АБД СКЛАД

при его создании. Для этой цели предназначены контрольные индикаторы в строке Вывод на экран бланка запроса. После выполнения запроса на экране отображаются только те поля, для которых в бланке установлены индикаторы.

Формы

Формы используются для достижения комфорта в работе с Access 2007 и при обработке базы данных несколькими пользователями. Форма может служить средством защиты базы от действий неквалифицированных пользователей, а также ширмой, заслоняющей от любопытных глаз конфиденциальную информацию.

В Access 2007 существует несколько видов форм:

—Форма — создание формы одновременно отображающей сведения об одной записи.

—Разделенная Форма — создание формы, в верхней части которой отображается таблица, в нижней—форма для ввода данных в запись, выделенную в таблице.

—Несколько элементов — создание формы отображающей данные в виде таблицы, при этом каждая запись занимает отдельную строку.

—Мастер форм — создание формы с помощью мастера; в зависимости от назначения формы мастер предлагает на выбор стандартные шаблоны и стили оформления.

—Конструктор форм— создание формы на основе пустого бланка

при помощи инструментальных средств конструктора форм.

—Сводная диаграмма — создание формы с диаграммой на основе выбранных полей таблицы.

—Пустая форма — создание пустой формы, которую затем можно

настроить и отформатировать требуемым образом.

— Модальное диалоговое окно — создание специального типа формы, задающий вопрос вместо отображения данных из таблицы. Идея заключается в том что такое окно можно открыть в некоторый важный момент как часть автоматически выполняемой задачи.

—Режим таблицы — создание формы имеющей вид таблицы.

—Сводная таблица — создание формы выводящую на экран сводную таблицу.

Формы создаются на основе таблиц и запросов. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах.

Для обработки готовых форм предназначен конструктор форм. Чтобы создать форму, необходимо на вкладке Создание окна базы

данных выбрать необходимую форму из описанных выше и нажать на ее пиктограмму. Создадим простую форму. Для этого в области переходов щелкните на таблице Товары. Затем на вкладке Создание щелкните по пиктограмме Форма. Через некоторое время на экране появится готовая

форма. Если вы попытаетесь закрыть ее, Access 2007 напомнит, что данная форма не сохранена, и предложит сохранить ее под именем Товар, которое вы вправе изменить.

Рис.17 Готовая форма

Мастер форм

Если вы не знаете, как создаются формы, воспользуйтесь помощью мастера форм, который выполняет поэтапное руководство процессом создания формы.

При создании формы на основе стандартного шаблона должно быть открыто окно базы данных. Средства построения форм доступны независимо

Для запуска мастера форм перейдите на вкладку Создание, щелкните по меню Другие формы. В раскрывающемся списке щелкните по пиктограмме Мастер форм.

• В первом диалоговом окне мастера форм выберите в списке Таб-

лицы и запросы таблицу Товар, а в списке Доступные поля — поля для подготавливаемой формы. С помощью кнопки с двойной стрелкой (>>) перенесите все поля в список Выбранные поля и, нажав кнопку Далее, перейдите в следующее окно мастера форм

Рис.18 Окно выбора полей для создаваемой формы

•Во втором окне мастера форм активизируйте переключатель в

один столбец и нажмите кнопку Далее.

•В третьем окне мастера задайте стиль оформления Обычный, после чего нажмите кнопку Далее

•В последнем окне мастера введите заголовок формы Все данные и нажмите кнопку Готово.

Перемещение и редактирование полей формы

Работать с формой удобнее, если для ее окна задано полноэкранное

представление.

Примечание:

Чтобы на экране полностью были видны все элементы формы, перейдите на вкладку Главная используйте команду По размеру формы из раздела Окно. Данная команда недоступна, если окно открыто в полноэкранном представлении.

Просмотр записей в форме осуществляется с помощью кнопок со стрелками, расположенных в нижней части окна формы, а также посредством клавиш [PageUp] и [PageDown]. Переход из поля в поле выполняется с помощью клавиши [Tab] или клавиш управления курсором. Содержимое активизированного поля маркируется. Режим редактирования, в котором можно изменять содержимое полей формы, устанавливается в результате нажатия клавиши [F2]. При изменении содержимого поля в колонке маркировки окна формы появляется изображение карандаша.

В форму можно вводить новые записи. Для этой цели предназначена команда Создать из раздела Записи вкладки Главная. В результате ее активизации появляется пустая запись, которая может быть заполнена новой информацией.

Удаление записей из формы производится с помощью клавиши [Delete]. Удаляемую запись необходимо маркировать. Для этого достаточно щелкнуть в столбце маркировки. Выделение записи отменяется при выполнении щелчка вне столбца маркировки.

Маркированные записи могут быть вставлены в буфер обмена по-

средством команд Вырезать и Копировать из раздела Буфер обмена

вкладки Главная.

В формах возможно выполнение операций поиска и замены.

Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм

Пользователь имеет возможность создавать кнопочную форму самостоятельно с помощью диспетчера кнопочных форм.

1.Выберите вкладку Работа с базами данных и щелкните по пикто-

грамме Диспетчер кнопочных форм.

2.Если выводится приглашение подтвердить создание кнопочной формы, нажмите кнопку Да.

3.В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм нажмите кнопку

Изменить.

Рис.19 Диспетчер кнопочных форм

4. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы введите имя в поле Название кнопочной формы и нажмите кнопку Создать.

Рис.20 Изменение страницы кнопочной формы

5. В диалоговом окне Изменение элемента кнопочной формы введи-

те текст подписи для первой кнопки и выберите команду в поле со списком Команда. Например, введите текст Товар, а затем выберите в поле Ко-

манда команду Открыть форму для добавления.

Рис.21 Изменение элемента кнопочной формы

6. Для большинства выбранных команд под полем Команда открывается новое поле со списком. При необходимости, выберите нужный элемент в этом поле. Например, если выбрана одна из команд работы с формами, то в поле со списком Форма следует выбрать имя открываемой формы.

7. Повторите шаги с 4 по 6 для создания всех нужных кнопок кнопочной формы. Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, выберите имя этой кнопки в списке Элементы данной кнопочной формы и нажмите кнопку Изменить или Удалить. При необходимости изменить порядок кнопок в списке выберите элемент и нажмите кнопку

Вверх или Вниз.

8. Закончив создание кнопочной формы, нажмите кнопку Закрыть. Получившаяся кнопочная форма должна иметь следующий вид

Рис.22 Вид готовой кнопочной формы

Примечания

Диспетчер кнопочных форм позволяет создавать кнопочную форму, кнопки которой открывают другие кнопочные формы. С помощью описанных выше действий могут быть созданы несколько кнопочных форм. Для того чтобы сделать кнопочную форму стартовой кнопочной формой, которая открывается по умолчанию при запуске базы данных, выберите имя кнопочной формы в диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм и нажмите кнопку По умолчанию. Для того чтобы открыть из кнопочной

формы другую кнопочную форму, выберите на шаге 5 команду Перейти к кнопочной форме и укажите имя кнопочной формы, на которую требуется перейти.

При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм Microsoft Access создает таблицу Switchboard Items, содержащую описания кнопок, выводящихся в форме, и выполняемых ими действий. Попытка изменить кнопочную форму в режиме конструктора формы, может привести к тому, что приложение перестанет работать.

Печать формы

Готовую форму Товар желательно вывести на печать таким образом, чтобы на каждой странице располагалась одна запись из главной формы. Прежде чем активизировать команду печати, в форму следует внести некоторые коррективы. Для этого необходимо вернуться в режим конструктора, перейдя на вкладку Главная, щелкнув по меню Режим и выбрать из раскрывающегося списка пункт Конструктор

• После этого выполните щелчок правой клавишей мыши в любом месте области данных и вызовите окно свойств данной области. Для свойства Конец страницы установите значение После раздела, чтобы после каждой записи главной формы при печати начиналась новая страница. Закройте окно свойств.

Чтобы оценить созданную страницу, перейдите в режим предварительного просмотра. Это осуществляется с помощью нажатия кнопки Mi-

crosoft Office , щелчка по меню Печать и вызова команды Предварительный просмотр. Access 2007 отобразит на экране форму в том виде, в котором она будет представлена на бумаге.

Если вы желаете увидеть детали формы, поместите указатель мыши на страницу. После того как указатель приобретет форму лупы, выполните щелчок. Access 2007 увеличит изображение. В результате повторного щелчка страница снова будет видна целиком.

Если внешний вид формы вас устраивает, выберите команду Печать в меню Печать. В этом случае появится диалоговое окно печати.

В этом диалоговом окне можно установить, должны ли быть отпечатаны все записи (опция Все) или только определенные страницы (опция Страницы). В последнем случае укажите номера страниц, которые следует напечатать. Кроме того, можно определить, куда следует направить документ: на принтер (по умолчанию) или в файл (опция Печать в файл), а также количество экземпляров, которое необходимо напечатать (поле

Число копий).

Отчеты

В Access 2007 отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать.

Ниже описаны способы создания простых отчетов с помощью мас-

тера отчетов

В предыдущих версиях программы Microsoft Access при создании отчета пользователь мог оперировать только одной таблицей или запросом. В случае необходимости объединить в одном отчете информацию из нескольких таблиц или запросов приходилось собирать нужные данные в отдельном запросе. Теперь мастер отчетов позволяет использовать при создании отчета несколько таблиц или форм.

Рассмотрим основные этапы процесса проектирования отчета. Предположим, что необходимо подготовить отчет, в котором будут просуммированы и сгруппированы данные об объемах продаж разным клиентам.

Для создания такого отчета достаточно информации, содержащейся

втаблице Приход/Расход.

•В области переходов выберите таблицу Приход/Расход щелкнув по ней левой клавишей мыши.

•Перейдите на вкладку Создание и щелкните по пиктограмме

Мастер Отчетов.

•Запустите мастер отчетов и в первом диалоговом окне мастера С помощью кнопки с двойной стрелкой (>>) перенесите все поля в список Выбранные поля.

•Перейдите во второе окно мастера отчетов.

Рис.23 Выбор способа представления данных в отчете

•По умолчанию данные отчета группируются по полю Классификатор. В этом окне можно добавить новые уровни группировки данных в отчете. В окне, которое открывается посредством кнопки Группировка, определяются уровни группировки числовых и текстовых данных. Числовые данные могут группироваться по десять, сто и т.д. Для текстовых полей предоставляется возможность группировки по первой букве, первым трем буквам и т.д. В нашем случае дополнительная группировка не обязательна, поэтому нажмите кнопку Далее и перейдите к следую-

щему окну.

•В этом окне мастера определяется способ сортировки данных в отчете.

Рис.24 Выбор способа сортировки по полям для отчета

•В следующем окне выберитевид макета и ориентацию его страниц при печати. Для оформления создаваемых мастером отчетов предназначены три стандартныхвида, перечисленных в полеМакет. В левой части окна отображается образец отчета, оформленного посредством выбранного стиля.

•Поэкспериментируйте, задавая различные варианты форматирования отчета, и выберите понравившийся.

•В следующем окне выбора стиля отчета остановитесь на стандартном стиле оформленияСтандартная.

Рис.25 Выбормакета дляоформления отчета

•В последнем окне мастера введите заголовок отчета Приход/Расход и нажмите кнопкуГотово.

В режиме Просмотр отчет отображается в том виде, который он будет иметь на бумаге после печати. Масштаб отображения отчета в этом режи-

ме изменяется при выполнении щелчка на документе.

Мастер отчетов позволяет создавать стандартные итоговые отчеты. Составив такой отчет, вы сможете отредактировать его и изменить оформление по своему усмотрению. Создание нестандартных и более сложных отчетов лучше начинать с незаполненного шаблона.

Рис.26 Готовыйотчетврежимепредварительногопросмотра

Печать

Печать таблиц, запросов, форм и отчетов в Access 2007 практически не отличается от печати документов в других приложениях Microsoft Office 2007. Формат и ориентация страницы, размеры полей и колонок, а также параметры принтера устанавливаются в диалоговых окнах Параметры стра-

ницыиПечать.

Порядок выполнения работы

1.Создайте таблицы «Товар» и «Поставщики и Потребители» как рассказано в главе «Таблицы».

2.Создайте форму на основе таблицы «Товар», выбрав в списке элемент Форма или с помощью мастера форм.

3.Заполните таблицу «Товар» вводом через форму «Товар», согласно постановке задачи.

4.Создайте форму на основе таблицы «Поставщики и Потребители» аналогичную форме «Товар».

5.Заполните таблицу «Поставщики и Потребители» вводом через форму

«Поставщики и Потребители».

6.Создайте таблицу «Приход/Расход», согласно постановке задачи.

7.Для полей Классификатор и Поставщ/потр создайте присоединенный столбец, используя Мастер подстановок (см. главу «Редактирование таб-

лицы»).

8.Создать форму Несколько элементов на основе таблицы «Приход/Расход», используя Мастер форм.

9.В форму Несколько элементов «Приход/Расход» вставить подчинен-

ные формы «Товар» и «Поставщики». Вызовите окно свойств для поля КолТовара. Выберите вкладку «События» и для события После обновления выбрать [Процедура обработки события]. Нажать на кнопку […] и в раскрывшемся окне Microsoft Visual Basic вписать формулу:

[Остаток]=[Остаток]+[КолТовара]. 10.Создать Запрос на основе двух таблиц.

11.Создать отчет «ПриходРасход» для вывода документа на печать с помощью Мастера отчетов.