24.Служебные совещания: классификация, цели и задачи.

Цели и задачи служебного совещания

Цель совещания -- это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Возможные варианты целей:

Ш предварительный обмен мнениями;

Ш подготовка рекомендаций для принятия решения;

Ш принятие решения по какому-либо вопросу.

Совещание должно иметь строго определенную цель. Но даже когда она хорошо сформулирована, всегда имеется скрытый уровень целей, о которых обычно не говорят, но с которыми необходимо считаться. Так, если в совещании участвуют представители разных отделов, интересы каждого и становятся скрытыми целями. Отдел реализации против всего, что может отрицательно повлиять на его деятельность по продаже продукции. Производственный отдел стремится не допустить, чтобы у отдела реализации после совещания появилась возможность диктовать ему производственные графики и планы. Каждый отдел считает основной задачей сохранение или даже увеличение своих «завоеваний» прав, привилегий и власти.

Еще ниже этого уровня имеется третий слой, в котором цели раздробляются, сталкиваясь с индивидуальными интересами. Здесь важно, как влияют решения совещания на его участников и людей, с которыми они работают. Кроме того, каждый думает о том, до какой степени ему может повредить или помочь та или иная позиция в ходе совещания [6, c. 314].

Цели совещания в свою очередь определяют его задачи, которые для всех видов совещаний являются общими.

Задачи совещания:

Ш сбалансировать интересы отдельных лиц или преодолеть их сопротивление необходимым переменам;

Ш выработать и оценить пути решения соответствующей проблемы за счет широкого использования предложений сотрудников, их опыта, знаний и требований и тем самым повысить чувство ответственности работников благодаря их непосредственному участию в принятии решения;

Ш привлечь новые источники знаний и опыта;

Ш дать персоналу возможность посредством соучастия в выработке решений приобрести новые знания и навыки;

Ш повысить компетентность руководителя:

Ш установить новые контакты;

Ш разрешить конфликтные ситуации;

Ш повысить качество принимаемых управленческих решений в целом;

Ш избежать непродуманных действий;

Ш изучить возможность появления последствий при реализации обсуждаемых решений;

Ш достичь сотрудничества, умножающего усилия отдельного работника путем предоставления ему поддержки и стимулов;

Ш привлечь к обсуждению проблемы всех, кто в ней компетентен;

Ш увеличить число приверженцев принимаемого решения за счет предоставления им возможности влиять на него;

Ш сделать важное сообщение, которое может породить вопросы, требующие обсуждения;

Ш выработать единую позицию за счет обобщения различных выводов, мнений, суждений и интересов и т.д. [3, c. 21].

Самой общей задачей служебного совещания является выработка оптимальных решений по насущным служебным вопросам.

В зависимости от сложности проблемы и степени убежденности руководителя в правильности своего мнения эта задача может конкретизироваться следующим образом:

Ш нахождение оптимального решения проблемы без подготовки предварительного перечня возможных решений путем обсуждения всех предложений, вынесенных участниками в ходе совещания;

Ш выбор оптимального решения проблемы из двух или нескольких его вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;

Ш принятие решения, которое руководитель нашел еще до проведения совещания и считает оптимальным, убедив в его правильности сомневающихся [9, c. 215].

Если совещание проводится с учетом всех требований, оно позволяет:

Ш рассмотреть сложившуюся ситуацию в комплексе;

Ш обсудить и принять необходимые решения в области управления;

Ш определить конкретные производственные задачи;

Ш назначить лиц, ответственных за их выполнение.