3 Анализ организационной структуры предприятия

В течение прохождения практики вид организационной структуры управления в гостиничном комплексе «Камелот» было легко определить, ее можно посмотреть в Приложении Г.

Иерархический метод управления «Камелота» использует линейно – функциональную систему управления организацией.

Во главе всего комплекса стоит управляющий, он же индивидуальный предприниматель Майстренко Виталий Анатольевич, который отдаёт указания всем департаментам гостиничного комплекса, также собственнолично общается со службой охраны, ремонтным отделом из-за того, что отель небольшой. В гостинице «Камелот» можно выделить два отдела: отдел управления гостиницей и экономический отдел.

При отделе управления гостиницей есть старший администратор гостиницы Чаунина Татьяна Георгиевна, которая, помимо своих административных обязанностей, встречает и общается с иностранными гостями. Старший администратор гостиницы относится к категории руководителей среднего звена. В должностные обязанности старшего администратора входит:

• руководство хозяйственной деятельностью гостиничного комплекса;

• осуществление ежедневного контроля за комплектацией номеров, санитарным и техническим состоянием подразделений комплекса;

• постановка на учет иностранных гостей комплекса в УФМС советского административного округа;

• организация работы и эффективного взаимодействия всех служб комплекса (службы приема и обслуживание гостей, прачечной, сауны, административно-хозяйственного отдела), координация их деятельности, контроль качества и своевременности выполнения персоналом этих служб возложенных на них задач;

• взаимодействие с представителями Роспотребнадзора и другими контролирующими органами;

• контроль выполнения производственной программы, организация своевременного прохождения сотрудниками медицинских осмотров, наличие медицинских книжек;

• участие в разработке маркетинговой политике гостиницы, моделей и способов улучшения качества предоставляемых услуг, увеличения количества посетителей; определение стандартов обеспечения и дизайнерского оформления гостиницы, стандартов обслуживания гостей;

• руководство работами по благоустройству, озеленению и уборки территории, праздничному художественному оформлению территорий и фасадов зданий;

• организация хозяйственных обслуживаний конференций, семинаров и других мероприятий;

• анализ отзывов клиентов об услугах, оказанных гостиничным комплексом.

В подчинении старшего администратора четыре администратора, каждый из которых работает сутки через трое, находясь на работе в свою смену 24 часа. Пересменка администраторов происходит с 9 до 10 утра каждый день. Администраторы отдают распоряжения горничным и следят за их работой. Также они отвечают на звонки, всегда должны быть готовы дать необходимую информацию клиентам, занимаются бронированием и расселением гостей, вбивают данные в компьютерное программное обеспечение и ведут тетради, куда вписываются все данные бронировании, регистрации гостей.

У администраторов под рукой всегда несколько тетрадей с необходимой информацией для перестраховки от поломки компьютера и сбоя программного обеспечения. Таким образом, администратор ведет журнал регистрации гостей, журнал бронирования, журнал регистрации гостей по безналичному расчету (от организации какой-либо), журнал бронирования и регистрации новобрачных, журнал регистрации иностранных граждан, журнал бара (который находится за стойкой администратора и предлагает гостям сигареты, жевательную резинку и др.) и тетрадь для заявок техперсоналу. Объёмная бумажная работа обременяет и замедляет работу администраторов. Но в связи с тем, что гостиница имеет номерной фонд в 27 номеров, руководство и администрация не видят смысла что-то менять, вносить что-то новое, что могло значительно облегчить работу на ресепшине.

В своей работе администратор использует такое программное обеспечение, как «1С: Предприятие 7.7. Гостиница». Программа «1С: Предприягие» является универсальной системой для автоматизации учета. Она может поддерживать различные системы учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных видов деятельности. В системе «1С: Предприятие» особенности ведения учета задаются (настраиваются) в конфигурации системы. К ним относятся состав и структура используемых справочников, документов, отчетов, система хранения оперативных итогов и т.д. Конфигурация «Гостиница Ред. 4» системы «1С:Предприятие 7.7» предназначена для автоматизации работы сотрудников гостиниц, домов отдыха, санаториев, общежитий. Конфигурация позволяет вести учет номерного фонда, состояния номеров, взаиморасчеты с проживающими и контрагентами, резервировать (бронировать) номера, выписывать путевки и курсовки, размещать и регистрировать гостей. Помимо этой программы в комплексе «Камелот» также используют Microsoft Word и Excel для составления различных документов. Администратор рассчитывает гостей не только по наличному расчету, но и по безналичному, и по кредитным картам, что во многом очень удобно для гостей.

Цель административного подразделения заведения – организовать слаженность работы сотрудников, входящих в эту структурную ветку, доставить гостю удовольствие при обслуживании, как эстетическое, так и визуальное.

Функциями подраздела являются качественное и внимательное обслуживание, решение конфликтных ситуаций, регистрация гостей и бронирование, распределение рабочего времени сотрудников и т.д.

Охрана следит за ситуацией снаружи, на парковке, в холлах зданий, ресторане, ведут запись со скрытых камер, регистрирует припаркованные машины. При случае ограбления, драки или иных экстренных ситуаций охранник обязан нажать кнопку вызова патруля.

Во главе экономического отдела стоит главный бухгалтер, который осуществляет контроль за работой бухгалтера и всеми финансовыми операциями (заполнение форм бухгалтерского учета, организация документооборота, анализ хозяйственно – финансовой деятельности и т.д.), которые протекают в рамках данного предприятия. Используемым программным обеспечением является «1С: Бухгалтерия».

Подразделения, содержащие дворника, подсобных рабочих, плотника, охрану, подчиняются руководителю гостиничного комплекса «Камелот», потому что отель небольшой и штат этих сотрудников немногочислен, т.е. их легко контролировать.

Отдел маркетинга возглавляет арт-директор, имеющий в своем подчинении специалиста по маркетингу. Совместными усилиями они разрабатывают рекламную политику предприятия, следят за обновлениями на официальном сайте гостиничного комплекса «Камелот» и за информацией, появляющейся в СМИ и в интернет-ресурсах, от которой хоть как-то зависит репутация комплекса на рынке.

Ресторан гостиничного комплекса «Камелот» имеет свою организационную структуру, но ее автор представлять не будет, в связи с тем, что практика проходилась в гостинице комплекса.

Автор работы считает, организационную структуру гостиничного комплекса «Камелот» в целом эффективной и подходящей для гостиницы с небольшим номерным фондом. Практически весь персонал работает бок о бок уже семь лет с момента открытия гостиницы, таким образом, коллектив дружный, всегда готов прийти на помощь друг другу, работает слаженной командой, добиваясь всё больших успехов на гостиничном поприще.