Информатика. Курсовая работа.

ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ БАНК ДАННЫХ «СКЛАД»

Постановка задачи — дело не из легких. Кроме того, каждая задача уникальна. Поэтому мы сознательно отказываемся от постановки задачи создания АБД-СКЛАД в полном объеме, а ограничимся достаточно упрощенной моделью складского учета. Эта модель, тем не менее, весьма точно отражает основные принципы и может служитьфундаментом для более сложной разработки.

Итак, будем рассматривать склад как хранилище однотипных товаров. Каждый товар однозначно характеризуется своим классификатором (этим термином называется многозначный код, присваиваемый товару на основе унифицированной системы кодирования).

Помимо классификатора, для каждого товара будем указывать полное наименование, обозначение, единицу измерения (штуки, литры, килограммы и т.п.), цену.

Основной функцией нашего АБД-СКЛАД будет оперативное ведение журнала прихода/расхода. По традиции в подобном журнале фиксируется дата каждой операции, наименование или шифр товара и собственно операция ("от кого, сколько получено" для прихода или "кому, сколько выдано" для расхода).

Будем полагать, что круг наших поставщиков и потребителей достаточно стабилен, и о каждом из них мы знаем, помимо наименования, адрес и телефон.

Безусловно, в каждый момент времени намнеобходимо знать, сколько каждого товара у насв наличии— т.е. величину текущего остатка.

Введем также упрощенные понятия страхового и аварийного запасов. Страховой запас — это минимальное количество товара, необходимоедля ритмичной работы склада. Если величина текущего остатка оказывается ниже уровня страхового запаса, это означает, что товар являетсядефицитным.

Аварийный запас— это предельно допустимый минимум, т.е. то количество, которое необходимо беречь для экстренных случаев. Если текущий остаток опускается до уровня аварийного запаса, это означает запрет дальнейшей выдачи данного товара. Разумеется, аварийный запас всегдаменьшестрахового.

В реальной жизни страховой и аварийный запас являются переменными величинами, рассчитываемыми по целому ряду показателей. Мы для простоты будем считать их константами, рази навсегда заданными для каждого товара в отдельности.

Теперь, когда общее представление о складе сформировано, необходимо отобразить информационную структуру в виде реляционной базы данных.

С точки зрения реляционной теории, база данных для АБД-СКЛАД может быть представлена совокупностью трех таблиц (отношений).

Товар.

Поставщики и Потребители.

Приход/Расход.

При заполнении журнала прихода/расхода нет необходимости каждый раз вписывать все данные о товаре и о поставщике/потребителе. Нам вполне достаточно указать в журнале некоторое значение — ключ, который однозначно укажет на нужную строчку в другой таблицеи позволит оттуда почерпнуть всю недостающую информацию.

В нашем случае мы имеем дело с ключамидвух видов: для таблицы товаров ключом является классификатор (мы определили его так: некоторый код, однозначно характеризующий товар); для таблицы поставщиков/потребителей ключом является полное наименование (мы предполагаем, что нет двух разных поставщиков или потребителей с одинаковыми наименованиями). Ключевые поля первых двух таблиц содержатся в третьей таблице и указывают на товар и контрагента, соответствующие каждой операции прихода/расхода.

Таким образом, три наши таблицы разделяются на две группы.К первой относятся таблицы с достаточно стабильной информацией: таблица товаров и таблица поставщиков/потребителей. Ко второй— динамические таблицы, которые ссылаются на таблицы первой группы с помощью ключей. Во вторую группу входит таблица прихода/расхода. Можно сформулироватьболее строго: две первых таблицы описываютобъекты, третья— связи между объектами.

В таблице поставщиков/потребителей нам не обойтись без поля, указывающего статус каждого контрагента. В этом поле возможны три варианта: поставщик, потребитель или и то и другоеодновременно.

Нам необходим признак, разделяющий операции прихода и расхода между собой. Простейший вариант — различать приход и расход по наименованиям поставщиков или потребителей: если поставщик— приход, если потребитель— расход. Увы, вариант неприемлем, ибо одна и та же организация может одновременно являться и поставщиком, и потребителем. Второй вариант — добавить еще однополе в таблицу и держать в немявный признак— приход или расход (таким признакомможетявлятьсябуква,числои т.п.).

Мы выбираем третий путь: специального поля не вводить, нозначение "коли-

чество" записывать со знаком "плюс" для прихода и со знаком "минус" для расхода.

Важно обратить внимание на тот факт, чтополе "текущий остаток" размещается в таблице товаров, ибо значение остатка связано не с конкретной операцией прихода или расхода, а с самимтоваром.

Разумеется, после каждой операции получения или выдачи товара мы должны будем подправить значение текущего остатка в таблице товаров. Кроме того, перед каждой выдачейнеобходимо проверять ее допустимость— располагаем ли мы достаточным количеством товара, т.е. опять-таки заглядывать в соответствующуюстрочкутаблицы товаров.

Теперь применим наши знания о типах данныхисоздадимтритаблицыбазыданных.

Любой АБД проектируется как многофункциональная программа. Естественно, все заложенные в АБД функциональные возможности не могут быть доступны одновременно, поэтомуони группируются в несколько логически связанных блоков. Пользователь может поочередно выбирать тот или иной блок функций, как правило, с помощью меню. Мы будем называть такие блоки режимами работы.

Поскольку рассмотрение практики складского учета выходит за рамки учебного пособия,примем без обсуждения следующие режимы работы:

—Записать приход/расход

—Печатать выходные документы

—Редактировать базу данных

—Завершить работу

Нам осталось только кратко сформулировать требования к основным режимам.

Записатьприход/расход.

Каждая операция прихода или расхода записывается очередной строкой в таблицу прихода/расхода по схеме "какой товар— кому/от кого— когда

— сколько— по какому документу".

Напомним, что в этой таблице записываются не все данные о товаре и поставщике/потребителе, а лишь ключи: классификатор товара и наименование поставщика/потребителя.

Мы можем попросить пользователя ввести эти ключи с клавиатуры, но это не лучший выход. Во-первых, зачем вводить руками то, что уже есть в машине. Во-вторых, почти наверняка пользователь будет ошибаться при вводе.

Есть гораздо более надежное и удобное решение:значения ключей запи-

сывать в таблицу прихода/расхода автоматически, перенося их из таблиц товарови поставщиков/потребителей

Для этого вначале пользователь должен выбрать нужный товар, причем необходимо обеспечить просмотр таблицы товаров на экране. Таблица не может поместиться на экране полностью, поэтому нам потребуется реализовать прокрутку(скроллинг)таблицына экране аналогичнодиафильму.

Следующим шагом после выбора товара будет выбор поставщика или потребителя. Для этого потребуется точно такой же просмотр с использованием скроллинга, но для таблицы поставщиков/потребителей. Таким образом, информацию "что" и "от кого" или "кому" мы будем задавать, просто указывая маркером на соответствующую строку таблицы.

Значения оставшихся полей (дата, количествои номер документа) пользователь должен ввести склавиатуры. Задача программы— проверить вводимые данные и не допустить некорректную операцию: нельзя выдать товара больше, чем есть в наличии. На самом деле, нельзя допустить не только отрицательных остатков, но и остатковниже уровня аварийного запаса.

Итак, последовательность шагов в режиме "Записать при-

ход/расход":

-выбрать товар из таблицы товаров;

-выбрать контрагента из таблицы поставщиков/потребителей;

-добавитьновуюстрокув таблицуприхода/расхода;

-перенести в эту строку значение классификатора товара и наименование поставщика/потребителя из соответствующихтаблиц;

-запросить и получить значения даты, количества товара и номера документа;

-проверить введенные данные и при необходимости повторить запрос;

-исправить в таблице товаров старое значение текущего остатка на новое.

Рис.1 Связанные таблицы Печататьвыходныедокументы.

Вэтом режиме нужно создать отчет на основе таблицы или запроса. Пользователь выберет из предложенного списка нужный документ, после чего необходимо уточнить, куда он желает его вывести: на принтер или просто на экран.

Редактироватьбазуданных.

Вданном режиме пользователь должен указать одну из трех таблиц(форм), после чего получить средства ее редактирования : скроллинг, добавление и удаление записей, изменение значенийполей. Возможно, придётся проверить полномочия пользователя — запросить пароль, открывающий доступ к режиму.

Завершить работу.

РАБОТА С СУБД MICROSOFT ACCESS 2007

Окно программы Microsoft Access 2007

После запуска программы Access 2007 на экране отображается начальная страница “Приступая к работе с Microsoft Access 2007” разделенная на 3 части. В левой части отображаются “Категории шаблонов”, с выбранным по умолчанию пунктом “Обратите внимание”. Пункт “Локальные шаблоны” содержит уже имеющиеся шаблоны баз данных. Раздел “Из Microsoft Office” содержит шаблоны загружаемые из сети Интернет. В средней части осуществляется выбор готового шаблона баз данных или создание новой базы данных. В правой части отображаются список ранее открывавшихся баз данных. Если необходимая база данных не указана в этом списке, ее можно отыскать, нажав на пиктограмму Другие.

Рис.2 Начальная страница

Новая база данных создается следующим образом:

На начальной странице “Приступая к работе с Microsoft Access 2007” щелкните по пиктограмме Новая база данных. В поле Имя файла замените предложенное программой имяБаза данных1 более выразительным именем. (Вы можете также принять имя, предложенноепо умолчанию.). Ниже этого указывается путь по которому будет сохранена новая база данных.

Рис.3 Создание новой базы данных

Для изменения места сохранения базы данных щелкните по пиктограмме папки. В появившемся окне “Файл новой базы данных” укажите, в какой папке сохранить создаваемую базу данных, вполе Имя файла введите желаемое имя базы данных или оставьте предложенное программой и щелкните на кнопке ОК для сохранения нового места сохранения базы данных. Для создания базы данных нажмите кнопкуСоздать.

Теперь познакомимся с элементами окна Access 2007.

Окно базы данных

В левой части окна базы данных располагается область переходов, в правой область редактирования. Область переходов используется для запуска и отображения объектов—таблиц, отчетов, форм и т.д. Так же она позволяет систематизировать объекты базы данных - таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули и сортировать их различным образом. Двойной щелчок по объектам в области переходов открывает их для изменения в области редактирования. Нажатие на левую верхнюю кнопку в области переходов позволяет перейти к различным категориям и фильтровать объекты по группам. Изначально окно новой базы данных является пустым.

Pис.4 Область переходов

Примечание:

С окном в области редактирования можно выполнять те же операции, что и с любым окном приложения Windows: уменьшать до размера кнопки на линейке задач, отображать в полноэкранном представлении и т.д.

Основными объектами базы данных являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблицы

В реляционных базах данных вся информация хранится в виде таблиц. Каждая строка таблицы представляет собой запись, а столбец — поле. Запись содержит набор данных об одном объекте (например, название фирмы, ее адрес и специализация), а поле — однородные данные о всех объектах (например, адреса всех занесенных в таблицу фирм).

Запросы

Запросам присущ обширный круг функций. В первую очередь они предназначены для отбора данных на основании критериев. Благодаря запросам можно в любой момент выбрать из базы данных необходимую информацию.

Формы

Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Форма-бланк позволяет упро-

стить процесс заполнения базы, что дает возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. С помощью формы-маски можно ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе.

Отчеты

Отчеты служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде. В Access 2007 существуют разнообразные способы оформления отчетов.

Макросы

В состав базы данных целесообразно включить макросы, автоматизирующие процессы ее заполнения, отбора информации и т.д.

Модули

Выполнять операции, которые невозможно реализовать с помощью команд или макрокоманд Access 2007, позволяют дополнительные средства — процедуры обработки событий или выполнения вычислений, напи-

санные на языке Visual Basic for Applications (VBA). Такие процедуры оформляются в виде модулей.

Таблицы

В Access 2007 таблицей является совокупность данных, объединенных общей темой. Для каждой темы отводится отдельная таблица, что позволяет избежать повторения сохраняемых данных. Это положительно сказывается на эффективности работы с базой данных и уменьшает вероятность возникновения ошибок ввода.

Структуру создаваемых таблиц следует тщательно продумывать, чтобы впоследствии избежать изменений, требующих много времени. Существует несколько способов построения таблиц: на листе данных, в окне конструктора таблиц и с помощью мастера таблиц.

Каждая таблица состоит из записей и полей. Количество полей в записи и их тип определяются в процессе конструирования таблицы. Например, на этапе составления таблицы адресов необходимо создать поля для фамилий, адресов, почтовых индексов, названий населенных пунктов и т.п.

Величина полей устанавливается пользователем. В соответствии с ней ограничивается количество символов, вводимых в поле при заполнении таблицы. Следите за тем, чтобы размер поля не был слишком велик, так как при этом бесполезно расходуется память (она резервируется в полной мере независимо от того, заполняется поле полностью или частично).

К созданию новой таблицы можно приступить сразу после открытия базы данных:

• На ленте выберите вкладку Создание.