7, пункт 3).

Все больше организаций используют электронно-цифровую подпись. Для них представля­ет интерес постановление Правительства РФ «Об изменении и признании утратившими силу неко­торых актов Правительства Российской Федерации по вопросам лицензирования отдельных видов деятельности» от 14 декабря 2006 г. № 767. Этим постановлением из Положения о Федеральной службе по надзору в сфере связи, пункта 5, были исключены слова о лицензировании «деятельно­сти удостоверяющих центров электронной цифровой подписи, а также контроль за соблюдением установленных лицензионных требований и условий».

Отдельного упоминания заслуживает принятие новой редакции Федеральной целевой про­граммы «Электронная Россия» (постановление Правительства РФ от 15 августа 2006 Г № 502 «О внесении изменений в Федеральную целевую программу «Электронная Россия (2002-2010 годы)«).

зафиксировавшей цель повышения эффективности государственного управления на основе ис­пользования технологий. В целом программа закрепила государственные приоритеты в сфере вне­дрения компьютерных технологий в работу государственных структур. Можно отметить такие задачи программы, как:

• «придание официального статуса электронным формам взаимодействия, обеспечение подлинности и достоверности информации в процессах электронного взаимодействия органов го­сударственной власти между собой, а также с населением и организациями путем использования электронной цифровой подписи;

• разработка стандартов, регламентирующих порядок и процедуры сбора, хранения и пре­доставления сведений, содержащихся в государственных информационных системах, обмена ин­формацией в электронном виде между органами государственной власти и населением, а также контроля за использованием государственных информационных систем;